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Adjoint en gestion administrative F/H

Employeur

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels,

122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. 5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France.

Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

Mission

Sous l'autorité du Directeur administratif du SUIO, l'agent intervient dans la gestion des actes administratifs et financiers et la gestion courante du service.

  • Assurer le secrétariat de direction du service :

-Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes à la direction du service,

-Gérer l'agenda du Directeur administratif, contrôler les échéances, répondre aux sollicitations,

-Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports ... ), les reproduire et les diffuser,

-Traiter et diffuser des informations relatives à la direction concernant le service,

-Suivre les dossiers reliés directement à la direction du service et relancer les interlocuteurs concernés,

-Aider à la gestion du conseil de gestion et les réunions plénières du service (envoi convocations et documents, organisation logistique, prises de notes),

-Gérer les archives de la direction,

-Collecter et actualiser les données juridiques : suivi de conventions existantes, rédaction d'avenant, rédaction de nouvelles conventions de partenariat, etc.

  • Participer à la gestion financière du service, en appui à l'assistante en gestion financière :

-Recenser les besoins et proposer en accord avec la direction des achats ou commandes, demander des devis aux fournisseurs,

-Collecter et contrôler les pièces justificatives relatives aux dépenses dans le respect des procédures,

-Assister le Chef de projet PANORAMA dans la préparation du bilan technique et du bilan financier en lien avec la Direction des Affaires Financières : préparation alimentation des tableaux d'indicateurs, actualisation du budget prévisionnel, relance des partenaires, préparation des courriers auprès de la CDC, centralisation des justificatifs des opérations comptables et/ou financières, etc.

  • Participer à la gestion de la commission césure

-Assurer le secrétariat et la relation inter-service pour la commission césure,

-Gérer l'organisation de la commission (fixer sa date, convoquer les membres, recueillir les dossiers et les mettre à disposition des membres de la commission),

-Préparer les documents de travail pour la commission, transmettre aux composantes les avis émis,

-Suivre les demandes de recours.

  • Apporter un appui aux pôles

-Assister l'équipe en charge de la gestion logistique de manifestations sur le site d'Aix (CUBE) et occasionnellement à Marseille.

Profil

Vous avez de l'expérience en analyse de statistique et gestion administrative,

Vous avez une connaissance générale en comptabilité, gestion financière, achat public / marché public,

Vous maîtrisez l'environnement numérique, les outils de gestion financière et comptable (exemple : SIFAC/ARES et/ou CHORUS), ainsi que les outils bureautiques,

Vos qualités d'organisation, votre rigueur, votre sens du relationnel, ainsi que votre connaissance du fonctionnement ainsi que de la réglementation de l'enseignement supérieur, et notamment sur le territoire Région Sud seront un atout pour le poste.

Les avantages liés au poste :

  • Participation aux frais de transports en commun sur l'ensemble du territoire départemental

  • Télétravail possible jusqu'à 2 jours/semaine, selon les nécessités et l'organisation du service à partir de 6 mois d’ancienneté

  • Une prime au-delà des 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires

  • Régime indemnitaire pour les titulaires (application du RIFSEEP, versé mensuellement)

  • Selon votre rythme de travail, bénéficiez jusqu’à 50 jours de congés dès la première année puis 58 jours au bout d’un an

  • Participation Mutuelle à hauteur de 15€ /mois

  • Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents

  • L’établissement conventionné par le FIPHFP (Fonds pour l'Insertion des Personnes Handicapées dans la Fonction Publique)

  • Possibilité d’accès à un emplacement parking à proximité

  • Forfait mobilité durable pour l’utilisation d’un cycle sur les trajets domicile-travail

  • Parcours d’accueil et d’intégration pour les nouveaux agents

Salaire net : 1417,26€ par mois, avec si besoin possibilité de renouvellement du contrat.

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