Assistant·e archiviste F/H

Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ?

Première université francophone avec 84 000 étudiants et 8 500 personnels, Aix Marseille Université (amU) délivre plus de 1 000 diplômes au sein de ses 17 facultés, écoles et instituts de formation. Ses 54 sites, implantés sur 4 départements et 10 villes, constituent un atout considérable pour le développement économique du territoire.

Université de recherche intensive, labélisée Initiative d’Excellence, amU abrite 123 structures de recherche, 13 écoles doctorales et 21 instituts d’établissement interdisciplinaires. Université socialement engagée, elle agit en faveur de la diversité, de l’inclusion et de la lutte contre la précarité. Dans un monde en constante évolution, elle s’investit pleinement dans sa mission : accompagner les réussites collectives et individuelles qui participent au progrès de la société.

Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.
amU s’engage à promouvoir l'inclusion et l'égalité, en créant un environnement où chaque individu est valorisé et respecté.

Rejoignez-nous pour bâtir un avenir où la diversité est notre plus grande force.

AMU en vidéo : https://youtu.be/7oDBYLGnwPk?si=0S2Bnmvwxi7mwcxO

Le programme de transformation « Essentiel », piloté par la Direction de l'accompagnement à la transformation sous la responsabilité de la Directrice générale des services, vise à simplifier les procédures et les outils de l'établissement et à mettre en œuvre de nouvelles méthodes de travail.

Parmi les projets impulsés par ce programme, le projet « Archives » constitue l'un des piliers de la transformation de l'université. Il est porté par le service des archives, rattaché à la Direction des Affaires Juridiques et Institutionnelles (DAJI), direction administrative centrale de l'établissement.

Dans ce cadre, la personne recrutée contribue à sécuriser et rationaliser la gestion des archives d'AMU, de la production des documents jusqu'à leur versement ou leur élimination réglementaire, et accompagne les structures dans l'appropriation des procédures d'archivage.

1. Gestion des magasins et opérations archivistiques

• Gestion des magasins : organisation des transferts internes, mise à jour des cartographies, aménagement, contrôle des conditions de conservation des locaux et des documents.

• Versements : instruction des versements d'archives historiques : rédaction des bordereaux de versement, contrôle du versement, organisation logistique.

• Éliminations : instruction des opérations de destruction d'archives : rédaction des bordereaux d'élimination, contrôle des éliminations chez le producteur, organisation des enlèvements, suivi et gestion du marché.

2. Encadrement des prestations externes

• Suivi des prestations : encadrement des prestations d'audit, de traitement et/ou de déménagement des archives : suivi sur le terrain, relecture et vérification des livrables.

• Suivi des marchés : suivi et reporting avec les titulaires des marchés d'archivage.

3. Procédures, outils et accompagnement

• Ingénierie documentaire : élaboration et mise à jour des procédures et des outils d'archivage.

• Accompagnement des structures : appui aux structures dans l'application des procédures d'archivage (tri, inventaire, destruction, versement, transfert).

• Relations institutionnelles : relations avec le Contrôle scientifique et technique (CST) des Archives départementales territorialement compétentes.

4. Pilotage et clôture

• Participation aux activités de la DAJI et du programme Essentiel ; suivi des indicateurs de réalisation et reporting auprès du COPIL Essentiel pour la durée du projet.

• Formalisation des procédures, des outils et des indicateurs, et passation au service pérenne à l'issue du contrat.

Conditions particulières d'exercice :

Les missions s'exercent principalement au bureau d'Aix-en-Provence ; des déplacements fréquents sur les différents sites de l'université sont à prévoir (réunions, opérations sur site, événements).

Spécificités et contraintes : respect de la confidentialité, port de charges, poussière, humidité, travail isolé, locaux aveugles et en sous-sol, travail en hauteur.

Vous disposez d’une formation en archivistique ou d’une expérience dans le domaine des archives, idéalement acquise dans un environnement public ou universitaire. Vous maîtrisez le cadre juridique des archives publiques, les règles de communicabilité, la protection des données (RGPD) ainsi que les principes et techniques d’archivage.

Organisé·e, rigoureux·se et autonome, vous savez prioriser vos activités, respecter les délais et évoluer dans un environnement complexe et transversal. Doté·e d’un bon relationnel et de qualités rédactionnelles, vous faites preuve d’écoute, de diplomatie et de réactivité.

Un processus de recrutement fluide et transparent :

À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés (avec soin par un humain, et non par une IA), et un entretien avec les responsables de notre structure.
En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.

Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :

- Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l’organisation de la semaine de travail est possible : deux dispositifs ouverts dès 2 mois d’ancienneté en accord avec le manager : Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j

- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l’organisation choisie et le temps de travail)

- Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires

- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap

- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable

- La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail

- Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social