Gestionnaire de scolarité - Pôle accueil - F/H

Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ?

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. 5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France. La diversité des sites permet de proposer aujourd’hui des opportunités de carrière uniques. Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes". Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

AMU en vidéo : https://youtu.be/7-Hrtn-l2Qk

La Faculté de droit et de science politique d'Aix-Marseille Université accueille chaque année environ 11000 étudiants sur ses trois sites : Aix-en-Provence (9000), Marseille (1800) et Arles (220).

Organisée autour de services centraux d'appui, d'Institut facultaire et de recherche, elle a pour mission principale de former les étudiants et les préparer aux diplômes.

Le service scolarité est composé de plus de 30 agents sur les 3 sites, il est en charge de l'accompagnement des étudiants tout au long de leur cursus.

Placé sous la responsabilité du responsable du service, l'agent assure les missions suivantes :

MISSIONS ET ACTIVITES PRINCIPALES :

Accueil physique et téléphonique de qualité, permettant de répondre dans les meilleures conditions aux attentes des usagers.

 Organisation de l'année universitaire :

• Organisation et suivi des inscriptions administratives et pédagogiques des étudiants sur le logiciel APOGEE.

• Suivi des conventions de stage sur l'application IPRO

• Assurer l'affichage à l'attention des étudiants

• Assurer la reprographie de documents administratifs et pédagogiques

• Gérer le courrier du pôle

• Traitement des mails

• Editer et remettre à l'usager des documents

COMPETENCES ET CONNAISSANCES :

Connaissances :

• Connaissance du fonctionnement des Universités

• Techniques de secrétariat (gestion courriers, courriels, archivage...)

• Techniques d'accueil physique et téléphonique

• Outils bureautique (word, excel, aisance avec utilisation d'internet)

• Connaissance des plateformes de gestion de la scolarité

Compétences métier :

• Réception et prise en charge des messages

• Accueil du public

• Enregistrement, classement, distribution de documents

• Rédaction de messages simples

• Savoir rendre compte

Compétences comportementales :

• Rigueur, maitrise de soi et sens du service public

• Sens relationnel, courtoisie

• Travail en équipe, autonomie

• Disponibilité et confidentialité

Contraintes liées au poste : être disponible lors des pics d'activité (rentrée, inscriptions, examens) et aux horaires d'ouverture du public.

Les avantages AMU :

• Participation aux frais de transports en commun sur l'ensemble du territoire départemental

• Télétravail possible jusqu'à 2 jours/semaine, selon les nécessités et l'organisation du service à partir de 6 mois d’ancienneté

• Une prime au-delà des 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaire

• Selon votre rythme de travail, bénéficiez jusqu’à 50 jours de congés dès la première année puis 58 jours au bout d’un an

• Participation Mutuelle à hauteur de 15€ /mois

• Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents

• L’établissement conventionné par le FIPHFP (Fonds pour l'Insertion des Personnes Handicapées dans la Fonction Publique)

• Possibilité d’accès à un emplacement parking à proximité

• Forfait mobilité durable pour l’utilisation d’un cycle sur les trajets domicile-travail

• Parcours d’accueil et d’intégration pour les nouveaux agents