Technicien-ne en Gestion administrative et financière - F/H

L’entreprise

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels,

122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€.

5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France.

Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

L'unité mixte de recherche Sciences économiques et sociales de la santé & traitement de l'information médicale (SESSTIM) est une unité de recherche composée d'équipes interdisciplinaires en sciences économiques et sociales, en épidémiologie sociale, en biostatistique et en informatique médicale. Le SESSTIM s'efforce de produire une recherche pluridisciplinaire et interdisciplinaire, en sciences humaines et sociales et en santé publique pouvant conduire à des changements dans la médecine prédictive, personnalisée, préemptive et participative.

Missions

Contribuer à la gestion de dossiers administratifs et financiers liés aux activités d'enseignement (étudiants, enseignants vacataires) et potentiellement à ceux liés aux activités de recherche conduites par les membres du SESSTIM (chercheurs, stagiaires) ainsi qu'à celles de l'ISSPAM. Cette mission sera une mission de gestion administrative polyvalente.

Activités principales

Gestion administrative

• Accueillir, informer et orienter les personnels et les étudiants dans leurs démarches administratives

• Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe

• Assurer la gestion des dossiers des enseignants vacataires

• Participer à l'organisation de réunions et de manifestations pédagogiques

• Organiser les déplacements des personnels en assurant la saisie des ordres de missions, la réservation des hôtels et des transports

• Etablir les états de frais de déplacement en contrôlant la régularité des justificatifs

• Assurer la gestion des publications scientifiques des membres du SESSTIM

• Organiser et alimenter les bases de données selon les instructions reçues

Gestion financière

• Assurer la gestion des gratifications des stagiaires

• Préparer le budget des formations et en suivre l'exécution

• Assurer le suivi financier des crédits pédagogiques

• Réaliser et alimenter les tableaux de bord nécessaires au suivi des crédits

• Assurer le classement et l'archivage des pièces justificatives des opérations financières

• Participation à la mise en qualité

• Établir les procédures d'achats selon la réglementation

• Travailler en lien avec les services administratifs des tutelles

• Constituer, gérer et mettre à jour un fonds documentaire administratif

L'activité s'exercera au sein du SESSTIM, selon les règles en vigueur dont celles concernant l'activité télétravaillée

Sujétions particulières : Encadrement : Non - Conduite de projet : Non

Positionnement hiérarchique : En relation directe avec le Chef de service et la responsable administrative et financière

COMPETENCES REQUISES

Compétences métiers et/ou techniques

• Connaissances générales de secrétariat, gestion administrative

• Connaissances en gestion budgétaire et de la recherche publique

• Connaissance des techniques de communication

• Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel) Internet

• Utiliser des logiciels de gestion

• Anglais apprécié

Compétences transverses

• Savoir planifier son activité

• Savoir hiérarchiser les tâches

• Savoir prioriser les actions

• Informer, rendre compte

• Prendre en compte les demandes

• Rechercher les informations

• Savoir rédiger des documents simples

• Être organisé-e

• Savoir appliquer des règles de gestion

• Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes

Environnement et contexte de travail

• Sens de l'organisation

• Capacité de décision concertée

• Capacité d'écoute, d'analyse et de synthèse

• Esprit d'équipe, sens de l'initiative

Diplôme exigé : Niveau Bac + 2. Une expérience antérieure est souhaitée

Un processus de recrutement fluide et transparent :

À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés (avec soin par un humain, et non par une IA), et un entretien avec les responsables de notre structure.
En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.

Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :

- Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l’organisation de la semaine de travail est possible : deux dispositifs ouverts dès 2 mois d’ancienneté en accord avec le manager : Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j

- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l’organisation choisie et le temps de travail)

- Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires

- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap

- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable

- La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail

- Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social