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Technicien en gestion administrative F/H

Employeur

Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ?

Au premier rang des universités françaises, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels,

122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€.

La diversité des sites permet de proposer aujourd’hui des opportunités de carrière uniques.

AMU recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

Mission

La Direction d'Exploitation du patrimoine immobilier et de la logistique (DEPIL), compte près de 200 agents répartis sur 6 campus : Aix-en-Provence, Luminy, Marseille Centre, Etoile, Timone et le Pharo.

La DEPIL s'articule autour de quatre pôles d'activité :

  • Travaux

  • Logistique

  • Maintenance et Exploitation

  • Système d'impression

Le technicien en gestion administrative et financière réalisera des actes de gestion courante, d'ordre administratif ou financier, dans le respect des règles et des procédures, sur l'ensemble des activités de la DEPIL.
Son activité essentielle s'effectue à l'aide du logiciel SIFAC mis en application actuellement au sein de l'Université.
L'Agent sera amené à être formé sur le logiciel de gestion financière utilisé par l'Université. Il exercera ses activités sous la responsabilité hiérarchique de la Responsable Administrative et Financière de la DEPIL.

Les activités principales sont :

  • Saisir les commandes et effectuer le service fait sur le logiciel comptable SIFAC,

  • Assurer le suivi et la gestion des dépenses

  • Effectuer des extractions pour la synthèse de données financières Effectuer l'analyse des dépenses d'un domaine d'activités de la DEPIL

  • Participer à tout travail d'analyse des dépenses DEPIL

  • Participer à la refacturation de certaines dépenses rattachées à son domaine d'activité Réaliser des opérations de gestion courante, en relation avec le domaine d'activité de la Direction

  • Organiser et alimenter les bases de données

  • Participer à la rédaction de procédures internes à la DEPIL

  • Respecter et faire respecter l'ensemble des procédures

  • Renseigner des tableaux de bord selon les instructions reçues

  • Traiter des informations et des dossiers d'ordre administratif, ou technique et en vérifier la conformité

  • Rédiger des comptes rendus de réunions, et en assurer la diffusion

  • Gérer le courrier, la messagerie et les plannings

  • Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe

  • Organiser le classement d'un fond documentaire, procéder à l'archivage des pièces administratives

  • Répondre aux demandes d'informations des usagers de la structure, des autres services et de l'extérieur

  • Réaliser des documents de synthèse en communication pour répondre à une aide à la décision politique

  • Assurer une veille permanente sur les données propres au domaine de gestion.

L'activité peut entrainer des déplacements sur les différents sites et éventuellement des obligations de continuité de service et/ou des dépassements d'horaires.

Profil

Vous maîtrisez de manière générale les règles et techniques de secrétariat et gestion administrative ?
Votre sens de la communication, votre adaptabilité aux nouveaux logiciel ainsi que votre rigueur administrative seront un atout afin d'assurer votre fonction de gestion administrative et financière.

Compétences clés :

  • Mettre en œuvre des procédures pour collecter, traiter, vérifier, transmettre des informations spécifiques au domaine d'activité

  • Mettre en œuvre des pratiques de contrôle de gestion

  • Savoir communiquer avec les usagers, les responsables de budgets, avec les autres services de l'établissement et avec des structures externes

Ce que nous proposons :

  • Participation aux frais de transports en commun sur l'ensemble du territoire départemental

  • Télétravail possible jusqu'à 2 jours/semaine, selon les nécessités et l'organisation du service à partir de 6 mois d’ancienneté

  • Une prime au-delà des 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires.

  • Selon votre rythme de travail, bénéficiez jusqu’à 50 jours de congés dès la première année puis 58 jours au bout d’un an.

  • Participation Mutuelle à hauteur de 15€ /mois

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