Gestionnaire administratif·ve et financier·e - F/H

Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ?

Première université francophone avec 84 000 étudiants et 8 500 personnels, Aix Marseille Université (amU) délivre plus de 1 000 diplômes au sein de ses 17 facultés, écoles et instituts de formation. Ses 54 sites, implantés sur 4 départements et 10 villes, constituent un atout considérable pour le développement économique du territoire.

Université de recherche intensive, labélisée Initiative d’Excellence, amU abrite 123 structures de recherche, 13 écoles doctorales et 21 instituts d’établissement interdisciplinaires. Université socialement engagée, elle agit en faveur de la diversité, de l’inclusion et de la lutte contre la précarité. Dans un monde en constante évolution, elle s’investit pleinement dans sa mission : accompagner les réussites collectives et individuelles qui participent au progrès de la société.

Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.
amU s’engage à promouvoir l'inclusion et l'égalité, en créant un environnement où chaque individu est valorisé et respecté.

Rejoignez-nous pour bâtir un avenir où la diversité est notre plus grande force.

AMU en vidéo : https://youtu.be/7-Hrtn-l2Qk

L’agent recruté est placé sous l’autorité de la responsable du service financier de l’École Polytech Marseille.

Missions

L’agent recruté intervient selon trois axes principaux :

• Assister les responsables des départements dans les actes de gestion courante et le suivi budgétaire des crédits ;

• Assurer la gestion administrative et financière du budget annexe immobilier ;

• Participer à la coordination de la gestion des recettes de l’École.

Activités principales

1. Gestion des dépenses et des recettes des départements du site de Luminy et du BAIM

• Réaliser l’ensemble des opérations de dépenses et de recettes en gestion qualifiée dans le système d’information SIFAC, dans le respect des procédures en vigueur ;

• Assurer la gestion des dépenses sur les crédits pédagogiques, le budget annexe immobilier (BAIM) ainsi que les crédits relatifs aux CFA et CFAI (hors AMU), en fonctionnement comme en investissement, sur subvention d’État, projets financés et ressources propres ;

• Gérer les déplacements des agents, de l’engagement de la mission à sa liquidation dans Notilus en qualité de valideur de niveau 1 ; contrôler les dossiers d’autorisation de déplacement à l’étranger ainsi que les pièces justificatives ;

• Préparer la clôture de l’exercice comptable, contrôler les échéances, traiter les workflows et gérer les litiges liés aux livraisons et à la facturation ;

• Assurer un suivi rigoureux des frais de reprographie de l’École ;

• Appliquer la réglementation financière de l’établissement et contrôler la régularité ainsi que la sincérité des documents financiers et comptables ;

• Organiser, alimenter et mettre à jour les bases de données de gestion ;

• Participer aux réunions de service dans son domaine d’activité et dans le cadre de ses missions de coordination ;

• Classer et archiver les pièces justificatives des opérations financières et en garantir la traçabilité ;

• Collecter, trier, diffuser et archiver les informations nécessaires au fonctionnement du service.

2. Responsabilités et activités budgétaires

• Assurer la co-coordination des recettes de l’École en binôme avec la gestionnaire référente (suivi des recettes, tenue des tableaux de bord et coordination avec les gestionnaires du service) ;

• Gérer les dépenses liées à la carte achat de la Direction en lien avec la Direction des Affaires Financières de l’établissement et assurer le contrôle du relevé d’opérations porteur ;

• Suivre les crédits des lignes budgétaires AMU (mise en place des crédits, virements de masse, facturation interne et inter-sociétés, suivi de la consommation) ;

• Établir des bilans mensuels de suivi de la consommation des crédits et des opérations budgétaires pour les départements et services ;

• Alimenter les tableaux de bord et réaliser les extractions nécessaires à l’analyse budgétaire ;

• Répondre aux enquêtes et audits émanant de la Direction ou d’organismes extérieurs.

3. Activités associées

• Participer à des groupes de travail ;

• Élaborer des procédures internes dans son domaine d’intervention et assurer une veille réglementaire ;

• Contribuer à la continuité du service en assurant le remplacement ponctuel des autres gestionnaires en cas d’absence.

Conditions particulières d’exercice :

Ses fonctions s’exercent principalement sur le site de l’Etoile Château Gombert avec déplacements inter-sites lors de réunions ou évènements particuliers

COMPÉTENCES REQUISES

Connaissances

• Droit public et finances publiques ;

• Règles et techniques de la comptabilité publique ;

• Réglementation relative à la gestion budgétaire applicable aux établissements publics à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP) ;

• Systèmes d’information budgétaires et financiers ;

• Principes généraux de la commande publique ;

• Organisation et fonctionnement de l’Université et de ses composantes.

Savoir-faire

• Recueillir et analyser les informations nécessaires au traitement des demandes ;

• Utiliser les outils bureautiques et les logiciels de gestion financière (suite Office, SIFAC – gestion qualifiée) ;

• Rédiger des documents administratifs, financiers et de suivi d’activité ;

• Concevoir et exploiter des outils d’analyse, de pilotage et de synthèse (tableaux de bord, indicateurs de suivi, extractions de données) ;

• Identifier les écarts constatés et proposer des actions correctives ou préventives adaptées ;

• Organiser et prioriser son activité en tenant compte des contraintes réglementaires et des échéances ;

• Assurer un suivi rigoureux des dossiers et garantir la fiabilité des informations traitées.

Savoir-être

• Aisance relationnelle et aptitude à communiquer avec des interlocuteurs variés, internes comme externes ;

• Respect de la confidentialité et discrétion professionnelle ;

• Rigueur, fiabilité et sens de l’organisation ;

• Capacité à travailler en équipe et à s’intégrer dans un collectif de travail ;

• Force de proposition et contribution à l’amélioration continue des processus ;

• Capacité d’analyse, de synthèse et d’anticipation ;

• Autonomie dans l’exercice de ses missions ;

• Aptitude à rendre compte de son activité et à alerter sa hiérarchie en cas de difficulté.

Un processus de recrutement fluide et transparent :

À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés (avec soin par un humain, et non par une IA), et un entretien avec les responsables de notre structure.
En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.

Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :

- Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l’organisation de la semaine de travail est possible : deux dispositifs ouverts dès 2 mois d’ancienneté en accord avec le manager : Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j

- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l’organisation choisie et le temps de travail)

- Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires

- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap

- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable

- La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail

- Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social