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Gestionnaire administratif F/H

Employeur

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels,

122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. 5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France.

Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

Mission

Le gestionnaire de scolarité du bureau des examens (BEX) de la Faculté des Arts Lettres Langues Sciences Humaines, intègre une équipe placée sous l'autorité du responsable du service de scolarité.Ce service a pour mission de répondre aux besoins de l'étudiant dans le respect du principe de continuité de service (contraintes liées aux amplitudes horaires et aux périodes de congés). Il repose sur la mutualisation des compétences et des ressources humaines de la fonction scolarité de la composante ainsi que sur la polyvalence des agents qui y sont affectés.

Le poste se répartit en trois séquences principales. La première concerne tout le volet préalable aux examens, dans ce cadre le/la gestionnaire réalise la modélisation des épreuves, les règles de calcul, les maquettes et participe à la saisie des modalités de contrôle des connaissances, vérifie la conformité des inscriptions pédagogiques, génère les épreuves, demande et centralise les sujets. A cela s'ajoute une dimension logistique, différente suivant qu'il s'agit d'épreuves en présentiel (reproduction des sujets, préparation des salles d'examen, etc.) ou en distanciel (positionnement des créneaux et des sujets sur AMETICE). En deuxième lieu, lors des examens, en ce qui concerne les épreuves en présentiel, le/la gestionnaire participe au transport des sujets, aux contrôles, à la récupération des copies. Enfin, en troisième et dernier lieu, à l'issue des épreuves, l'agent gère les résultats, dans ce cadre il crée les maquettes import-export et les adresse aux enseignants, il saisit les notes, il gère le calcul des résultats (lancement, vérifications, etc.) et apporte une expertise technique aux enseignants dans le cadre des délibérations. L'agent diffuse les résultats et gère les demandes d'explication des étudiants.

Enfin, au-delà de ce qui constitue l'axe central de ses missions, l'agent assure l'accueil des enseignants et des étudiants en demande d'une explication sur leurs résultats. Cet accueil peut se dérouler en présentiel, en distanciel ou par voie électronique.

Missions spécifiques en fonction des pics d'activités : Participation aux opérations de logistique des examens sur les sites délocalisés notamment, et au déroulement des examens au centre sportif universitaire (aide à la distribution des sujets, émargement des étudiants, préparation des salles d'examen, etc.).

Profil

Connaissance, savoir :

  • Connaissance du système d'organisation des études universitaires, et de l'offre de formation d'ALLSH,

  • Connaissance du système de l'enseignement supérieur et de l'environnement professionnel,

  • Techniques d’élaboration de documents,

  • Techniques d’accueil téléphonique et physique,

  • Techniques de communication,

  • Connaissance des opérations liées aux opérations de scolarité et aux examens.

Savoir-faire :

  • Bonne maîtrise des outils bureautiques et Excel en particulier,

  • ƒƒAccueillir les populations concernées, et prendre des messages,

  • ƒƒEnregistrer et classer les documents,

  • ƒƒRédiger des rapports ou des documents,

  • Savoir rendre compte,

  • Travailler en équipe,

Savoir être :

  • Sens de l'organisation,

  • Respecter la confidentialité des informations et des données collectées,

  • Sens du relationnelle et maîtrise de soi,

  • Qualité d'écoute et de compréhension,

  • Sens de l'initiative, de l'anticipation et du travail en équipe,

  • Faire preuve de polyvalence,

  • Savoir faire preuve d'autonomie tout en sachant informer et consulter sa hiérarchie,

    Les avantages liés au poste :

    • Participation aux frais de transports en commun sur l'ensemble du territoire départemental

    • Télétravail possible jusqu'à 2 jours/semaine, selon les nécessités et l'organisation du service à partir de 6 mois d’ancienneté

    • Une prime au-delà des 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires

    • Régime indemnitaire pour les titulaires (application du RIFSEEP, versé mensuellement)

    • Selon votre rythme de travail, bénéficiez jusqu’à 50 jours de congés dès la première année puis 58 jours au bout d’un an

    • Participation Mutuelle à hauteur de 15€ /mois

    • Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents

    • L’établissement conventionné par le FIPHFP (Fonds pour l'Insertion des Personnes Handicapées dans la Fonction Publique)

    • Possibilité d’accès à un emplacement parking à proximité

    • Forfait mobilité durable pour l’utilisation d’un cycle sur les trajets domicile-travail

    • Parcours d’accueil et d’intégration pour les nouveaux agents

CDD renouvelable - 2 mois de période d'essai - Salaire net de 1413,24€

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