Chef-fe de cabinet - F/H

L’entreprise

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels,

122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. 5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France.

Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

Missions

Le chef·fe de cabinet :

• Assure le secrétariat et l’assistance technique, logistique du Doyen, des membres de l’équipe décanale

• Accompagne le Doyen et l’équipe décanale dans la préparation, l’organisation et le suivi des dossiers stratégiques 

Activités principales

1. Assurer le secrétariat du Cabinet du Doyen

• Gestion de l’agenda du Doyen en lien avec ses diverses fonctions et en intégrant les priorités institutionnelles

• Préparation des déplacements du Doyen et de ses vices-doyens et rendez-vous institutionnels

• Gestion des communications entrantes du bureau décanal

• Gestion et filtration des messageries en lien avec les fonctions décanales 

• Recueil, traitement et diffusion, sous l’autorité du doyen, de l’information nécessaire au bon fonctionnement de la faculté

• Tenue des registres des réunions institutionnelles

• Accueil et information aux usagers

• Suivi des accès à la faculté en cas d’absence de la secrétaire des affaires générales

2. Préparer les instances

• Gestion du conseil de la faculté et des commissions

• Elaboration des ordres du jour

• Préparation des dossiers de séance et des supports de présentation

• Organisation logistique des instances

• Diffusion des comptes rendus

3. Assurer un appui stratégique à l’équipe décanale

• Préparation des notes de synthèse

• Préparation des prises de parole du Doyen

• Veille sur les sujets stratégiques

4. Gérer les relations institutionnelles

• Interface avec les Directions centrales d’Aix-Marseille Université et avec la FSMPM

• Gestion des relations avec les partenaires institutionnels externes

5. Organiser les événements institutionnels

• Coordination de l’organisation des événements institutionnels de la Faculté

• Traitement et suivi des distinctions honorifiques

 6. Assurer le suivi de dossiers spécifiques

• Assurer le suivi de la révision des effectifs hospitalo-universitaires en interface avec la Directrice administrative sur la campagne d’emploi et le service des enseignants-chercheurs hospitalo-universitaire du campus

• Suivi de certains dossiers sensibles ou confidentiels

• Mise à jour de tableaux de bord nécessaires au suivi des activités du Cabinet

• Réponse aux enquêtes institutionnelles (de l’université, de la Conférence Nationale des Doyens et du Ministère).

Conditions particulières d’exercice 

• Forte disponibilité liée à l’activité institutionnelle.

• Grande confidentialité dans le traitement des dossiers.

Positionnement hiérarchique

Le chef de cabinet travaille sous l’autorité directe du Doyen de la Faculté de Pharmacie.

COMPETENCES REQUISES : 

Connaissances et savoirs : 

• Connaissance de l’organisation, du fonctionnement et de l’activité de l’établissement 

• Techniques de secrétariat de direction et gestion administrative.

• Connaissance de l’environnement législatif et réglementaire de l’enseignement supérieur.

Savoir-faire : 

• Savoir hiérarchiser et organiser les priorités 

• Parfaite maîtrise des outils bureautiques et de présentation

• Gestion d’agenda complexe

• Capacités rédactionnelles élevées

• Capacité d’organisation et de priorisation

• Capacité à travailler dans des délais contraints

• Aptitude à gérer simultanément plusieurs dossiers

• Autonomie, discernement et sens des initiatives dans l’exercice de ses attributions

  
  

Savoir-être :

• Capacité d’adaptation 

• Sens aigu du travail en équipe 

• Sens des relations humaines et maîtrise de soi

• Fiabilité / Rigueur

• Discrétion professionnelle et sens de la confidentialité 

• Réactivité

• Qualités d’écoute et maîtrise de soi, diplomatie

• Disponibilité

Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :

- Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l’organisation de la semaine de travail est possible : deux dispositifs ouverts dès 2 mois d’ancienneté en accord avec le manager : Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j

- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l’organisation choisie et le temps de travail)

- Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires

- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap

- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable

- La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail

- Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social