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Assistant en gestion administrative - F/H

Employeur

Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ?

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels,

122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€.

5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France.

La diversité des sites permet de proposer aujourd’hui des opportunités de carrière uniques.

Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes".

Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

Mission

Activités principales

Suivi administratif des dossiers de personnels contractuels et doctorants rattachés au laboratoire

Prise en charge des aspects administratifs de l'organisation des colloques et des diverses activités du centre de recherche (GREDIAUC)

Accompagnement dans le montage des dossiers de recherche de subvention et de candidature à des financements sur projet

Aide à la création et à la gestion du site internet du centre de recherche GREDIAUC et animation des réseaux sociaux

Gestion administrative des diplômes adossés au GREDIAUC

Gestion pédagogique

Gérer la campagne de candidature

Assurer l'information et l'accueil des étudiants sur les questions relatives à l'organisation des examens

Organiser les enseignements à distance chaque fois que la modalité est retenue par un enseignant pour sa séance de cours - Élaborer les calendriers d'examen

Garantir les étapes relatives à la demande, la réception et l'impression des sujets d'examen

Veiller à la préparation matérielle des épreuves et garantir son bon déroulement

Assurer la collecte et le retour des copies, opérer l'ensemble des vérifications requises - Transmission des notes à la scolarité

Préparer les délibérations du jury

Editer les procès-verbaux, en vérifier la cohérence

Organiser les sessions de rattrapage

Assurer la gestion et le suivi des étudiants en situation spécifique

Gestion administrative

Assurer l'accueil, l'information, l'orientation des étudiants ou des futurs étudiants et de tout usager ou invité

Gérer les demandes des enseignants-chercheurs

Accompagner le montage des dossiers de financement pour les manifestations et projets scientifiques et le montage des dossiers de candidature à des appels à projets de recherche

Gérer les aspects matériels des dossiers d'évaluation des mentions droit immobilier et droit notarial et du centre de recherche (GREDIAUC) - Gérer les aspects comptables et financiers des manifestations du GREDIAUC

Assurer le suivi du traitement administratif, comptable et financier de l'activité du centre de recherche

Gérer les demandes des étudiants, en assurer le suivi, les transmettre aux intervenants et services concernés

Assurer la communication des informations à destination des étudiants et enseignants par l'ensemble des supports requis

Réaliser la reprographie et l'édition des documents administratifs à destination des étudiants

Gérer les conventions de stage, ainsi que leur suivi et assurer l'information des étudiants

Gérer les emplois du temps

Profil

Positionnement hiérarchique : sous l'autorité hiérarchique des directeurs du GREDIAUC

Connaissance savoir :

Connaissance des statuts et procédures applicables aux personnels enseignants-chercheurs

Savoir utiliser les outils de bureautique WINDOWS OFFICE

Savoir utiliser les outils de réunion à distance (ZOOM, SKYPE TEAMS...).

Maîtrise du logiciel E-candidat

Connaissance de SIFAC et de l'outil ADE

Savoir-faire :

Traitement de fond des dossiers confiés

Exigence de qualité

Réactivité

Savoir être :

Rigueur

Qualités d'organisation, autonomie dans la hiérarchisation des priorités

Sens relationnel

Sens du travail en équipe

Discrétion, respect du devoir de réserve

Respect de la hiérarchie/loyauté

S'agissant de la gestion administrative des diplômes, les rapports avec les étudiants et les personnels enseignants titulaires comme vacataires sont nombreux et essentiels au bon fonctionnement du service. Ils doivent donc être traités avec une particulière attention.

S'agissant de la gestion administrative des aspects « recherche » , l'accompagnement des enseignants chercheurs dans le montage de manifestations scientifiques et de projets de recherche, ainsi que la préparation de dossiers de demandes de subventions ou des dossiers de candidature à des financements sur projet de recherche font partie des missions élémentaires de l'agent.

De manière générale, tant en matière de recherche que d'enseignement, l'agent recruté sera activement impliqué dans la constitution des dossiers d'évaluation du centre de recherche (GREDIAUC) et des mentions Droit immobilier et Droit notarial (HCERES ou tout autre organisme local, national ou international).

Les avantages liés au poste :

  • Participation aux frais de transports en commun sur l'ensemble du territoire départemental

  • Télétravail possible jusqu'à 2 jours/semaine, selon les nécessités et l'organisation du service à partir de 6 mois d’ancienneté

  • Une prime au-delà des 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires

  • Régime indemnitaire pour les titulaires (application du RIFSEEP, versé mensuellement)

  • Selon votre rythme de travail, bénéficiez jusqu’à 50 jours de congés dès la première année puis 58 jours au bout d’un an

  • Participation Mutuelle à hauteur de 15€ /mois

  • Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents

  • L’établissement conventionné par le FIPHFP (Fonds pour l'Insertion des Personnes Handicapées dans la Fonction Publique)

  • Possibilité d’accès à un emplacement parking à proximité

  • Forfait mobilité durable pour l’utilisation d’un cycle sur les trajets domicile-travail

  • Parcours d’accueil et d’intégration pour les nouveaux agents

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