Adjoint au responsable du service de la scolarité - F/H

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels,

122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. 5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France.

Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

Sous l'autorité du responsable du service scolarité, l'adjoint au responsable de service accompagne ce dernier dans la mise en œuvre, le suivi et l'expertise des procédures et actes relevant du domaine de la scolarité. Il est plus particulièrement chargé des activités transverses.

• Assurer l'encadrement de l'équipe de gestionnaires de scolarité

• Assurer la collaboration entre les acteurs et créer du lien

• Conduire les entretiens professionnels des agents

• Accompagner les changements opérationnels et/ou organisationnels en lien avec le responsable de service

• Contribuer à la professionnalisation des acteurs de la scolarité et former les gestionnaires sur les évolutions des activités et des outils numériques associés

• Assurer l'intérim de la responsabilité du service en cas d'absence du responsable de service

• Coordonner les activités transverses, en lien avec le responsable de service Concevoir, élaborer des procédures et modes opératoires

• Apporter son expertise dans son domaine d'activité

• Assurer le cadrage, la mise en place et le suivi des différentes opérations de gestion transverses : campagne d'inscriptions administratives et pédagogiques planning et calendriers universitaires préparation et déroulement des examens, jurys et délibérations

• Suivre les dossiers en étroite collaboration avec la Direction des Etudes et de la Vie Etudiante (modalités de contrôle des connaissances et des compétences, Césure et Passerelle, Enseignements Hors Maquettes...

• S'assurer de la cohérence des informations et des données

• Proposer une rationalisation des méthodes de travail et des procédures

• Veiller à l'application de la réglementation en vigueur

• Participer à l' intégration de la modélisation de l'offre de formation dans le SI de scolarité

• Concevoir des tableaux de bord de suivi des activités transverses et répondre aux enquêtes Assurer la communication du service auprès des partenaires intemes et externes (mise à jour du site web notamment)

  3. Régisseur suppléant de recettes

  Gérer, en qualité de suppléant, la régie de recette des inscriptions

• Connaître les structures de I'Université et de la faculté

• Connaitre la réglementation en matière de scolarité

• Connaitre l'offre de formation de la faculté

• Connaitre les techniques de management

• Savoir concevoir des tableaux de bord

• Maitriser les modes de communications écrites et orales Savoir fédérer une équipe

• Savoir prioriser et planifier des actions

• Savoir travailler en lien très étroit avec le responsable de service Connaitre les logiciels métiers

• Savoir faire preuve de rigueur, adaptabilité et réactivité Aptitudes relationnelles

• Savoir faire preuve d'initiatives et être force de proposition

• Savoir intégrer les innovations et les réformes

• Avoir le sens du service public

• Participation aux frais de transports en commun sur l'ensemble du territoire départemental

• Télétravail possible jusqu'à 2 jours/semaine, selon les nécessités et l'organisation du service à partir de 6 mois d’ancienneté

• Une prime au-delà des 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaire

• Selon votre rythme de travail, bénéficiez jusqu’à 50 jours de congés dès la première année puis 58 jours au bout d’un an

• Participation Mutuelle à hauteur de 15€ /mois

• Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents

• L’établissement conventionné par le FIPHFP (Fonds pour l'Insertion des Personnes Handicapées dans la Fonction Publique)

• Possibilité d’accès à un emplacement parking à proximité

• Forfait mobilité durable pour l’utilisation d’un cycle sur les trajets domicile-travail

• Parcours d’accueil et d’intégration pour les nouveaux agents