Placé(e) sous la responsabilité hiérarchique du chef de service de la scolarité. L'agent travaillera avec en lien fonctionnel avec les responsables des formations, l’agent sera contraint par la nécessité d'être présent sur site pour assurer un accueil physique auprès des intervenants ou des responsables de formation (horaire hebdomadaire = 39h10). L'agent travaillera en lien avec les gestionnaires de scolarité des autres sites également en charge de formation ouvertes à l'apprentissage et en lien avec l'équipe pédagogique des formations concernées auprès de laquelle il est susceptible d'apporter une aide très ponctuelle et accessoire sur des activités ne relevant pas directement de la fiche de poste.
Gérer la scolarité des étudiants inscrits en apprentissage, de la candidature à la diplomation, au sein du service de scolarité et en appui des responsables de formation.
Gérer les contacts avec les entreprises, les intervenants et le CFA
Ce poste est plus particulièrement affecté à la gestion des parcours suivants :
MASTER EEEA parcours REBB
LICENCE SPI parcours EEA
MASTER génie des procédés
L'agent pourra être amené à contribuer à la gestion de toute formation ouverte en apprentissage.
1) Accueil,
Assurer la diffusion de l'information et l' archivage,
Assurer un accueil téléphonique auprès des étudiants, des entreprises et des enseignants
Traiter les demandes d'information (envoi de documentations diverses, de procédure de candidature, réponse aux demandes des étudiants, entreprises, CFA, etc.)
Assurer un accueil physique pour les vacataires extérieurs et les tuteurs en entreprise dans les locaux des formations concernées
Assurer la gestion documentaire (classement, archivage,...)
2) Recrutements étudiants,
Veiller au bon paramétrage des éléments des candidatures sur la plateforme de recrutement
Assurer la recevabilité du dossier de recrutement dans l'application e-candidat/ apporter une réponse aux dossiers incomplets, non conformes
Organiser le déroulement et la logistique de la campagne de recrutement en appui des responsables de la formation
Effectuer les Inscriptions Administratives et les Inscriptions pédagogiques (APOGEE), et le suivi de celles-ci (complétude des pièces justificatives)
Informer les apprentis et les accompagner dans l'inscription obligatoire au logiciel Cactus, valider les saisies au fur et à mesure
Vérifier la liste des apprentis sous Ypareo (import des apprentis Cactus vers Ypareo)
Faire signer en début d'année la charte d'engagement des apprentis
Réaliser et distribuer aux apprentis le livret d'apprentissage annuel après vérification du responsable d'année
Suivre l'attribution des cartes d'étudiant aux apprentis inscrits
Gérer l'assiduité, les feuilles de présence en lien les étudiants, les enseignants, le responsable de formation, les tuteurs en entreprise, le CFA et, si besoin, le service de formation continue.
Mettre à disposition un tableau de synthèse de l'assiduité aux responsables de formation analyser les états d'assiduité
3) Relation CFA/entreprises,
Établir les calendriers d'alternance en concertation avec le Responsable de formation. Les transmettre aux futurs apprentis, entreprises et au CFA. Saisir les calendriers d'alternance, les fiches apprenants, les fiches entreprises sur le logiciel Ypareop.
Transmettre les demandes de devis de contrat d'apprentissage/de professionnalisation des entreprises au conseiller référent du CFA et suivre leur réponse
Appuyer administrativement l'organisation d'événements faisant rencontrer les candidats et les entreprises partenaires
Appuyer administrativement le responsable dans l'organisation des visites en entreprise (2 par an règlementairement) ; tenir à jour un tableau de suivi des visites des apprentis et centraliser les comptes rendus, les envoyer au CFA
Faire parvenir aux anciens étudiants les offres d'emploi des entreprises partenaires
Participer en tant que de besoin aux réunions organisées par le CFA (selon ordre du jour en concertation avec l'équipe)
Organiser l'évaluation de la formation auprès des tuteurs d'entreprises
