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Directeur administratif de la Faculté de Droit et de Science Politique F/H

Employeur

Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ?

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€.
5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France.
La diversité des sites permet de proposer aujourd’hui des opportunités de carrière uniques.
Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes".
Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

Mission

La Faculté de droit et de science politique compte près de 11.000 étudiants, 160 enseignants-chercheurs, 125 BIATSS, et plusieurs centaines de contrats doctoraux, ATER, PRAG, PRCE, lecteurs, chargés de cours… répartis sur 3 sites (Aix, Marseille et Arles).

Le budget géré directement par l’UFR est de 26 M€ dont 3,5 M€ de masse salariale sur ressources propres.

Le Directeur administratif travaille avec les antennes des services centraux implantées sur le campus Aix Schuman (DCP, DRH, DOSI, DAJI, DRI, DPMSE, DEPIL, DEVE, DRV …).

Aux côtés du Doyen de la Faculté de droit et de science politique, le Directeur administratif encadre directement le directeur administratif adjoint (cat. A) et 8 responsables de service (6 cat. A et 2 cat. B). Il supervise l’activité des services de l’UFR (19 Cat A, 29 Cat B, 77 Cat C) sur Aix-en Provence, Marseille et Arles.

MISSIONS ET ACTIVITES PRINCIPALES :  

Sous l’autorité du Doyen, le Directeur administratif assure la gestion, la coordination et le pilotage administratif et budgétaire de la composante.

  • Il participe à la mise en œuvre des orientations et objectifs de l’établissement à l’échelle de la composante dans le cadre de la politique de l’établissement, en relation avec l’université, ses structures de gouvernance et en lien avec la Direction Générale des Services :

  • Identification de l’impact administratif, financier et patrimonial des projets de la direction,

  • Coordination et pilotage de leur mise en œuvre par les services administratifs,

  • Impulsion des évolutions nécessaires.

Il représente, à sa demande, le Doyen, lors de réunions diverses. Il dispose également d’une voix consultative en conseil de la Faculté.

Positionnement hiérarchique : Sous la responsabilité hiérarchique directe du Doyen de la Faculté de droit et de science politique et de la Direction Générale des Services de l’université.

Activités principales :

  • Diriger, coordonner, animer et superviser le fonctionnement régulier et continu des services de la Faculté de droit et de science politique ;

  • Assurer une fonction de conseil auprès du Doyen et de son équipe et donc participer à la réflexion sur les axes stratégiques de développement de la Faculté et à la prise de décision de l’équipe de direction ;

  • Planifier et contrôler la mise en œuvre des moyens de la Faculté aux plans financier et humain ;

  • Piloter des projets d’évolution technique ou organisationnelle de la structure ;

  • Assurer une veille réglementaire et la bonne déclinaison des mesures législatives et réglementaires ainsi que des procédures de l’université ;

  • Représenter la direction auprès des partenaires internes et externes, superviser la communication interne et externe,

  • Évaluer et présenter le résultat des actions menées par rapport aux objectifs de la structure, en établir un bilan ;

  • Contribuer à la réalisation de rapports, réponses aux enquêtes, audits et évaluations sur l'organisation, la production et les moyens de la structure ;

  • Gérer les dossiers sensibles et les situations de litige.

Principaux domaines de compétence :

  • Domaine règlementaire et statutaire

Le Directeur Administratif veille à la régularité des actes, des décisions et des procédures dans les domaines administratif et financier de la composante, Il participe avec l’équipe de direction à la préparation des ordres du jour des instances de l’UFR, dont le conseil de faculté. Il supervise la gestion du contentieux en lien avec la DAJI.

  • Gestion des Ressources humaines

Le Directeur administratif participe au pilotage et à la mise en œuvre de la politique RH de l’Établissement en lien avec le Doyen de la Faculté de droit et de science politique, la DRH centrale et de campus et les responsables du service personnel.

Il participe à l’élaboration des demandes de moyens dans le cadre du dialogue annuel de gestion avec la gouvernance (conférence des moyens). Il supervise l’évaluation annuelle des personnels et le suivi des carrières en lien avec la politique de gestion des compétences de l’établissement.

Il pilote les projets de réorganisation des services et le suivi de leur mise en œuvre

Il participe et assure le suivi des dossiers sensibles en lien avec la DRH et éventuellement le Service Universitaire de Médecine de Prévention des Personnels (SUMPP) et la DAJI.

  • Gestion des enseignements et des services dédiés

En collaboration avec le service de la scolarité et les bureaux d’appui à la pédagogie, le Directeur administratif assure la mise en œuvre des orientations et de la politique de formation spécifique à la Faculté de droit et de science politique.

Il assure également suivi des conventions Relations Internationales et des partenariats extérieurs, en lien avec la directrice adjointe Relations Internationales de l’UFR et la Direction des Relations Internationales (DRI), ainsi que le suivi des manifestations liées à la diffusion d’informations au public interne (étudiants) et externe (futurs étudiants) en lien avec le Service Universitaire d’Information et d’Orientation (SUIO).

  • Gestion matérielle financière et budgétaire – Locaux – Hygiène et Sécurité

Le Directeur administratif élabore le budget de la composante, en collaboration avec le responsable du service financier, et contrôle son exécution (dont budgets rectificatifs) dans le respect des règles de la commande publique.

Il assure le contrôle et l’analyse des dépenses et des recettes, en lien avec les services financiers de la composante, l’Agence Comptable et la Direction de la Commande Publique (DCP).

Il supervise les projets immobiliers et la gestion du patrimoine et la Faculté de Droit et science politique, en lien avec la Directrice adjointe et la Direction de l’Exploitation, du Patrimoine Immobilier et de la Logistique (DEPIL).

