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Responsable secrétariat F/H

Employeur

Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ?

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels,

122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€.

5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France.

La diversité des sites permet de proposer aujourd’hui des opportunités de carrière uniques.

Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes".

Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

Mission

ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL :

L’activité de la Direction Générale des Services (DGS) est caractérisée par une large polyvalence de tâches requérant des compétences techniques en matière de gestion administrative et des qualités de rigueur, réactivité, diplomatie et une grande discrétion.

Le secrétariat assiste les membres de la Direction Générale des Services (la Directrice Générale des Services, les quatre Directeurs Généraux Adjoints et la Directrice de la Mission Coordination) et travaille en étroite collaboration avec le cabinet du président et l’ensemble des structures de l’établissement.

Positionnement hiérarchique :

Sous la responsabilité hiérarchique directe de la Directrice de la Mission Coordination, la responsable du secrétariat coordonne l’ensemble de l’activité du secrétariat et encadre deux assistantes de direction.

Organisation générale :

Le ou la responsable du bureau secrétariat assurera l’assistance de la Directrice Générale des Services et de la Directrice de la Mission Coordination.
Les assistantes de directions prendront en charge l’assistanat des Directeurs adjoints. Les tâches de secrétariat et de communication seront réparties entre les agents garantissant ainsi un maintien de la continuité de service en cas d’absence.

Contraintes de services :

Assurer une continuité de service au sein du secrétariat

MISSIONS ET ACTIVITES PRINCIPALES :

Management :

-       Encadrer et Animer une équipe de deux agents composant le secrétariat de la Direction Générale des Services

-       Piloter l’activité du service, prioriser et répartir les tâches

Secrétariat :

-       Accueillir, informer et orienter les interlocuteurs internes et externes (filtrage des appels téléphoniques, prise de messages, transmission des demandes, mails, pause-café des invités) 

-       Gérer le courrier (tri, réorientation, enregistrement) et les parapheurs

-       Organiser les réunions internes et externes, déplacements des membres de la Direction et des agents rattachés à la DGS : réservations transport, hébergement et restauration, réservation de salles, commandes, lien avec la DEPIL et les sites pour tous les événements organisés par la Direction Générale 

-       Organiser les réunions et rdv en mode distanciel (maîtrise des outils de visioconférence : Skype, Zoom)

-       Elaborer et mettre à jour un ensemble d’outils cadres de l’activité (répertoires, organigrammes, calendriers)

-       Gérer la documentation (mise à jour des espaces partagés, méthode de classement, archivage) 

-       Assurer le support bureautique de la direction (fonctionnalités outlook, word, excell, PPT)

-       Gérer l’administration du personnel de la direction (tableaux de bord congés, maladies)

-       Gérer et suivre les opérations de dépenses et des ordres de mission

Assistanat :

-         Gérer les agendas notamment l’agenda de la Directrice Générale des Services

-         Préparer des fonds de dossier avant les réunions

-         Rédiger des supports de communication interne (rapports, comptes rendus, notes…) ,

-         Mettre en forme des documents et des dossiers structurants

-         Gérer l’archivage matériel et numérique des documents de la DGS (dossiers ; courriers ; notes)

-         Gérer le process de signature électronique

Communication :

-         Mettre en forme et préparer la diffusion des informations et des actualités de la DGS

-         Mettre à jour des documents de communication

-         Réaliser des outils de communication interne

-         Coordonner la distribution et la mise en ligne des documents

-         Participer au réseau des communicants piloté par la Direction de la Communication

-         Travailler en collaboration avec la Direction de la Communication concernant la charte graphique de la DGS

Profil

Les avantages liés au poste :

  • Participation aux frais de transports en commun sur l'ensemble du territoire départemental

  • Télétravail possible jusqu'à 2 jours/semaine, selon les nécessités et l'organisation du service à partir de 6 mois d’ancienneté

  • Une prime au-delà des 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires

  • Régime indemnitaire pour les titulaires (application du RIFSEEP, versé mensuellement)

  • Selon votre rythme de travail, bénéficiez jusqu’à 50 jours de congés dès la première année puis 58 jours au bout d’un an

  • Participation Mutuelle à hauteur de 15€ /mois

  • Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents

  • L’établissement conventionné par le FIPHFP (Fonds pour l'Insertion des Personnes Handicapées dans la Fonction Publique)

  • Possibilité d’accès à un emplacement parking à proximité

  • Forfait mobilité durable pour l’utilisation d’un cycle sur les trajets domicile-travail

  • Parcours d’accueil et d’intégration pour les nouveaux agents

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