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Gestionnaire administrative F/H

Employeur

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels,

122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. 5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France.

Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

Mission

Le gestionnaire intègre une équipe placée au sein du Bureau des Inscriptions et du Suivi des Etudiants (BISE) de la Faculté des Arts Lettres Langues Sciences Humaines. Ce service a pour mission de répondre aux besoins de l'étudiant dans le respect du principe de continuité de service (contraintes liées aux amplitudes horaires et aux périodes de congés). Il repose sur la mutualisation des compétences et des ressources humaines de la fonction scolarité de la composante ainsi que sur la polyvalence des agents qui y sont affectés.

Sous l'autorité du responsable de service de scolarité, le gestionnaire participe à toutes les opérations de la fonction scolarité depuis les démarches préalables à l'inscription jusqu'à la remise du diplôme : accueil et information, inscriptions administratives, inscriptions pédagogiques, stages (le service gère une moyenne annuelle de 600 conventions, avec une attention toute particulière pour les stages se réalisant régulièrement à l'étranger pour lesquels l'accord du Fonctionnaire Sécurité Défense est régulièrement requis).

En termes qualitatifs, les missions afférentes au poste se déclinent en plusieurs volets, le gestionnaire participe activement à la préparation des documents pour la Commission Pédagogique et assure également l'accueil des enseignants des disciplines concernées, en leur communiquant les informations nécessaires à l'accompagnement administratif des cours. L'accueil des étudiants est une activité essentielle de ce poste. L'accueil personnalisé et expert dans les thématiques administratives, pédagogiques et sociales (questions de premier niveau relatives à l'octroi et au maintien de la bourse) est attendu. Cet accueil peut se dérouler en présentiel, téléphoniquement, par voie électronique, voire par visioconférence dès lors que le gestionnaire est en télétravail.

Missions spécifiques en fonction des pics d'activités : Participation aux opérations de logistique des examens sur les sites délocalisés notamment, et au déroulement des examens au centre sportif universitaire (aide à la distribution des sujets, émargement des étudiants, préparation des salles d'examen, etc.).

Profil

Connaissance, savoir :

  • Connaissance du système d'organisation des études universitaires, et de l'offre de formation d'ALLSH,

  • Connaissance du système de l'enseignement supérieur et de l'environnement professionnel,

  • Techniques d’élaboration de documents,

  • Techniques d’accueil téléphonique et physique,

  • Techniques de communication,

  • Connaissance des opérations liées aux opérations de scolarité et aux examens.

Savoir-faire :

  • Bonne maîtrise des outils bureautiques et Excel en particulier,

  • ƒƒAccueillir les populations concernées, et prendre des messages,

  • ƒƒEnregistrer et classer les documents,

  • ƒƒRédiger des rapports ou des documents,

  • Savoir rendre compte,

  • Travailler en équipe,

  • Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité, exemple APOGEE

Savoir être :

  • Sens de l'organisation,

  • Respecter la confidentialité des informations et des données collectées,

  • Sens du relationnelle et maîtrise de soi,

  • Qualité d'écoute et de compréhension,

  • Sens de l'initiative, de l'anticipation et du travail en équipe,

  • Faire preuve de polyvalence,

  • Savoir faire preuve d'autonomie tout en sachant informer et consulter sa hiérarchie,

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