Chargé de projet dématérialisation F/H

Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ?

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. 5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France. La diversité des sites permet de proposer aujourd’hui des opportunités de carrière uniques. Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes". Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

AMU en vidéo : https://youtu.be/7-Hrtn-l2Qk

Le chargé de projet dématérialisation travaille en étroite collaboration avec la chargée de modernisation et se situe à l’interface entre les référents « métier », les directions opérationnelles impliquées dans les processus et les développeurs informatiques. Il contribue à l’optimisation des processus induisant une augmentation de la qualité et un gain de temps de traitement et d’efficacité pour tous les acteurs.

Les impacts attendus pour AMU sont en premier lieu une baisse de l’usage du papier, une suppression du risque de perte de documents et une valorisation des missions à forte valeur ajoutée pour les opérationnels concernés.

La démarche de dématérialisation est essentielle pour fluidifier les processus administratifs de l’établissement. Elle nécessite un accompagnement important des structures sur les changements profonds dans la façon de travailler : en cela, elle porte des enjeux forts en matière d’amélioration continue. Le chargé de projet dématérialisation inscrit ainsi pleinement ses missions et actions dans la stratégie globale de la direction, ses missions d’accompagnement des structures de l’établissement dans la conduite du changement

Activités principales :

• Accompagner la transformation numérique administrative d’AMU

• Participer à la mise en production des outils AMU-parapheur et AMU-Sign, assurer le suivi des certificats de signature électronique 

• Modéliser et optimiser les processus, à travers l’animation d’ateliers menés en coopération avec les référents métiers des processus priorisés

• Rendre compte régulièrement aux référents de l’avancée du développement des outils, à travers des réunions de présentation

• Assurer les phases de test des applications, en lien avec les structures impliquées dans les processus

• Former les utilisateurs des outils

• Assurer le suivi de la maintenance évolutive

• Animer le club des utilisateurs des applications, dans le cadre de la démarche d’amélioration continue, en vue de la montée en version des processus dématérialisés dans les applications

• Assurer le suivi d'exploitation de l’application (assistance aux utilisateurs, suivi des dysfonctionnements et de la maintenance corrective)

Positionnement hiérarchique

Le chargé de projet dématérialisation travaillera au sein de l’équipe de la direction de l’amélioration continue DAC, et en étroite collaboration avec le chef du programme Essentiel et les directions support (direction des ressources humaines, direction du numérique, Direction de la communication), les chefs de projets, ainsi que les responsables de domaines Métier.

Vous avez connaissance des processus et méthodes de gestion de projet (planning, budget, indicateurs)

Vous êtes au fait de méthodes en conception / reconception de process, de services, (analyse de besoins ; value management), conception / amélioration des organisation (Lean management)

Vous faites preuve de qualités relationnelles et de communication afin d’assurer une collaboration efficace

Votre rigueur et votre autonomie vous permettent de gérer les aspects d’un projet (délai, coût, qualité...).

Enfin, vous avez un esprit d’anticipation et d'adaptation.

Les avantages AMU :

• Participation aux frais de transports en commun sur l'ensemble du territoire départemental

• Télétravail possible jusqu'à 2 jours/semaine, selon les nécessités et l'organisation du service à partir de 6 mois d’ancienneté

• Une prime au-delà des 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaire

• Selon votre rythme de travail, bénéficiez jusqu’à 50 jours de congés dès la première année puis 58 jours au bout d’un an

• Participation Mutuelle à hauteur de 15€ /mois

• Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents

• L’établissement conventionné par le FIPHFP (Fonds pour l'Insertion des Personnes Handicapées dans la Fonction Publique)

• Possibilité d’accès à un emplacement parking à proximité

• Forfait mobilité durable pour l’utilisation d’un cycle sur les trajets domicile-travail

• Parcours d’accueil et d’intégration pour les nouveaux agents