Gestionnaire administratif·ve d'institut et de laboratoire - F/H

Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ?

Première université francophone avec 84 000 étudiants et 8 500 personnels, Aix Marseille Université (amU) délivre plus de 1 000 diplômes au sein de ses 17 facultés, écoles et instituts de formation. Ses 54 sites, implantés sur 4 départements et 10 villes, constituent un atout considérable pour le développement économique du territoire.

Université de recherche intensive, labélisée Initiative d’Excellence, amU abrite 123 structures de recherche, 13 écoles doctorales et 21 instituts d’établissement interdisciplinaires. Université socialement engagée, elle agit en faveur de la diversité, de l’inclusion et de la lutte contre la précarité. Dans un monde en constante évolution, elle s’investit pleinement dans sa mission : accompagner les réussites collectives et individuelles qui participent au progrès de la société.

Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.
amU s’engage à promouvoir l'inclusion et l'égalité, en créant un environnement où chaque individu est valorisé et respecté.

Rejoignez-nous pour bâtir un avenir où la diversité est notre plus grande force.

AMU en vidéo : https://youtu.be/7oDBYLGnwPk?si=0S2Bnmvwxi7mwcxO

Au sein de la Faculté de droit et de science politique d’Aix-Marseille Université, qui accueille près de 10 000 étudiants répartis sur les sites d’Aix-en-Provence, Marseille et Arles, le poste s’inscrit dans un environnement dynamique dédié à la formation, à la recherche et à l’innovation. Intégré à l’Institut de Recherche et d’Études en Droit de l’Information et de la Communication (IREDIC) ainsi qu’au laboratoire de recherche LID2MS, le poste contribue au bon fonctionnement des activités pédagogiques et scientifiques. En lien étroit avec les directions de l’Institut et du laboratoire, ainsi qu’avec les services de la Faculté, les usagers et les partenaires extérieurs, il participe au suivi administratif des formations et des activités de recherche, au sein d’une équipe à taille humaine favorisant la polyvalence, la coopération et la qualité de service.

Ce poste offre l'opportunité de contribuer activement au fonctionnement d'un institut universitaire et de son laboratoire de recherche en occupant une fonction polyvalente au cœur des activités administratives, pédagogiques et scientifiques. En lien étroit avec les équipes de l'IREDIC et du LID2MS, cette mission participe à la qualité du service rendu aux étudiants, aux enseignants, aux chercheurs et à l'ensemble des partenaires de l'établissement.

Au quotidien, le poste assure un rôle central d'accueil, d'information et d'accompagnement des usagers, tout en veillant au bon déroulement de la gestion administrative des formations. Il contribue au suivi des parcours étudiants, de la candidature à la diplomation, en passant par l'organisation des emplois du temps, des stages, de l'alternance et des examens. Cette fonction accompagne également les doctorants dans leurs démarches administratives et participe aux activités liées à la recherche ainsi qu'à leur valorisation.

Le poste intervient également dans l'organisation logistique des événements qui rythment la vie de l'institut et du laboratoire, tels que les conférences, séminaires, colloques, réunions ou journées d'études. Il assure le suivi des déplacements, participe à la gestion administrative et financière en accompagnant le traitement des dépenses et des recettes, la préparation des devis et des commandes, tout en garantissant la fiabilité des données, des documents et des informations diffusées. La gestion documentaire, le classement et l'archivage complètent ces missions essentielles au bon fonctionnement du service.

Exercée sous l'autorité de la direction de l'IREDIC, cette fonction s'inscrit dans un environnement dynamique et stimulant, où sens de l'organisation, polyvalence, réactivité et qualité de service sont des atouts majeurs. Une disponibilité est attendue lors des périodes de forte activité, notamment pendant les campagnes de candidatures, la rentrée universitaire et les inscriptions, afin d'assurer la continuité et l'efficacité du service.

Ce poste s'adresse à une personne reconnue pour sa polyvalence, son sens de l'organisation et sa capacité à évoluer dans un environnement universitaire dynamique. Une bonne maîtrise des techniques de gestion administrative, de la communication écrite et orale ainsi que des outils bureautiques, notamment Word, Excel, PowerPoint et les solutions de visioconférence, permet d'assurer un accompagnement efficace des activités de l'institut et du laboratoire. Une aisance avec les plateformes de gestion dématérialisée et les outils numériques est essentielle pour garantir un suivi fiable des dossiers et une gestion fluide des informations. Une connaissance du fonctionnement de l'enseignement supérieur constitue un atout apprécié.

Au quotidien, ce poste mobilise des compétences solides en accueil, en rédaction de documents, de messages ou de synthèses, ainsi qu'en traitement et diffusion de l'information. La capacité à organiser les priorités, à gérer simultanément plusieurs dossiers et à s'adapter à des interlocuteurs variés contribue pleinement à la qualité du service rendu.

La réussite dans cette fonction repose également sur un réel sens du service public, associé à d'excellentes qualités relationnelles, à la courtoisie et à l'écoute. Autonomie, rigueur et esprit d'équipe permettent de collaborer efficacement avec les équipes pédagogiques, administratives et de recherche, tout en faisant preuve de réactivité face aux imprévus et aux périodes de forte activité. Cette capacité à concilier exigence, disponibilité et adaptabilité est essentielle pour accompagner les projets de l'institut et contribuer à leur réussite.

Un processus de recrutement fluide et transparent :

À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés (avec soin par un humain, et non par une IA), et un entretien avec les responsables de notre structure.
En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.

Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :

- Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l’organisation de la semaine de travail est possible : deux dispositifs ouverts dès 2 mois d’ancienneté en accord avec le manager : Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j

- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l’organisation choisie et le temps de travail)

- Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires

- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap

- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable

- La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail

- Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social