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Chef de cabinet du Doyen-F/H

Employeur

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels,

122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€.

5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France.

Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

Mission

L'UFR de Pharmacie compte environ 2200 étudiants, 107 enseignants-chercheurs (38% hospitalo-universitaires et 62% mono-appartenants) et 70 personnels BIATSS.

Le chef de cabinet travaille en relation étroite avec l'équipe décanale, le/la Responsable Administratif et le Secrétariat Général. II assure l'interface entre le Doyen, les acteurs de la faculté, les différentes instances internes et externes à Aix-Marseille Université ainsi que les étudiants et leurs associations.

ACTIVITES PRINCIPALES :

  • Assure le secrétariat et l'assistance technique, logistique du Doyen, des membres de l'équipe décanale

  • Effectue des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures.

  • Réalisation de toutes tâches administratives liées au bon fonctionnement du cabinet du doyen :

  • Gestion de l'agenda du Doyen en lien avec ses diverses fonctions.

  • Gestion des déplacements du Doyen et de ses vices-doyens,

  • Gestion des communications entrantes du bureau décanal et filtration des messageries

  • Recueil, traitement et diffusion, sous l'autorité du doyen, de l'information nécessaire au bon fonctionnement de l'UFR.

  • Gestion du conseil de la faculté, des Commissions des Personnels Enseignants et de la Commission des études et de la vie universitaire : préparation et envoi des convocations, aide à la préparation des éléments constitutifs des conseils et des éléments à projeter, organisation logistique des instances, diffusion des comptes rendus.

  • Traitement et suivi des distinctions honorifiques.

  • Assurer le suivi de la révision des effectifs hospitalo-universitaires en interface avec le/la responsable administratif sur la campagne d'emploi et le service des enseignants chercheurs hospitalo-universitaire du campus

  • Gestion des relations entre les différentes instances centrales AMU et de la faculté des Sciences médicales et paramédicales

  • Accueil et information des personnels et des étudiants de la faculté ainsi que des interlocuteurs externes.

  • Organisation et prise en charge des aspects logistiques et organisationnels d'évènements divers : remise des diplômes de Pharmassilia, Journée d'Accueil des personnels et étudiants

  • Préparation des éléments de langage pour intervention du doyen

  • Réponse à diverses sollicitations et enquêtes de l'université, de la Conférence Nationale des Doyens et du Ministère.

  • Tenue des registres des réunions institutionnelles. Archivages de tous les actes du Cabinet

Le chef de cabinet travaille sous l'autorité directe du Doyen de l'UFR de Pharmacie.

Profil

COMPETENCES REQUISES :

  • Connaissance générale des techniques de secrétariat et ou/de gestion administrative

  • Nécessité d'une parfaite maîtrise des logiciels bureautiques

  • Connaissance de l'organisation, du fonctionnement et de l'activité de l'établissement

  • Faculté à hiérarchiser et organiser les priorités

  • Autonomie, discernement et sens des initiatives dans l'exercice de ses attributions

  • Capacité d'adaptation

  • Sens aigu du travail en équipe

  • Sens des relations humaines et maîtrise de soi

  • Fiabilité / Rigueur

  • Discrétion et sens de la confidentialité

Le contexte de travail nécessite :

  • Confidentialité

  • Discernement et capacité à prioriser

  • Réactivité

  • Qualités d'écoute et maîtrise de soi

  • Grande disponibilité

Les avantages liés au poste :

  • Participation aux frais de transports en commun sur l'ensemble du territoire départemental

  • Télétravail possible jusqu'à 2 jours/semaine, selon les nécessités et l'organisation du service à partir de 6 mois d’ancienneté

  • Une prime au-delà des 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires

  • Régime indemnitaire pour les titulaires (application du RIFSEEP, versé mensuellement)

  • Selon votre rythme de travail, bénéficiez jusqu’à 50 jours de congés dès la première année puis 58 jours au bout d’un an

  • Participation Mutuelle à hauteur de 15€ /mois

  • Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents

  • L’établissement conventionné par le FIPHFP (Fonds pour l'Insertion des Personnes Handicapées dans la Fonction Publique)

  • Possibilité d’accès à un emplacement parking à proximité

  • Forfait mobilité durable pour l’utilisation d’un cycle sur les trajets domicile-travail

  • Parcours d’accueil et d’intégration pour les nouveaux agents

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