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Responsable service de scolarité de Saint-Charles F/H

Employeur

Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ?

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels,
122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€.
5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France.
La diversité des sites permet de proposer aujourd’hui des opportunités de carrière uniques.
Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes".
Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

Mission

L'UFR Sciences est une composante multi-sites. Le Service Pédagogique central de l'UFR, en liaison avec la DEVE, définit les procédures et modalités d'organisation. Les services scolarités sur chacun des sites mettent en œuvre ces prescriptions.

Le service gère le cursus des étudiants de leur candidature à l'inscription jusqu'à la délivrance de leur diplôme.
Le responsable de la scolarité du site Saint-Charles a en charge :

  • l'animation et l'encadrement des trois bureaux composant son service

  • l'ensemble des opérations de gestion administrative et pédagogique liée à la scolarité des étudiants pour tous les niveaux de diplômes de la licence au master qu'ils soient dispensés en présentiel ou à distance.

Il est le référent du service pour les applications de gestion des étudiants des enseignements (APOGEE, ADE, E-CANDIDAT, IPRO, ERIS, ) ou de conventions à caractère pédagogique en lien avec son champ d'intervention (FIDES).
Il a en charge la communication interne et externe : accueil physique et téléphonique des étudiants et des enseignants en assurant le lien entre ces deux catégories d'interlocuteurs.
Il prépare et suit l'exécution du budget du CTES en étroite relation avec la Direction de site Saint Charles.

Activités :

  • Animer, organiser et accompagner une équipe de 24 agents

  • Encadrer directement 3 chefs de bureau.

  • Animer, Organiser et superviser le travail des gestionnaires de scolarité pour l'ensemble des opérations liées à la scolarité : IA, IP, stages, examens, gestion des notes, jurys, résultats, emplois du temps, réservations des salles de cours, délivrance des relevés de notes, des attestions de réussites et des diplômes.

  • Représenter la scolarité aux Commissions Pédagogiques de l'UFR Sciences et participer à l'organisation des opérations collectives relatives à la pédagogie

  • Assurer le suivi comptable des inscriptions administratives (la Régie de Recettes est confiée à des personnels placés sous ses ordres) ;

  • Elaborer et structurer les calendriers d'examens et garantir le bon déroulement des épreuves ,

  • Organiser les délibérations des jurys de Masters et du télé-enseignement pour les 3 sessions d'examens en collaboration avec les gestionnaires : contrôle de saisie des notes, lancements de calcul des résultats, édition des documents, publication des résultats ,

  • Former et assister les utilisateurs Apogée du site (accueil et encadrement des nouveaux personnels).

  • Diffuser des procédures de l'Université et de l'UFR en matière de scolarité et vérification de leur mise en œuvre •

  • Répondre aux enquêtes demandées par l'UFR,

  • Participer aux différents groupes de travail et réunions en relation avec la scolarité (équipe formation Masters et Licences (pour télé-enseignement), DEVE).

  • Contribuer aux actions de communication de l'UFR notamment en gérant le site web du Service et la diffusion des informations à destination des étudiants et des enseignants.

  • Participer à l'élaboration et à la structuration des calendriers d'examens (3 sessions) et veiller au bon déroulement des épreuves.

Contexte de travail :

Astreintes particulières pour certaines périodes : examens et inscriptions administratives,

Horaires d'ouvertures du service compatibles avec les emplois du temps étudiants. Modulations de celles-ci possibles en fonction des pics d'activités.

Positionnement hiérarchique :

Placé sous l'autorité hiérarchique du Responsable Administratif du site de St Charles et en liaison fonctionnelle avec le Vice-Doyen à l'enseignement, le Président de la Commission Pédagogique et le Responsable du Service Pédagogique de l'UFR Sciences.

Le Responsable du Service de scolarité de Saint-Charles encadre trois bureaux (réunion sous la même direction de des trois services de scolarité du site) : le bureau des Licences en présentiel, le bureau des Licences professionnelles et des Masters en présentiel, le Centre de Télé-Enseignement des Sciences (CTES) régissant les formations à distance.

Profil

Vous connaissez le système éducatif français, de l'enseignement supérieur et des enseignements dans le cadre du LMD, ainsi que l'offre de formation de l'établissement et plus particulièrement celle de l'UFR Sciences.

Vous connaissez la politique sociale au bénéfice de l'étudiant : bourses, logement...

Vous avez connaissance de la réglementation en vigueur en matière de scolarité.

Vous maitriser les logiciels métiers : Apogée, DIL, ADE, Ipro, PRERI.

Vous avez de l'expérience en management d'équipe.

Les avantages liés au poste :

  • Participation aux frais de transports en commun sur l'ensemble du territoire départemental

  • Télétravail possible jusqu'à 2 jours/semaine, selon les nécessités et l'organisation du service à partir de 6 mois d’ancienneté

  • Une prime au-delà des 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires

  • Régime indemnitaire pour les titulaires (application du RIFSEEP, versé mensuellement)

  • Selon votre rythme de travail, bénéficiez jusqu’à 50 jours de congés dès la première année puis 58 jours au bout d’un an

  • Participation Mutuelle à hauteur de 15€ /mois

  • Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents

  • L’établissement conventionné par le FIPHFP (Fonds pour l'Insertion des Personnes Handicapées dans la Fonction Publique)

  • Possibilité d’accès à un emplacement parking à proximité

  • Forfait mobilité durable pour l’utilisation d’un cycle sur les trajets domicile-travail

  • Parcours d’accueil et d’intégration pour les nouveaux agents

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