Secrétaire pédagogique - F/H

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels,

122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. 5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France.

Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

Le/la secrétaire pédagogique participe à l'organisation pédagogique des enseignements de la formation de Médecine, au sein d'une équipe de 4 personnes.

Activités principales :

• Organiser et planifier l'ensemble des enseignements des 6 années des études de médecine en tenant compte des impératifs propres à chaque formation ;

• Etablir les programmes d'enseignement ainsi que les TP/TD et options et UE libres en lien avec les enseignants et les autres UFR

• Participer à l'adaptation des plannings en fonctions des évolutions liées aux différentes réformes ;

• Diffuser les plannings et programmes à tous les enseignants et étudiants de la Faculté ;

• Saisir sur ADE (logiciels de gestion des salles et d'emploi du temps), les emplois du temps et programmes d'enseignement des 6 années de médecine ;

• Etablir les plannings chaque semaine (extraction ADE) pour affichage et rappel des cours aux enseignants ;

• Gérer les modifications de planning : rattrapages, déplacements, Inversions d'Items et mise à jour l'application ADE

• Participer à l'assistance administrative de l'école : Rédaction de divers courriers, publipostages, Traitement des courriels et du courrier reçu.

Activités ponctuelles

• Préparer les actions de communications sur la formation de médecine auprès des futurs candidats ou jeunes inscrits, en partenariat avec les organismes associés (ONISEP, SUIO...) ;

• Elaborer les maquettes de polycopiés destinés aux étudiants de la première année des études de santé en lien avec le service logistique

• Relayer et gérer les demandes du centre national de la reprographie ;

• Mettre en place le tutorat des étudiants admis au concours de médecine ,

• Constituer les dossiers de prix de Thèse ,

• Etablir des attestations d'activités enseignement et de surveillance d'examens et établir des syllabus

• Participer à la gestion des services dans ARES (pour une vingtaine d'enseignants chercheurs seulement)

• Participation aux surveillances d'examens, à la surveillance de l'Examen Classant National et du concours de la 1ère année commune aux Etudes de Santé ;   

• Participer de façon ponctuelle aux activités de l'UFR (élections...)

• Participer à la gestion des services dans ARES et à la gestion des dossiers des vacataires

Positionnement hiérarchique : sous la responsabilité de la responsable administrative de l'Ecole de Médecine

Savoir :

• Maîtrise des techniques de gestion administrative et de secrétariat            

• Connaissance de l'organisation de l'Université et des études

Savoir-Faire :

• Maitriser l'outil informatique (Excel, Word, Power point, Skype)

• Connaissance des logiciels métiers (ADE, Apogée, ARES) appréciée

• Savoir appliquer la réglementation du domaine d'intervention  

• Savoir respecter les procédures

• Trier, hiérarchiser et classer les informations.

• Analyser et gérer les demandes d'information

Savoir-être :

• Rigueur et capacité d'organisation et priorisation

• Sens du relationnel

• Réactivité, anticipation

• Savoir réagir dans l'urgence

ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL :

Les études de Médecine concernent environ 8000 étudiants, et s'articulent autour de 3 cycles, une centaine d'UE. Elles sont assurées majoritairement par des enseignants hospitalo-universitaires, qui exercent donc conjointement à leurs fonctions universitaires, des responsabilités à l'hôpital,

Ces études connaissent une évolution significative. La réforme de la 1ère année des études de santé (PASS) et les différentes réformes à venir (deuxième cycle des études, concours de l'internat) vont impacter l'organisation des enseignements. Le/la secrétaire pédagogique se verra impliqué(e) dans ce travail collectif de mise en œuvre de ces différentes réformes.

Le poste est en lien avec les différents services de l'UFR (Scolarité, Logistique, Applications et Données, Communication, Examens) et partenaires extérieurs (ONISEP..)

Contraintes horaires et organisation des congés en fonction des périodes d'activité du service, des examens et de l'actualité de l'UFR.

Les avantages liés au poste :

• Participation aux frais de transports en commun sur l'ensemble du territoire départemental

• Une prime au-delà des 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires

• Selon votre rythme de travail, bénéficiez jusqu’à 50 jours de congés dès la première année puis 58 jours au bout d’un an

• Participation Mutuelle à hauteur de 15€ /mois

• Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents

• L’établissement conventionné par le FIPHFP (Fonds pour l'Insertion des Personnes Handicapées dans la Fonction Publique)

• Possibilité d’accès à un emplacement parking à proximité

• Forfait mobilité durable pour l’utilisation d’un cycle sur les trajets domicile-travail

• Parcours d’accueil et d’intégration pour les nouveaux agents