Adjoint en gestion de scolarité - diplôme d'établissement - F- H

Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ?

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. 5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France. La diversité des sites permet de proposer aujourd’hui des opportunités de carrière uniques. Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes". Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

AMU en vidéo : https://youtu.be/7-Hrtn-l2Qk

ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL :

L'UMFCS (Unité Mixte de Formation Médicale Continue en Santé) est une plate-forme de services destinée à porter les différentes offres de formation continue diplômante et non diplômante de FSMPM (Faculté des Sciences Médicales et Paramédicales) et de l'UFR de Pharmacie.

MISSIONS ET ACTIVITÉS PRINCIPALES :

• Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine de la scolarité en formation initiale et en

• formation continue non financée (contrats)

• Accueillir, informer, orienter les étudiants dans le cadre des diplômes d'établissement (gestion d'un portefeuille

• d'une cinquantaine diplômes),

• Contrôler la validité et l'exhaustivité des dossiers sur la plateforme de dématérialisation e-candidat et assurer

• l'inscription administrative dans l'outil Apogée,

• Collecter les demandes d'exonération en vue du traitement par la responsable du bureau,

• Établir et assurer le suivi des contrats de l’École de médecine,

• Collationner les chèques et pièces justificatives après inscription, pour le régisseur de scolarité,

• Gérer le cursus des étudiants, de l'inscription aux résultats, en respectant la règlementation générale et les

• modalités de contrôle des connaissances,

• Contrôler et assurer le suivi des conventions de stage,

• Gérer les examens : convocations, listes d'émargement, PV, copies...

• Gérer le retour des PV d'examen (vérification et saisie des PV d'examen, édition et envoi des attestations de

• réussite, faire éditer les diplômes),

• Classer et archiver les documents et informations.

Positionnement hiérarchique :

Sous la responsabilité d'un chef de bureau et sous l'autorité de la responsable administrative de I'UMFCS.

Savoir :

• Connaître les techniques de gestion administrative et de secrétariat,

• Connaître l'offre de formation,

• Connaître la règlementation,

• Connaître les structures, services et leur fonctionnement,

• Connaître l'étendue de ses missions.

• Savoir-Faire :

• Maîtriser les logiciels bureautiques courants : Word, Excel,

• Maîtriser l'application Apogée,

• Savoir utiliser la messagerie électronique et internet,

• Savoir organiser et planifier ses activités et en rendre compte,

• Utiliser tes méthodes de communication écrites et orales,

Savoir-Etre :

• Savoir travailler en équipe et en autonomie,

• Faire preuve d'initiative, d'autonomie dans la réalisation des activités confiées et savoir en rendre compte,

• Avoir un sens aigu de l'accueil et du service public,

• Posséder des aptitudes relationnelles avec le public et avec son environnement professionnel

• Avoir le sens de la rigueur et des priorités

Les avantages AMU :

• Participation aux frais de transports en commun sur l'ensemble du territoire départemental

• Télétravail possible jusqu'à 2 jours/semaine, selon les nécessités et l'organisation du service à partir de 6 mois d’ancienneté

• Une prime au-delà des 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaire

• Selon votre rythme de travail, bénéficiez jusqu’à 50 jours de congés dès la première année puis 58 jours au bout d’un an

• Participation Mutuelle à hauteur de 15€ /mois

• Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents

• L’établissement conventionné par le FIPHFP (Fonds pour l'Insertion des Personnes Handicapées dans la Fonction Publique)

• Possibilité d’accès à un emplacement parking à proximité

• Forfait mobilité durable pour l’utilisation d’un cycle sur les trajets domicile-travail

• Parcours d’accueil et d’intégration pour les nouveaux agents