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Assistant polyvalent au cabinet du président F/H

Employeur

Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ?

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€.
5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France.
La diversité des sites permet de proposer aujourd’hui des opportunités de carrière uniques.
Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes".
Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

Mission

Au sein du cabinet du Président d'AMU, composé de cinq personnes (un chef de cabinet, trois assistantes, une gestionnaire, le chauffeur du président), nous recherchons un assistant polyvalent F/H.

Pour l’assistanat des Vice-Présidents rattachés au Président :

  • Gestion des agendas

  • Gestion de boites mails

  • Envoi d’invitation par mail et envois postaux et suivi des réponses

  • Rédaction, préparation de courriers et mise en forme de documents

  • Préparation de notes de synthèse, de dossiers et de réunions

  • Gestion des devis, commandes et gestion de la procédure d’achat selon les règles internes à l’établissement (déplacements…) – y compris pour les Vice-Présidents rattachés au Président

  • Mise à jour de listings

  • Soutien logistique (réservation de salle…)

  • Accueil téléphonique

  • Archivage numérique et papier

Pour le Cabinet du Président :

  • Enregistrement du courrier du Président

  • Assister le président dans l'organisation quotidienne de son travail

  • Lui fournir avant, et le cas échéant pendant, ses entretiens et réunions, l'ensemble des éléments qui lui sont nécessaires

  • Analyser et traiter les informations entrantes, les transmettre selon l'urgence et la priorité

  • Rédiger des courriers et des notes, suivre certains dossiers, classer les documents

  • Préparer les dossiers du président pour ses RDV et réunions et notamment les réunions de gouvernance : recueillir les informations nécessaires et les documents pertinents, les reproduire, saisir l'ordre du jour

  • Rédiger, saisir et mettre en forme des documents divers (courriers, présentations, rapports, textes stratégiques…), les reproduire, les diffuser

  • Gérer le courrier, la messagerie

  • Recueillir, traiter et faciliter la circulation de l’information au sein du cabinet et en lien avec les services centraux et les composantes

  • Assurer l’organisation matérielle et logistique de réunions, séminaires et colloques

  • Organiser et alimenter les bases de données

  • Assurer le suivi de certains dossiers orientés au cabinet en raison de leur nature ou des sujets traités et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés

  • Contribuer à la tenue et à la fiabilité de l’agenda du président

  • Assurer l’accueil physique et téléphonique

Positionnement hiérarchique :

Sous l’autorité du Chef de cabinet

Contexte :

Il travaille en lien étroit avec la direction générale des services.

Les personnels affectés au cabinet sont soumis à des règles strictes de confidentialité et doivent faire preuve de disponibilité.
Le cabinet est un service ouvert sans interruption du 1er janvier au 31 décembre, du lundi au vendredi, de 8h30 à 18h30 et 18h00 pour le vendredi.

L'assistant doit assurer en alternance les permanences du cabinet en soirée et pendant les périodes de vacances scolaires.

Profil

Compétences clés :

  • Connaissance générale des techniques de secrétariat et/ou de gestion administrative

  • Maîtriser les techniques de communication écrite et orale

  • Rédiger des notes synthétiques

  • Trier, hiérarchiser et transmettre les informations

  • Connaître les techniques et règles de gestion d’agenda et de classement et d’archivage

  • Analyser et gérer les demandes d’information

  • Comprendre les enjeux et hiérarchiser les priorités

  • Gérer la confidentialité des informations, des documents et des données

  • Travailler en équipe et en relation partenariale

  • Maîtriser les outils bureautiques (Pack Office, Outlook, iCloud…)

  • Maitrise Gestion Financière & SIFAC

  • Autonomie, discernement et sens des initiatives dans l'exercice de ses attributions

Les avantages liés au poste :

  • Participation aux frais de transports en commun sur l'ensemble du territoire départemental

  • Télétravail possible jusqu'à 2 jours/semaine, selon les nécessités et l'organisation du service à partir de 6 mois d’ancienneté

  • Une prime au-delà des 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires

  • Selon votre rythme de travail, bénéficiez jusqu’à 50 jours de congés dès la première année puis 58 jours au bout d’un an

  • Participation Mutuelle à hauteur de 15€ /mois

  • Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents

  • L’établissement conventionné par le FIPHFP (Fonds pour l'Insertion des Personnes Handicapées dans la Fonction Publique)

  • Possibilité d’accès à un emplacement parking à proximité

  • Forfait mobilité durable pour l’utilisation d’un cycle sur les trajets domicile-travail

  • Parcours d’accueil et d’intégration pour les nouveaux agents

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