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Gestionnaire financier missions et réceptions F/H

Employeur

Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ?

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels,

122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€.

5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France.

La diversité des sites permet de proposer aujourd’hui des opportunités de carrière uniques.

Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes".

Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

Mission

L'Institut de Management Public et Gouvernance Territoriale (IMPGT) est la seule unité de formation et de recherche en management public en France. Au sein du secteur droit et science politique d'Aix-Marseille Université, I'IMPGT forme les futurs managers au service de la performance des systèmes publics. Orientée sur une approche pluridisciplinaire (droit, économie, gestion), élargie aux sciences sociales et appliquée au secteur non marchand, l'offre de formation, confortée par une recherche dynamique en management public, est ouverte aux étudiants en formation initiale et continue. Elle s'étend de la licence d'administration publique, parcours management public, à différents masters couvrant plusieurs champs de spécialisation (Administrations & collectivités territoriales, Sanitaire & médico-social, Culture, Communication, Marketing et Attractivité territoriale, Qualité - gestion des risques et développement) ainsi qu'au master recherche pouvant déboucher sur le doctorat en sciences de gestion.

L'agent prendra en charge une partie des activités financières de l'UFR IMPGT et de son laboratoire de recherche CERGAM. Il réalisera les opérations de gestion courante sur SIFAC (achats, facturations) et sera en charge de l'organisation des déplacements des missionnaires (OM, FCM) des centres financiers de son portefeuille.

Le profil recherché doit démontrer des capacités sur les outils financiers, un excellent relationnel, des capacités de travail en autonomie et en équipe, une appétence pour la polyvalence et une rigueur dans l'organisation de son travail.

Activités principales :

Gestion financière :

Vérifier la régularité juridique, comptable et financière des opérations financières - Analyser les demandes d'achats et obtenir les devis nécessaires

Procéder à la demande de création des fournisseurs, clients et agents dans SIFAC

Procéder à l'engagement et la création des commandes sur SIFAC, effectuer le service fait

Classer et archiver les pièces et justificatifs des opérations financières et comptables

Suivre les états de restitution : états des dépenses (reste à livrer, reste à facturer)

Traiter en collaboration avec l’agence comptable (service facturier) les opérations de régularisation dans SIFAC (workflows, soldes des commandes)

Assurer la continuité du service en cas d'absence du collègue gestionnaire et effectuer des factures de vente (recettes) ponctuellement

Veille règlementaire

 

Gestion des missions, déplacements, réceptions :

Prendre en charge les demandes d'ordre de mission, et assister les agents dans leurs demandes

Procéder aux opérations de saisie des frais de déplacements et d'hébergements, de la création agent jusqu’à la liquidation pour les personnels de I'IMPGT-CERGAM et intervenants extérieurs

Prendre en charge les titres de transport et procéder aux réservations d'hôtel

Réservations des billets et hôtels sur la plateforme du prestataire (FCM) en On-line et Off-line

Gestion des réservations complexes et réservations de groupe

Être l'interlocuteur privilégié du titulaire de marché, du prestataire et éventuels ses sous-traitants

Missions transverses :

Participer à l'organisation et la mise en place des événements organisés par I'IMPGT et le CERGAM (colloques, séminaires, forums)

Positionnement hiérarchique :

L'agent exerce ses fonctions sous l'autorité du Doyen et du Directeur administratif. Ce poste a une dimension relationnelle avec de nombreux interlocuteurs : fournisseurs, intervenants et autres services centraux de l'université (AC, DAF, DCP).

Profil

Connaissances et savoirs :

Connaissance du système de l'enseignement supérieur et de l'environnement professionnel

Connaissance de la règlementation et des modes de fonctionnement d'une université

Connaissance des règles et procédures liées à la gestion financière et comptable

La maitrise de l'anglais serait un plus

 

Savoir-faire :

Bonne maîtrise des logiciels de bureautique en général et des outils de gestion en particulier (SIFAC)

Posséder une bonne expression écrite et orale

Savoir rendre compte

Savoir travailler en équipe, mais aussi en autonomie

Savoir-être :

Avoir le sens de l'accueil et de la communication

Sens de l'organisation

Réactivité

Sens relationnel

Sens de la confidentialité

Les avantages liés au poste :

  • Participation aux frais de transports en commun sur l'ensemble du territoire départemental

  • Télétravail possible jusqu'à 2 jours/semaine, selon les nécessités et l'organisation du service à partir de 6 mois d’ancienneté

  • Une prime au-delà des 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires

  • Selon votre rythme de travail, bénéficiez jusqu’à 50 jours de congés dès la première année puis 58 jours au bout d’un an

  • Participation Mutuelle à hauteur de 15€ /mois

  • Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents

  • L’établissement conventionné par le FIPHFP (Fonds pour l'Insertion des Personnes Handicapées dans la Fonction Publique)

  • Possibilité d’accès à un emplacement parking à proximité

  • Forfait mobilité durable pour l’utilisation d’un cycle sur les trajets domicile-travail

  • Parcours d’accueil et d’intégration pour les nouveaux agents

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