Secrétaire pédagogique et administratif·ve - F/H

Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ?

Première université francophone avec 84 000 étudiants et 8 500 personnels, Aix Marseille Université (amU) délivre plus de 1 000 diplômes au sein de ses 17 facultés, écoles et instituts de formation. Ses 54 sites, implantés sur 4 départements et 10 villes, constituent un atout considérable pour le développement économique du territoire.

Université de recherche intensive, labélisée Initiative d’Excellence, amU abrite 123 structures de recherche, 13 écoles doctorales et 21 instituts d’établissement interdisciplinaires. Université socialement engagée, elle agit en faveur de la diversité, de l’inclusion et de la lutte contre la précarité. Dans un monde en constante évolution, elle s’investit pleinement dans sa mission : accompagner les réussites collectives et individuelles qui participent au progrès de la société.

Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.
amU s’engage à promouvoir l'inclusion et l'égalité, en créant un environnement où chaque individu est valorisé et respecté.

Rejoignez-nous pour bâtir un avenir où la diversité est notre plus grande force.

AMU en vidéo : https://youtu.be/7oDBYLGnwPk?si=0S2Bnmvwxi7mwcxO

Au sein de l’IUT de Marseille, et sous la responsabilité de la cheffe du département Techniques de Commercialisation Marseille, l’agent recruté exercera des activités polyvalentes. Le poste est partagé entre deux secrétariats pédagogiques pour un effectif de 220 étudiants. Il implique des liens fonctionnels étroits avec les services centraux de l’IUT ainsi qu’avec les antennes de campus (DAF, RH, DOSI) et le service des marchés.

Mission principale : assurer la gestion administrative, pédagogique et financière du département Techniques de Commercialisation Marseille.

Activités principales

Gestion administrative

·         Gérer la correspondance, les courriels et les appels téléphoniques liés aux activités pédagogiques

·         Assurer l’accueil et l’information des futurs étudiants sur l’offre de formation du département

·         Assister la cheffe de département et les directrices des études dans leurs tâches quotidiennes

·         Gérer et mettre à jour les tableaux d’affichage

Gestion des études et des étudiants

·         Assurer la communication avec les étudiants, les enseignants vacataires et les partenaires extérieurs

·         Gérer les candidatures des futurs étudiants en lien avec le responsable du recrutement et assurer leur affectation dans les groupes

·         Élaborer, mettre à jour et diffuser les emplois du temps

·         Assurer le suivi de l’assiduité des étudiants : saisie des absences dans ADE et CACTUS, mise à jour et suivi du tableau de bord des absences

·         Gérer les conventions de stages (édition, suivi et archivage)

Gestion pédagogique

·         Organiser et suivre les jurys d’admission : collecte des fichiers de notes, lancement des calculs, édition des procès-verbaux et relevés de notes, traitement des erreurs et anomalies

Gestion des ressources humaines

·         Recueillir et vérifier les dossiers de recrutement des enseignants vacataires, en lien avec le service RH d’AMU

·         Saisir et mettre à jour les notices d’enseignements

·         Préparer et gérer, sous ARES, les états nécessaires à la mise en paiement des heures de cours

Gestion financière – SIFAC

·         Établir les bons de commande, formuler les demandes de création de fournisseurs et d’intervenants non référencés, contrôler les livraisons et prestations, assurer le suivi du service fait

·         Assurer le classement et l’archivage des pièces justificatives, entretenir les relations avec les fournisseurs, gérer les workflows et contribuer au suivi budgétaire du département

Gestion financière – NOTILUS

·         Gérer les missions des personnels et des étudiants : réservations (train, avion, hôtels) et suivi des frais de déplacement

Connaissances et savoirs :

· Maîtrise des logiciels bureautiques courants

· Bonne connaissance des formations proposées par le département

Savoir-faire :

· Gestion administrative et de secrétariat

· Conseiller et accompagner les équipes pédagogiques et les étudiants

· Maîtrise de l'expression écrite et orale, des modes de communication (électronique, téléphone)

· Gestion des priorités, respect des délais

· Sens aigu de l'organisation et polyvalence

Savoir-être :

· Écoute, réactivité, discrétion

· Esprit d'équipe

· Gestion du stress

· Prendre des initiatives, être force de proposition et avoir le sens de l'anticipation

· Organiser son travail selon les priorités et les objectifs

· Être autonome

Un processus de recrutement fluide et transparent :

À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés (avec soin par un humain, et non par une IA), et un entretien avec les responsables de notre structure.
En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.

Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :

- Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l’organisation de la semaine de travail est possible : deux dispositifs ouverts dès 2 mois d’ancienneté en accord avec le manager : Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j

- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l’organisation choisie et le temps de travail)

- Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires

- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap

- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable

- La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail

- Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social