L'Institut de Management Public et Gouvernance Territoriale (IMPGT) est la seule unité de formation et de recherche en management public en France. Au sein du secteur droit et science politique d'Aix-Marseille Université, I'IMPGT forme les futurs managers au service de la performance des systèmes publics. Orientée sur une approche pluridisciplinaire (droit, économie, gestion), élargie aux sciences sociales et appliquée au secteur non marchand, l'offre de formation, confortée par une recherche dynamique en management public, est ouverte aux étudiants en formation initiale et continue. Elle s'étend de la licence d'administration publique, parcours management public, à différents masters couvrant plusieurs champs de spécialisation (Administrations & collectivités territoriales, Sanitaire & médico-social, Culture, Communication, Marketing et Attractivité territoriale, Qualité - gestion des risques et développement) ainsi qu'au master recherche pouvant déboucher sur le doctorat en sciences de gestion.
L'agent prendra en charge une partie des activités financières de l'UFR IMPGT et de son laboratoire de recherche CERGAM. Il réalisera les opérations de gestion courante sur SIFAC (achats, facturations) et sera en charge de l'organisation des déplacements des missionnaires (OM, FCM) des centres financiers de son portefeuille.
Le profil recherché doit démontrer des capacités sur les outils financiers, un excellent relationnel, des capacités de travail en autonomie et en équipe, une appétence pour la polyvalence et une rigueur dans l'organisation de son travail.
Activités principales :
Gestion financière :
Vérifier la régularité juridique, comptable et financière des opérations financières - Analyser les demandes d'achats et obtenir les devis nécessaires
Procéder à la demande de création des fournisseurs, clients et agents dans SIFAC
Procéder à l'engagement et la création des commandes sur SIFAC, effectuer le service fait
Classer et archiver les pièces et justificatifs des opérations financières et comptables
Suivre les états de restitution : états des dépenses (reste à livrer, reste à facturer)
Traiter en collaboration avec l’agence comptable (service facturier) les opérations de régularisation dans SIFAC (workflows, soldes des commandes)
Assurer la continuité du service en cas d'absence du collègue gestionnaire et effectuer des factures de vente (recettes) ponctuellement
Veille règlementaire
Gestion des missions, déplacements, réceptions :
Prendre en charge les demandes d'ordre de mission, et assister les agents dans leurs demandes
Procéder aux opérations de saisie des frais de déplacements et d'hébergements, de la création agent jusqu’à la liquidation pour les personnels de I'IMPGT-CERGAM et intervenants extérieurs
Prendre en charge les titres de transport et procéder aux réservations d'hôtel
Réservations des billets et hôtels sur la plateforme du prestataire (FCM) en On-line et Off-line
Gestion des réservations complexes et réservations de groupe
Être l'interlocuteur privilégié du titulaire de marché, du prestataire et éventuels ses sous-traitants
Missions transverses :
Participer à l'organisation et la mise en place des événements organisés par I'IMPGT et le CERGAM (colloques, séminaires, forums)
Positionnement hiérarchique :
L'agent exerce ses fonctions sous l'autorité du Doyen et du Directeur administratif. Ce poste a une dimension relationnelle avec de nombreux interlocuteurs : fournisseurs, intervenants et autres services centraux de l'université (AC, DAF, DCP).
