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Gestionnaire administratif et financier - F/H

Employeur

Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ?

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels,

122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€.

5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France.

La diversité des sites permet de proposer aujourd’hui des opportunités de carrière uniques.

Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes".

Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

Mission

ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL : L’IUAR est un institut facultaire de la Faculté de Droit et de Science Politique qui s’appuie sur l’unité de recherche 889 (LIEU). Cette structure comprend une équipe de 13 enseignants et enseignants-chercheurs et une équipe administrative de 4 personnes (une bibliothécaire, une secrétaire de scolarité, un(e) gestionnaire financièr(e), une référente administrative).

L’IUAR et le LIEU intégreront en septembre 2023 l’Institut Méditerranéen de la Ville et des Territoires (IMVT) sur Marseille.

Les activités de l’agent seront partagées entre l’IUAR (40 %) et le LIEU (60 %), il sera en interaction avec le service financier de la FDSP ou la DAF Campus Aix selon les lignes budgétaires.

L’agent entretient des liens fonctionnels avec :

-      L’équipe enseignante et l’équipe administrative (scolarité/bibliothèque) de la structure

-      Le service financier et le service du personnel enseignant de la FDSP

-      La DAF et la DRV – Le pôle budget de la DAF central

MISSIONS ET ACTIVITES PRINCIPALES :

 1 – Elaboration et suivi budgétaire

-        Participer à l’élaboration du budget du LIEU dans le respect du calendrier et renseigner la maquette

-        Analyser et suivre les états de restitution : états budgétaires, états des dépenses, états des recettes, états des missions du LIEU et de l’IUAR

 

2 – Gestion financière :

-        Recenser les besoins d’achats ou de prestation de services

-        Effectuer les demandes de devis et les contrôler

-        Assurer la gestion des demandes d’achats et ordres de mission de la structure (IUAR/LIEU)

-        Saisir les opérations dans SIFAC : commandes d’achat et services faits, engagements et liquidation des ordres de mission

-        Traiter les relances fournisseurs

-        Assurer une veille sur l’évolution de la réglementation comptable et financière et la diffuser au sein de la structure

 

3 – Gestion administrative :

-        Organiser les voyages d’études des étudiants de Master 2

 

4 – Activités associées :

-        Prendre en charge les conventions des stages recherche et les vérifier

-        Préparer les demandes de recrutement des agents contractuels sur crédits recherche

-        Effectuer les actes de gestion pour le paiement des stagiaires recherche

-        Participer à l’organisation d’événements, colloques

-        Participer à la réalisation des évaluations de la structure

-        Aider au montage des convention recherche avec la DRV

 

Positionnement hiérarchique : L’agent est placé sous l’autorité directe du référent administratif ainsi que du Directeur de l’unité de recherche LIEU

Profil

COMPETENCES REQUISES :

Compétences métier :

-      Etre gestionnaire qualifié SIFAC

-      Connaissance des réglementations et procédures de gestion financières et comptable

-      Connaitre le fonctionnement d’un établissement d’enseignement supérieur et son organisation -circuit de décision, procédures-

-      Connaissance générale du fonctionnement administratif et pédagogique d’un institut de formation et d’un laboratoire de recherche

-      Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat

Savoir-faire :

-      Appliquer les règles et procédures liées à la gestion financière et comptable

-      Savoir analyser les données comptables et financières

-      Maitriser les outils de gestion –SIFAC – WEBSIFAC – EXCEL-

-      Maitriser les logiciels de bureautique

-      Savoir utiliser les modes de communication écrits (ENT)

-      Savoir rendre compte et alerter sur les dysfonctionnements

Savoir être :

-      Sens de l’organisation et des priorités relatives aux échéances

-      Capacité d’adaptation, d’autonomie, discernement et sens des initiatives

-      Aptitudes relationnelles, sens de la diplomatie (travail en synergie avec l’ensemble des personnels administratifs et scientifiques)

-      Sens de la discrétion et de la confidentialité

-      Disponibilités liée à des besoins ponctuels

Les avantages liés au poste :

  • Participation aux frais de transports en commun sur l'ensemble du territoire départemental

  • Télétravail possible jusqu'à 2 jours/semaine, selon les nécessités et l'organisation du service à partir de 6 mois d’ancienneté

  • Une prime au-delà des 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires

  • Régime indemnitaire pour les titulaires (application du RIFSEEP, versé mensuellement)

  • Selon votre rythme de travail, bénéficiez jusqu’à 50 jours de congés dès la première année puis 58 jours au bout d’un an

  • Participation Mutuelle à hauteur de 15€ /mois

  • Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents

  • L’établissement conventionné par le FIPHFP (Fonds pour l'Insertion des Personnes Handicapées dans la Fonction Publique)

  • Possibilité d’accès à un emplacement parking à proximité

  • Forfait mobilité durable pour l’utilisation d’un cycle sur les trajets domicile-travail

  • Parcours d’accueil et d’intégration pour les nouveaux agents

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