GESTIONNAIRE DE SCOLARIT2 ( F - H )

Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ?

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. 5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France. La diversité des sites permet de proposer aujourd’hui des opportunités de carrière uniques. Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes". Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

AMU en vidéo : https://youtu.be/7-Hrtn-l2Qk

Le/la gestionnaire de scolarité a pour missions d’exécuter des actes administratifs et de gestion courante dans le

domaine de la scolarité, d’informer et d’orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes et de

recueillir, traiter et faciliter la circulation de l’information au sein du service.

Activités principales :

• Gérer et suivre le cursus des étudiants de 1ere et 6eme année

• Accueillir, informer et aiguiller les étudiants dans leurs démarches, en présentiel ou par téléphone.

• Traitement des demandes d’annulation d’inscription, production d’attestations, de relevés de notes, de courriers divers, rédaction de mails, édition des cartes étudiants et des certificats de scolarité …

• Préparer et gérer les inscriptions pédagogiques et les résultats sous logiciel.

• Préparer les localisations de postes hospitaliers avec l'AP/HM et l'assesseur aux enseignements hospitaliers.

• Gérer et assurer le suivi des stages hospitaliers via l’application GSM.

• Préparer les examens de 1ère et 2èmes sessions ainsi que des examens classants PASS/LAS et des EDN (examens écrits, ECOS ...)

• Contrôler l'assiduité des étudiants aux séances d'enseignements obligatoires et préparer les commissions d’absences.

• Participer à la surveillance de la PASS ainsi qu’aux ECNi (Epreuves Classantes Nationales Informatisées) et EDN et tout examen organisé par le service scolarité de SMPM.

• Assurer le relais entre l’équipe pédagogique, le département de médecine et les étudiants.

• Toute mission demandée par le chef de service en rapport avec les missions du service scolarité

Activités secondaires : Participation aux évènements de l’UFR (examens, élections…)

Positionnement hiérarchique : sous l’autorité hiérarchique de la responsable du service de la scolarité, et du chef

de bureau du 1er et 2eme cycle

Connaissance, savoir :

• Maîtrise des modes de communications écrites et orales.

• Maîtrise des techniques de gestion administratives et d’accueil

• Connaissance générale de l’enseignement supérieur

• Connaissance appréciée de la règlementation des études de santé (R1C, Passerelle,)

Savoir-faire :

• Maîtrise des outils de bureautiques courants : World, Excel, Powerpoint, messagerie

• Maîtrise du logiciel métier APOGEE et des applications Etudes en France, Parcoursup, E-candidat

• Savoir gérer ses missions en tenant compte des plannings et calendriers contraints

Savoir être :

• Faire preuve d’adaptabilité, de réactivité et de rigueur

• Capacité à travailler en équipe

• Aptitudes relationnelles avec le public et dans l’environnement professionnel, notamment maîtrise de soi

• Discrétion professionnelle

• Sens de l’organisation et des priorités

• Savoir informer sa hiérarchie et rendre compte

ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL :

La Faculté des Sciences Médicales et ParaMédicales accueille 16.000 étudiants.

L’essentiel de la mission se situe sur le site Timone mais de façon ponctuelle l’agent.e peut être amené à se déplacer sur le site Nord

Le service de la scolarité est composé d’une vingtaine d’agents organisé en open space. Le bureau du 1er et 2ème cycle de médecine est lui-même composé de 4 agents placés sous l’autorité hiérarchique du chef de bureau.

Le poste implique des contraintes de présence (périodes d’inscription, préparation des examens et examens)

Les avantages AMU :

• Participation aux frais de transports en commun sur l'ensemble du territoire départemental

• Télétravail possible jusqu'à 2 jours/semaine, selon les nécessités et l'organisation du service à partir de 6 mois d’ancienneté

• Une prime au-delà des 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaire

• Selon votre rythme de travail, bénéficiez jusqu’à 50 jours de congés dès la première année puis 58 jours au bout d’un an

• Participation Mutuelle à hauteur de 15€ /mois

• Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents

• L’établissement conventionné par le FIPHFP (Fonds pour l'Insertion des Personnes Handicapées dans la Fonction Publique)

• Possibilité d’accès à un emplacement parking à proximité

• Forfait mobilité durable pour l’utilisation d’un cycle sur les trajets domicile-travail

• Parcours d’accueil et d’intégration pour les nouveaux agents