Gestionnaire administratif F/H

Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ?

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche . La diversité des sites permet de proposer aujourd’hui des opportunités de carrière uniques. Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

AMU en vidéo : https://youtu.be/7-Hrtn-l2Qk

Polytech Marseille est l'école d'ingénieurs d'Aix-Marseille université. Elle est implantée sur 2 campus (Etoile et Luminy) et compte aujourd'hui près de 1500 élèves. Ses enseignants-chercheurs sont rattachés à 18 laboratoires de recherche qui couvrent tout le spectre de l'ingénierie. Le soutien aux actions transverses stratégiques de l'Ecole est essentiel.

MISSIONS ET ACTIVITES PRINCIPALES

Activités principales

La fonction est centrée principalement sur les missions d'appui des services et en lien étroit avec la direction (directeurs, chargés de mission). Le-la gestionnaire administratif-ve polyvalent-e concourt, au sein du secrétariat de direction sur sites distants, à l'ensemble des tâches administratives et est en contact avec des interlocuteurs variés.

Appui aux affaires générales - Gestion Administrative

• Assurer le traitement des dossiers administratifs et le suivi pour les commissions formation & recherche de l'école (organisation, aspects logistiques, convocations, gestion d'agendas et calendriers, rédaction des comptes-rendus, archivage) -

• Assurer un suivi administratif de dossiers transversaux, collecte d'informations, communication, complétude de tableaux et/ou bases de données, gestion d'agendas, de calendriers thématiques et suivi des échéances, mise à jour du web (intranet notamment), archivage

• Saisir, mettre en forme des documents divers (courrier, rapports, présentation), les produire et les diffuser

• Prendre des notes et rédiger des compte-rend

• Assurer le suivi des télé-demandes relatives à l'occupation des locaux,

• Traiter et assurer le suivi des réservations de locaux pour les extérieurs et établir les documents associés

• Assurer l'accueil du public physique et téléphonique

• Réceptionner, et assurer le suivi du courrier

• Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'école

Appui administratif au service maintenance et logistique

• Assurer le suivi et la gestion des stocks de fournitures administratives pour l'école (devis, commandes, vérification de la livraison, variations des stocks)l_

• Assurer le rôle de référente administrative pour les marchés de nettoyage, gardiennage (organisation des visites de contrôle, lien avec le prestataire, rappels)

• Etablir les devis pour les besoins transversaux de l'administration (hors missions)

• Organiser les instances en lien avec l'activité logistique/maintenance

• Instruire les demandes d'autorisation des véhicules de service et gérer les réservations

• Vous disposez d'une expérience sur un poste similaire

• Vous maîtrisez le pack office

• Vous faites preuve de rigueur, organisation, et polyvalence

--> Alors rejoignez Polytech Marseille !

Poste à pourvoir dès que possible -CDD 12 mois – temps complet

Localisation : Campus de Luminy - 13009 Marseille

Rémunération : 1471€ net / mois puis 1535€ net / mois après 1 an d'ancienneté

Les avantages AMU :

• Participation aux frais de transports en commun sur l'ensemble du territoire départemental

• Télétravail possible jusqu'à 2 jours/semaine, selon les nécessités et l'organisation du service à partir de 6 mois d’ancienneté

• Une prime au-delà des 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaire

• Selon votre rythme de travail, bénéficiez jusqu’à 50 jours de congés dès la première année puis 58 jours au bout d’un an

• Participation Mutuelle à hauteur de 15€ /mois

• Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents

• L’établissement conventionné par le FIPHFP (Fonds pour l'Insertion des Personnes Handicapées dans la Fonction Publique)

• Possibilité d’accès à un emplacement parking à proximité

• Forfait mobilité durable pour l’utilisation d’un cycle sur les trajets domicile-travail

• Parcours d’accueil et d’intégration pour les nouveaux agents