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Référent module logiciel marchés F/H

Employeur

Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ?

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels,

122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€.

5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France.

La diversité des sites permet de proposer aujourd’hui des opportunités de carrière uniques.

Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes".

Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

Mission

  • Gestion du module marchés du logiciel interne SIFAC : En lien avec les référents marchés du pôle des marchés publics :

    • Création des unités fonctionnelles (fournitures et services) et opération (travaux)

    • Création des marchés de toute nature (travaux, fournitures et services) transversaux, mutualisés et spécifiques et gestion des circulaires de notification des actualités de la commande publique

    • Mise en ligne des pièces justificatives correspondantes à l'exécution de chaque marché (notification, actes d'engagement, modifications de contrat, affermissement de tranches optionnelles, révision de prix, garantie à 1 ère demande, caution),

    • Modification des marchés : Mise à jour des marchés (ajout de RIB, activation des périodes, références des ordres internes, contrats, enveloppes,

    • Gestion des seuils de marchés et de déblocage de groupes de marchandises en cas de dérogation accordée

    • Procéder régulièrement à un contrôle de tous les marchés (échéances, réouverture de période)

  • Gestion des tiers sur le logiciel SIFAC :

    • Création / modification des tiers (uniquement fournisseurs)

    • Mise en qualité de la base Tiers (vérification régulière des données)

  • Gestion du site intranet de la Direction :

    • Mise à jour des références sur les pages correspondantes

    • Mise en ligne de documents types liés aux marchés en vigueur (fiches marchés, CCAP...)

    • Gestion des AOT : en lien avec la responsable de la PFSA : Mise en ligne des conventions notifiées, mise à jour du tableau de recensement des AOT

  • Suivi des procédures relatives à :

    • Création des marchés et mise à jour

    • Analyse des demandes de déblocage de groupe de marchandise

    • Suivi des demandes de qualification d'unité fonctionnelle : traitement des demandes de signature

  • Conseil et valorisation des informations :

    • Participation à la demande de la responsable à des Groupes de Travail

    • Rôle de conseil, auprès des gestionnaires via des formations en ateliers

    • Conception de supports tels que : power point ou mode opératoire en lien avec la responsable qualité

    • Mise à disposition et gestion d'un espace intranet FAQ par thématique

    • Contrôle de la situation administrative et financière des entreprises particulièrement celles sur marché

Profil

ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL :

Le poste est situé au Pharo, siège de l'Université.

L'agent travaille en étroite collaboration avec :

  • Les agents de la Direction de la Commande Publique : les pôles marchés publics et achats (et les agents de la PFSA)

  •  La Direction des Affaires Financières : gestionnaires

  •  L'agence comptable : service facturier

  • Les composantes, directions et structures de recherche : gestionnaires

Les principaux logiciels utilisés :

  • Logiciel financier et comptable SIFAC

  • ENT (Environnement numérique de travail) AMU

  • Excel

  • Word

  • PACBO

  • ALTARES INTUIZ

Les principaux outils :

NACRES (Nomenclature des AChats de la Recherche et Enseignement Supérieur)

Profil recherché :

Vous êtes à l'aise avec l'outil informatique et l'utilisation de différents logiciels notamment financier et comptable?

Vous êtes rigoureux, réactif et disposez d'un sens de la confidentialité?

Vous avez des notions relatives à la réglementation des marchés publics?

Vous souhaitez évoluer dans un environnement dynamique?

Nous attendons votre candidature!

Les avantages liés au poste :

  • Participation aux frais de transports en commun sur l'ensemble du territoire départemental

  • Télétravail possible jusqu'à 2 jours/semaine, selon les nécessités et l'organisation du service à partir de 6 mois d’ancienneté

  • Une prime au-delà des 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires

  • Régime indemnitaire pour les titulaires (application du RIFSEEP, versé mensuellement)

  • Selon votre rythme de travail, bénéficiez jusqu’à 50 jours de congés dès la première année puis 58 jours au bout d’un an

  • Participation Mutuelle à hauteur de 15€ /mois

  • Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents

  • L’établissement conventionné par le FIPHFP (Fonds pour l'Insertion des Personnes Handicapées dans la Fonction Publique)

  • Possibilité d’accès à un emplacement parking à proximité

  • Forfait mobilité durable pour l’utilisation d’un cycle sur les trajets domicile-travail

  • Parcours d’accueil et d’intégration pour les nouveaux agents

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