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Secrétaire administrative et pédagogique - F/H

Employeur

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels,

122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€.

5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France.

Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

Mission

Activités principales :

Assurer le secrétariat pédagogique et la gestion administrative de l'Ecole Doctorale

1  - Gestion administrative et financière :
  • Assurer au quotidien l'accueil (en présentiel, par téléphone et courriel) des doctorants et leur apporter un conseil de premier niveau dans leurs démarches administratives

  • Assurer l'organisation d'événements (journées d'accueil, colloques, réunions du conseil de l'Ecole Doctorale...)

  • Participer aux réunions des conseils ; rédiger et diffuser les ordres du jour et compte rendu / Gérer des tableaux bord sur des enquêtes relatives aux Doctorants et Docteurs (notamment enquêtes ministérielles)

  • Assurer la mise à jour du site internet de l'Ecole Doctorale (offres de formation, appels d'offres...)

  • Mettre en oeuvre le budget de l'Ecole Doctorale en relation avec la Direction de la Formation Doctorale (aide à l'élaboration du budget : 30 000 € )

  • Procéder aux opérations de dépenses : commandes, missions, aides financières aux doctorants

2  — Gestion pédagogique :
  • Gestion des candidatures pour l'inscription en Doctorat via le site de l'Ecole Doctorale (réception et vérification des dossiers) avant validation du Directeur de l'ED

  • Gestion des candidatures pour l'attribution des contrats doctoraux via le site de l'Ecole Doctorale, organisation des Commissions d'admission, organisation des auditions, communications résultats

  • Validation des inscriptions et des soutenances de thèse sur le logiciel ADUM

  • Gérer la validation des formations obligatoires suivies par les doctorants / Accompagner à l'insertion professionnelle des Docteurs

Activités associées :

  • Travailler en collaboration avec une gestionnaire de scolarité pour le suivi des dossiers des doctorants (inscriptions, soutenances)

Activités annexes :

  • Participer aux évènements de l'UFR (surveillances d'examens, élections ... )

Positionnement hiérarchique :

Sous la responsabilité du Directeur de l'Ecole Doctorale et de la Responsable Administrative du Service

ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL :

La Faculté des Sciences Médicales et Paramédicales propose un cursus de Doctorat avec dans son établissement une Ecole Doctorale des Sciences de la Vie et de la Santé (environ 450 inscriptions et 100 soutenances de thèse par an/20 Unités de Recherche/478 Encadrants).

L'agent est intégré au Service du Comité Scientifique de la Faculté des Sciences Médicales et Paramédicales placé sous la responsabilité d'un Directeur et d'une Responsable administrative, composé d'une équipe de deux agents.

Profil

Connaissance, savoir :

  • Connaissance de l'environnement universitaire, de l'organisation administrative

  • Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat, outils bureautique (Pack Office : Word, Excel et PowerPoint)

  • Connaissances des outils de gestion souhaitées (ADUM, APOGEE, SIFAC) / Qualité d'expression écrite et orale

  • Avoir des connaissances budgétaires et comptables souhaitées

Savoir-faire :

  • Appliquer la réglementation et respecter les procédures

  • Savoir organiser et planifier ses activités / Savoir en référer à sa hiérarchie

Savoir être :

  • Autonomie, discernement et sens des initiatives dans l'exercice de ses attributions - Capacité d'adaptation

  • Dynamisme, réactivité, rigueur

  • Capacité à travailler en équipe

  • Disponibilité, conscience professionnelle

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