Gestionnaire de la cellule assistance DAF F/H

Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ?

Première université francophone avec 84 000 étudiants et 8 500 personnels, Aix Marseille Université (amU) délivre plus de 1 000 diplômes au sein de ses 17 facultés, écoles et instituts de formation. Ses 54 sites, implantés sur 4 départements et 10 villes, constituent un atout considérable pour le développement économique du territoire.

Université de recherche intensive, labélisée Initiative d’Excellence, amU abrite 123 structures de recherche, 13 écoles doctorales et 21 instituts d’établissement interdisciplinaires. Université socialement engagée, elle agit en faveur de la diversité, de l’inclusion et de la lutte contre la précarité. Dans un monde en constante évolution, elle s’investit pleinement dans sa mission : accompagner les réussites collectives et individuelles qui participent au progrès de la société.

Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.
amU s’engage à promouvoir l'inclusion et l'égalité, en créant un environnement où chaque individu est valorisé et respecté.

Rejoignez-nous pour bâtir un avenir où la diversité est notre plus grande force.

AMU en vidéo : https://youtu.be/7oDBYLGnwPk?si=0S2Bnmvwxi7mwcxO

La direction des affaires financières d’AMU est organisée en 4 pôles : Budget, Recherche, Gestion Financière et Contrôle Interne et analyse des données financières.

Au sein du pôle gestion financière, la cellule assistance SIFAC, formations et déplacements est chargée d’accompagner et d’assister les gestionnaires financiers de l'établissement pour l’utilisation et la maîtrise des outils de gestion de l’établissement (SIFAC, ENT, SIFACWEB, NOTILUS) et d’organiser l’ensemble des formations qui s’y réfère.

La personne recrutéé a pour missions principales d'assister et de conseiller l'ensemble des gestionnaires dans le domaine de la gestion financière, de gérer les droits d’accès aux applications de gestion financière et comptable de l’établissement nécessaires à l'utilisation de ces applications (NOTILUS, SIFAC, SIFACWEB, ENT).

Elle conçoit les documents nécessaires à l’analyse et au suivi financier des différents flux financiers ainsi que des déplacements professionnels.

Activités principales

• Réceptionner et prendre en charge les demandes transmises à la cellule assistance (SIFAC, SIFACWEB, ENT, NOTILUS, habilitations…)

• Analyser les besoins des utilisateurs, et leur proposer les solutions adéquates

• Administrer les outils notamment liés aux déplacements en lien avec les autres directions centrales de l’établissement et les prestataires

• Conseiller les gestionnaires sur la régularité et la faisabilité technique et réglementaire des opérations, sur les pièces justificatives à transmettre et/ou à conserver

• Transmettre aux utilisateurs des informations pratiques sur les procédures budgétaires et comptables, l’évolution de la législation et de ses conséquences

• Analyser, expliquer et faire appliquer les textes règlementaires, contrôler l’application des règles et procédures

• Analyser les impacts pour les utilisateurs, proposer et participer à la mise en place des mesures correctives lorsqu’un dysfonctionnement est constaté

• Produire les états de restitution destinés à l’analyse et au suivi des DAF campus : états budgétaires, états des dépenses (restes à livrer, restes à facturer), états des missions, états des recettes

• Mettre en place des dispositifs de contrôle et de vérification des données saisies afin d’assurer la mise en qualité de SIFAC et NOTILUS

• Assurer une expertise et un conseil de proximité des gestionnaires

• Suivre, à partir du système d'information de l'établissement, les états financiers et les tableaux de bord nécessaires au suivi de l’activité (dépenses, missions, recettes)

• Mettre à jour des bases de données, structurer et contrôler la régularité des opérations (dépenses, missions et recettes)

• Produire les indicateurs statistiques liés à l’activité du pôle

• Participer à l’animation et à la coordination des gestionnaires (réunions)

• Organiser les sessions de formation relevant de la direction en s’assurant que l’ensemble des conditions nécessaires au bon déroulement des sessions soit rempli (convocation, réservation de salle, validité des supports, suivi des participants…)

• Assurer un lien avec la direction de la commande publique, l’agence comptable et les gestionnaires financiers (ex : suivi du relevé d’opérations (ROP))

• Rédiger des comptes rendus

• Rédiger et diffuser des supports utilisateurs à destination des gestionnaires et des missionnaires

• Traiter et suivre les litiges – remontée des incidents aux responsables hiérarchiques

• Participer à l’activité globale du pôle de gestion financière notamment en cas d’un surcroît d’activité sur les DAF Campus

Conditions particulières d’exercice 

Le gestionnaire de la cellule assistance peut être amené à se déplacer sur l’ensemble des sites de l’établissement.

Positionnement hiérarchique

Sous la responsabilité du responsable de la cellule assistance de la DAF.

Vous maîtrisez les règles de finances publiques, les techniques de comptabilité et les outils de gestion financière (SAP/SIFAC, SIFACWEB, NOTILUS, Pack Office), avec une bonne connaissance du fonctionnement des établissements d’enseignement supérieur.

Rigoureux·se et autonome, vous appliquez les procédures dans le respect des délais et savez organiser efficacement votre activité.
Doté·e d’un bon relationnel, vous appréciez le travail en équipe, communiquez avec aisance et adaptez vos échanges à des interlocuteurs variés, dans le respect de la confidentialité.

Un processus de recrutement fluide et transparent :

À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés (avec soin par un humain, et non par une IA), et un entretien avec les responsables de notre structure.
En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.

Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :

- Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l’organisation de la semaine de travail est possible : deux dispositifs ouverts dès 2 mois d’ancienneté en accord avec le manager : Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j

- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l’organisation choisie et le temps de travail)

- Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires

- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap

- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable

- La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail

- Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social