CDD 4 mois - Secrétaire de scolarité - F/H

Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ?

Première université francophone avec 84 000 étudiants et 8 500 personnels, Aix Marseille Université (amU) délivre plus de 1 000 diplômes au sein de ses 17 facultés, écoles et instituts de formation. Ses 54 sites, implantés sur 4 départements et 10 villes, constituent un atout considérable pour le développement économique du territoire.

Université de recherche intensive, labélisée Initiative d’Excellence, amU abrite 123 structures de recherche, 13 écoles doctorales et 21 instituts d’établissement interdisciplinaires. Université socialement engagée, elle agit en faveur de la diversité, de l’inclusion et de la lutte contre la précarité. Dans un monde en constante évolution, elle s’investit pleinement dans sa mission : accompagner les réussites collectives et individuelles qui participent au progrès de la société.

Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.
amU s’engage à promouvoir l'inclusion et l'égalité, en créant un environnement où chaque individu est valorisé et respecté.

Rejoignez-nous pour bâtir un avenir où la diversité est notre plus grande force.

AMU en vidéo : https://youtu.be/7oDBYLGnwPk?si=0S2Bnmvwxi7mwcxO

Dédié à la formation supérieure et à la recherche depuis 1955, l’Institut d'Administration des Entreprise (IAE) d'Aix-Marseille offre des programmes (masters, MSc, MBA, doctorat) spécialisés dans les différents domaines de la gestion et du management, en constante adéquation avec les besoins du monde des affaires. L’Institut est la première structure publique à avoir obtenu la double accréditation européenne (avec EQUIS depuis 1999) et internationale (avec AMBA pour le MBA Change & Innovation en 2004).

L’Institut compte 800 étudiants, plus d’une trentaine d’enseignants-chercheurs et intervenants internationaux. L'IAE ambitionne de se positionner comme une "caring school", une école centrée sur l'écoute, la bienveillance, l'empathie et le soutien porté à ses participants. Nous cherchons des profils de collaborateurs qui partageront cet engagement et souhaiteront contribuer à travers leurs missions auprès des personnels notre ambition.

Au sein du service Scolarité, la personne recrutée contribue au bon déroulement des activités administratives et pédagogiques des programmes.

Elle assure le suivi des candidatures et des inscriptions, organise les entretiens de sélection et accompagne les participants dans leurs démarches.

Elle prend également en charge la préparation et le suivi administratif de la rentrée, la mise à jour des plannings, la gestion des échanges avec les enseignants et les participants ainsi que l’organisation logistique des cours et des examens.

En lien avec les équipes concernées, elle participe enfin à la gestion des cours intensifs de langues et contribue au bon fonctionnement quotidien du service.

Poste à pourvoir en septembre ou début octobre – CDD borné au 31/12/2026

Temps de travail 39h10 ou 37h30 – du lundi au vendredi

Rémunération : 1520€ net / mois

Localisation du poste : Chem. de la Quille, 13540 Aix-en-Provence

Vous disposez d’une expérience ou d’une formation en gestion administrative et appréciez les environnements nécessitant rigueur, organisation et polyvalence. À l’aise avec les outils bureautiques et les logiciels de gestion, vous savez traiter et suivre des dossiers, organiser des activités, mettre à jour des tableaux de suivi et respecter les délais.

Doté·e d’un excellent relationnel, vous savez accueillir, informer et accompagner différents interlocuteurs avec diplomatie et discrétion. Autonome et réactif·ve, vous savez également travailler en équipe, faire face aux imprévus et vous adapter rapidement à un environnement dynamique. La maîtrise de l’anglais constitue un atout pour échanger avec des interlocuteurs internationaux.

Un processus de recrutement fluide et transparent :

Un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés (avec soin par un humain, et non par une IA), et un entretien avec les responsables de notre structure.
En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.

Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :

- Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l’organisation de la semaine de travail est possible : deux dispositifs ouverts dès 2 mois d’ancienneté en accord avec le manager : Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j

- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 10 jours de congés dès votre prise de poste

- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap

- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable

- La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail

- Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social