Responsable logistique et appui administratif F/H

Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ?

Première université francophone avec 84 000 étudiants et 8 500 personnels, Aix Marseille Université (amU) délivre plus de 1 000 diplômes au sein de ses 17 facultés, écoles et instituts de formation. Ses 54 sites, implantés sur 4 départements et 10 villes, constituent un atout considérable pour le développement économique du territoire.

Université de recherche intensive, labélisée Initiative d’Excellence, amU abrite 123 structures de recherche, 13 écoles doctorales et 21 instituts d’établissement interdisciplinaires. Université socialement engagée, elle agit en faveur de la diversité, de l’inclusion et de la lutte contre la précarité. Dans un monde en constante évolution, elle s’investit pleinement dans sa mission : accompagner les réussites collectives et individuelles qui participent au progrès de la société.

Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.
amU s’engage à promouvoir l'inclusion et l'égalité, en créant un environnement où chaque individu est valorisé et respecté.

Rejoignez-nous pour bâtir un avenir où la diversité est notre plus grande force.

AMU en vidéo : https://youtu.be/7oDBYLGnwPk?si=0S2Bnmvwxi7mwcxO

Au sein du site de Luminy, vous assurez une fonction transversale essentielle au bon fonctionnement quotidien du site. En lien étroit avec la direction, les services et les différents interlocuteurs, vous contribuez à la coordination des activités logistiques, à la gestion administrative et à l'organisation des événements.

Véritable interlocuteur de proximité, vous veillez à la qualité du service rendu aux usagers et participez activement à la vie et au dynamisme du site.

Vos missions principales

1. Piloter et coordonner les activités logistiques du site

• Organiser et coordonner les moyens logistiques nécessaires au bon fonctionnement du site.

• Encadrer, accompagner et animer une équipe de 4 agents.

• Gérer les demandes d'accès aux locaux et les réservations de salles.

• Superviser la gestion des stocks et coordonner les opérations de déménagement.

• Identifier et signaler les dysfonctionnements techniques liés aux bâtiments.

• Assurer le suivi des prestations de nettoyage et veiller à leur bonne exécution.

2. Assurer la gestion administrative et la circulation de l'information

• Assurer le suivi administratif des projets portés par la direction de site.

• Organiser le classement numérique et veiller à la mise à jour de l'arborescence documentaire.

• Assurer le suivi des conventions, notamment celles relatives aux locations ponctuelles.

• Réceptionner, traiter et diffuser les informations à destination des usagers du site et des interlocuteurs inter-sites.

• Assurer la gestion et le suivi du courrier.

3. Contribuer à la communication et à l'organisation des événements

• Assurer le rôle de référent communication du site.

• Participer à la préparation et à l'organisation des manifestations et événements : rentrée universitaire, remise des diplômes, journées portes ouvertes, accueil des lycéens, etc.

• Contribuer à l'organisation des élections de la faculté et en assurer le suivi logistique et administratif.

4. Assurer un rôle de référent RH de premier niveau

• Analyser et diffuser les circulaires et informations RH auprès des agents (avancements, EPI, congés, etc.).

• Assurer le rôle de référent congés pour le site.

• Participer au suivi administratif des congés pour maladie et des absences pour enfant malade.

Vous êtes reconnu(e) pour votre sens de l'organisation, votre polyvalence et votre capacité à gérer des activités variées.

Vous appréciez les fonctions transversales et le travail en équipe, et savez faire preuve d'autonomie tout en travaillant en étroite collaboration avec une direction.

Vos compétences et qualités :

• Compétences en organisation et coordination d'activités logistiques.

• Aptitude à l'encadrement et à l'animation d'une équipe.

• Maîtrise des outils bureautiques et des outils numériques.

• Qualités rédactionnelles et capacité à communiquer avec des interlocuteurs variés.

• Connaissance de l'environnement administratif et de la gestion publique appréciée.

• Sens des priorités, réactivité et capacité d'adaptation.

• Discrétion professionnelle, rigueur et sens du service public.

• Excellent relationnel et goût du travail en équipe.

Les atouts du poste

• Un poste polyvalent au cœur de la vie du site de Luminy.

• Des missions diversifiées associant management, logistique, administration et communication.

• Une fonction de proximité en lien direct avec la direction et l'ensemble des acteurs du site.