Secrétaire au Bureau des Inscriptions et du Suivi des Etudiants - F/H

Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ?

Première université francophone avec 84 000 étudiants et 8 500 personnels, Aix Marseille Université (amU) délivre plus de 1 000 diplômes au sein de ses 17 facultés, écoles et instituts de formation. Ses 54 sites, implantés sur 4 départements et 10 villes, constituent un atout considérable pour le développement économique du territoire.

Université de recherche intensive, labélisée Initiative d’Excellence, amU abrite 123 structures de recherche, 13 écoles doctorales et 21 instituts d’établissement interdisciplinaires. Université socialement engagée, elle agit en faveur de la diversité, de l’inclusion et de la lutte contre la précarité. Dans un monde en constante évolution, elle s’investit pleinement dans sa mission : accompagner les réussites collectives et individuelles qui participent au progrès de la société.

Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.
amU s’engage à promouvoir l'inclusion et l'égalité, en créant un environnement où chaque individu est valorisé et respecté.

Rejoignez-nous pour bâtir un avenir où la diversité est notre plus grande force.

AMU en vidéo : https://youtu.be/7oDBYLGnwPk?si=0S2Bnmvwxi7mwcxO

Environnement du poste :

Le Bureau des Inscriptions et du Suivi des Etudiants (BISE) de la Faculté des Arts Lettres Langues Sciences Humaines (ALLSH) a pour mission de répondre aux besoins de l'étudiant dans le respect du principe de continuité de service (contraintes liées aux amplitudes horaires et aux périodes de congés). Il repose sur la mutualisation des compétences et des ressources humaines de la fonction scolarité de la composante ainsi que sur la polyvalence des agents qui y sont affectés.

Au sein d’une équipe polyvalente et sous l’autorité du responsable du service de scolarité, la personne recrutée contribue au bon déroulement du parcours administratif des étudiants, de la candidature à la délivrance du diplôme.

Elle prend en charge le traitement des dossiers de candidature et le suivi des inscriptions administratives, pédagogiques et aux groupes d’enseignement. Elle veille à la fiabilité des informations enregistrées, repère et corrige les éventuelles anomalies et assure le suivi des dossiers en attente de paiement. Elle participe également à la gestion de différentes démarches administratives liées à la scolarité, notamment le suivi des justificatifs d’absence, des étudiants boursiers et des dossiers spécifiques.

En contact quotidien avec les étudiants et les enseignants, la personne recrutée assure leur accueil et leur information, en présentiel, par téléphone et via les demandes en ligne. Elle assure également le suivi des conventions de stage, vérifie la complétude des dossiers et veille au respect des mentions obligatoires. Elle contribue à la préparation des documents nécessaires aux commissions pédagogiques, à l’élaboration des listes de diplômes et à leur délivrance, ainsi qu'à la gestion et à l'archivage des documents administratifs.

Selon les périodes de l’année et les pics d’activité, la personne recrutée participe à l’accueil des futurs étudiants, aux événements d’information et de rentrée, ainsi qu’à l’organisation et au déroulement des examens, notamment sur des sites délocalisés. Elle peut également contribuer à d’autres opérations ponctuelles, telles que le déroulement des élections.

Vous appréciez le travail administratif, le contact avec le public et les missions qui demandent à la fois rigueur et polyvalence ? Vous savez organiser votre activité, gérer plusieurs dossiers en parallèle et respecter les délais, tout en restant attentif·e aux besoins de vos interlocuteurs.

À l’aise avec les outils bureautiques, notamment Excel, vous êtes capable de suivre et de mettre à jour des données avec précision et de repérer d’éventuelles anomalies. Une connaissance des outils de gestion de la scolarité et de l’organisation des études constitue un atout pour prendre rapidement en main les missions du poste.

Votre sens de l’accueil, vos qualités d’écoute et votre aisance relationnelle vous permettent d’accompagner efficacement les étudiants et les enseignants. Autonome dans votre travail, vous savez également solliciter votre hiérarchie lorsque la situation le nécessite. Organisé.e, discret.e et capable de travailler en équipe, vous faites preuve de disponibilité et de polyvalence, notamment lors des périodes de forte activité.

Poste à pourvoir en septembre ou début octobre - CDD 12 mois - Renouvellement possible

Temps de travail : 39h10 ou 37h30 – du lundi au vendredi

Rémunération : 1491,49€ net / mois  

Localisation du poste : 29 avenue Robert SCHUMAN, 13100 Aix en Provence

Un processus de recrutement fluide et transparent :

Un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés, et un entretien avec les responsables de notre structure.
En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.

Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :

- Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l’organisation de la semaine de travail est possible : deux dispositifs ouverts dès 2 mois d’ancienneté en accord avec le manager : Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j

- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l’organisation choisie et le temps de travail)

- Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté

- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap

- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75%

- La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail

- Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social