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Gestionnaire de scolarité - renfort ponctuel - F/H

Employeur

Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ?

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels,

122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€.

5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France.

La diversité des sites permet de proposer aujourd’hui des opportunités de carrière uniques.

Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes".

Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

Mission

MISSIONS ET ACTIVITES PRINCIPALES :

 Il s’agit de renforcer le Service scolarité, dans le cadre d’un surcroit d’activité, mise en place de l’alternance et l’absence d’un agent depuis mars 2021.

 Accueil externe et interne

- Assurer l'information, l'accueil physique et téléphonique des étudiants (informations sur les différentes spécialités, délivrance de dossiers et documents divers, courrier et messagerie…).

- Assurer l'accueil et l'information des intervenants professionnels.

- Réaliser les documents d'information et actualiser l'affichage destiné aux étudiants (plannings des cours, réunions, listes d’émargement…).

 Recrutement :

- Suivi des dossiers de candidatures des étudiants (e-candidat)

Inscriptions Administratives :

- Réalisation des Inscriptions Administratives sur Apogée + éventuelles modifications

- Cartes étudiants site Marseille, Aix et ILOI sur P4P

- Listes étudiants

- Trombinoscopes

 Gestion Administrative :

- Assistance à l’équipe pédagogique, notamment préparation des supports pédagogiques

- Préparation des documents pour le transfert des dossiers universitaires

- Assurer l’interface entre les étudiants et les enseignants chercheurs

Planning

- Modifications ponctuelles des cours sur ADE

- Réservations ponctuelles de salles pour les étudiants

Examens et Concours

 - Affectation des étudiants

- Duplication des sujets

- Constitution des listes d’émargement

- Préparation des salles et de la signalétique

- Contrôle de la présence des étudiants

- Surveillance des étudiants (participation)

- Collecte des notes et saisie des résultats sur Apogée

- Diffusion des relevés de notes aux étudiants

- Diffusion des diplômes

- Archivage des dossiers des étudiants

- Contrôle de l’assiduité des boursiers et suivi de l’assiduité en TD

 Stages et Mémoires

 - Assurer l’administration des stages (IPRO)

- Recueil des sujets et des dossiers des étudiants

 PPT/Projets Professionnels Tutorés

- Gestion des accords-cadres sur l’application FIDES

- Conventions étudiantes (envoi, relance, vérification etc…)

- Réalisation et gestion de l’annuaire des « tuteurs »

- Gestion des échanges enseignants –tuteurs

- Recueil des points attribués par Projet

- Réalisation, mise à jour des listings étudiants

Environnement et contexte de travail :

En relation avec l’ensemble des étudiants, des enseignants et les différents services de l’EJCAM

Placé sous l’autorité de la responsable du service scolarité

Profil

Compétences :

- Connaître l’offre de formation de la composante

- Connaître le fonctionnement de l’EJCAM

- Adaptation rapide aux nouveaux logiciels (Utilisation des applications APOGEE, ADE, P4P, FIDES et IPRO)

- Savoir gérer les priorités et les pics d’activité

- Savoir rendre compte

- Forte capacité à travailler en équipe

- Savoir coopérer avec les autres services de l’EJCAM

- Bon sens du relationnel

- Appliquer les procédures

Les avantages liés au poste :

  • Participation aux frais de transports en commun sur l'ensemble du territoire départemental

  • Télétravail possible jusqu'à 2 jours/semaine, selon les nécessités et l'organisation du service à partir de 6 mois d’ancienneté

  • Une prime au-delà des 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires

  • Régime indemnitaire pour les titulaires (application du RIFSEEP, versé mensuellement)

  • Selon votre rythme de travail, bénéficiez jusqu’à 50 jours de congés dès la première année puis 58 jours au bout d’un an

  • Participation Mutuelle à hauteur de 15€ /mois

  • Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents

  • L’établissement conventionné par le FIPHFP (Fonds pour l'Insertion des Personnes Handicapées dans la Fonction Publique)

  • Possibilité d’accès à un emplacement parking à proximité

  • Forfait mobilité durable pour l’utilisation d’un cycle sur les trajets domicile-travail

  • Parcours d’accueil et d’intégration pour les nouveaux agents

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