  • Contrôle de gestion / Contrôle interne 

Le Directeur administratif assure le contrôle interne, en collaboration avec la Direction du Pilotage et du contrôle de Gestion (DPCG) et de la Direction de l’Audit et du contrôle Interne (DACI), en fonction des demandes des directions, dans l’objectif d’améliorer la fiabilité et la qualité des informations remontées par la composante et d’optimiser les coûts.

Il effectue le suivi des indicateurs de performance définis par l’établissement et propres à la composante et des données statistiques et des tableaux de bord (RH, formation, financier, patrimoine) et veille à la mise en œuvre des actions associées.

  • Recherche 

Le Directeur administratif apporte un soutien auprès du vice-doyen Recherche dans les dossiers expertisés ou présentés par la Faculté de droit et de science politique, en lien avec la Fédération recherche Droits pouvoirs et sociétés et la Direction de la Recherche et de la Valorisation (DRV) et en ce qui concerne les dossiers relevant des compétences du Conseil Scientifique Restreint (en lien avec la DRH).

  • Relais avec les directions centrales et la gouvernance

Le Directeur administratif participe aux réunions de l’établissement des responsables administratifs de composantes avec les directions centrales animées par la direction générale des services.

Il veille à la fluidité des relations avec les directions centrales et de campus et participation à la vie de l’établissement.

Il participe aux groupes de travail dans le cadre de nouvelles procédures ou de nouvelles organisations (ex : SIHAM, RIFSEEP, incivilités…).

  • Communication interne et externe

Le Directeur administratif veille à la mise en place et au développement des dispositifs de communication (web, campagnes de promotion …) en lien avec le responsable de la communication.

Il veille également à la diffusion interne des informations et de tous documents intéressant la vie de la Faculté de droit et de science politique.

Profil

COMPÉTENCES PRINCIPALES :

En matière de management :

  • Savoir organiser et animer une équipe (pilotage, animation, organisation, planification, communication, …) ;

  • Savoir mettre en place des modalités de suivi des résultats ;

  • Savoir élaborer des choix et planifier des actions, mener des projets ;

  • Savoir gérer les urgences, arbitrer les priorités ;

  • Savoir gérer des situations conflictuelles ;

  • Savoir rendre compte au Doyen et à l’équipe de direction.

En matière de gestion des ressources humaines :  

  • Maîtriser la réglementation, les procédures et les méthodes de gestion des ressources humaines ;

  • Connaître les différents statuts régissant les personnels de l’université (enseignants-chercheurs, personnels IATSS, personnels contractuels, vacataires, etc.) ;

  • Connaître les outils de gestion individuelle des emplois et des compétences.

En matière juridique :

  • Posséder de bonnes connaissances dans le domaine juridique (droit public) ;

  • Bien connaître l’organisation des structures de l’éducation nationale ;

  • Maîtriser l'application d'un ensemble de règles et de procédures dans les différents domaines de l'administration et de la gestion des EPSCP ;

  • Connaître l’organisation, le fonctionnement et les circuits de décision de l’université.

En matière budgétaire :

  • Maîtriser la réglementation des finances publiques et les procédures et techniques budgétaires des EPSCP ;

  • Savoir définir des indicateurs pour le suivi et l'analyse du budget, élaborer et suivre des tableaux de bord ;

  • Être capable d’analyser une activité et d’en calculer le coût.

En matière de communication :

  • Maîtriser les techniques de communication écrite et orale ;

  • Avoir une excellente qualité rédactionnelle, pour rédiger des notes de synthèse, des rapports, des courriers, savoir construire et développer une argumentation dans différents domaines

  • Maîtriser les techniques de conduite de réunion, d’entretien ;

  • Savoir organiser la circulation de l’information auprès d’interlocuteurs variés, analyser et présenter les textes réglementaires en vue de leur application.

Savoir être :

  • Avoir des capacités relationnelles affirmées et savoir être à l’écoute ;

  • Aimer travailler en équipe et avoir le goût du travail coopératif et collectif ;

  • Avoir des capacités au dialogue avec les partenaires internes et externes ;

  • Avoir le sens de la communication ;

  • Avoir des aptitudes à la négociation, la consultation et à la concertation ;

  • Avoir d’excellentes capacités rédactionnelles ;

  • Être rigoureux et méthodique dans la gestion des dossiers confiés ;

  • Être capable de grande réactivité, d’anticipation et d’initiative ;

  • Avoir des capacités d’adaptation avérées et rapides aux situations et à l’environnement ;

  • Être capable de travailler en équipe et avoir le goût du travail coopératif et collectif.

Les avantages liés au poste :

  • Participation aux frais de transports en commun sur l'ensemble du territoire départemental

  • Télétravail possible jusqu'à 2 jours/semaine, selon les nécessités et l'organisation du service à partir de 6 mois d’ancienneté

  • Une prime au-delà des 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires

  • Régime indemnitaire pour les titulaires (application du RIFSEEP, versé mensuellement)

  • Selon votre rythme de travail, bénéficiez jusqu’à 50 jours de congés dès la première année puis 58 jours au bout d’un an

  • Participation Mutuelle à hauteur de 15€ /mois

  • Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents

  • L’établissement conventionné par le FIPHFP (Fonds pour l'Insertion des Personnes Handicapées dans la Fonction Publique)

  • Possibilité d’accès à un emplacement parking à proximité

  • Forfait mobilité durable pour l’utilisation d’un cycle sur les trajets domicile-travail

  • Parcours d’accueil et d’intégration pour les nouveaux agents

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