Assistant de direction - programme Essentiel - F/H

Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ?

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. 5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France. La diversité des sites permet de proposer aujourd’hui des opportunités de carrière uniques. Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes". Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

AMU en vidéo : https://youtu.be/7-Hrtn-l2Qk

Aix-Marseille Université est à la recherche d'un Assistant de Direction F/H dynamique et compétent pour jouer un rôle essentiel dans la gestion administrative et le secrétariat associés au pilotage du programme "Essentiel". Ce programme incube et impulse une trentaine de projets transformants pour l’établissement visant à simplifier les procédures et outils, mettre en œuvre des nouvelles méthodes de travail. Si vous êtes organisé, doté d'un excellent sens de la communication, à l’aise avec les outils informatique de planification et prêt à contribuer au succès de ce programme d'envergure, cette opportunité est faite pour vous !

Missions :

En tant qu'Assistant de Direction pour le Programme "Essentiel", vous serez le bras droit du directeur de programme et de son adjoint. Votre mission principale consistera à gérer efficacement l'ensemble des tâches administratives et de secrétariat liées au programme, assurant ainsi le bon déroulement des opérations.

Vos activités principales incluront :

• Gérer les agendas de l'équipe de direction.

• Assurer la gestion administrative de l'outil de gestion de projet (Monday).

• Organiser et coordonner les réunions pour l'ensemble du programme, en veillant à la logistique matérielle et distancielle ainsi qu'à la réservation des salles.

• Gérer l'archivage des documents de la DGS, tant au format matériel que numérique.

• Prendre en charge la gestion de la documentation, en veillant à sa mise à jour, à la méthode de classement et à l'archivage.

• Élaborer et maintenir à jour divers outils d'aide au cadrage de l'activité, tels que des répertoires, des organigrammes, des calendriers et des listes de diffusion.

• Assurer le support bureautique de la direction, notamment en ce qui concerne les fonctionnalités Outlook et Amubox.

• Gérer et suivre les opérations de dépenses ainsi que les ordres de mission, en tant que gestionnaire polyvalent SIFAC, en établissant notamment les bons de commandes.

Conditions d’exercices : Ce poste requiert principalement une présence au bureau, mais vous pourriez être amené(e) à vous déplacer sur différents sites de l'université pour des réunions, des événements ou la production de contenus.

Positionnement hiérarchique : Vous travaillerez sous la responsabilité hiérarchique du directeur de programme "Essentiel", au sein de la direction générale des services.

Vous avez une expérience professionnelle dans un poste similaire et êtes prêt à contribuer activement à la réussite du programme "Essentiel".

Vous maîtrisez les Nouvelles Technologies de l'Information et de la Communication, logiciels de gestion de projet et messagerie électronique.

Vous avez une excellente expression orale et écrite.

Vous êtes doté d'un grand sens de l'organisation et d'une capacité à prioriser les activités.

Enfin, vous faites preuve de disponibilité, réactivité, et d'un sens aigu de la confidentialité.

Les avantages AMU :

• Participation aux frais de transports en commun sur l'ensemble du territoire départemental

• Télétravail possible jusqu'à 2 jours/semaine, selon les nécessités et l'organisation du service à partir de 6 mois d’ancienneté

• Une prime au-delà des 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaire

• Selon votre rythme de travail, bénéficiez jusqu’à 50 jours de congés dès la première année puis 58 jours au bout d’un an

• Participation Mutuelle à hauteur de 15€ /mois

• Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents

• L’établissement conventionné par le FIPHFP (Fonds pour l'Insertion des Personnes Handicapées dans la Fonction Publique)

• Possibilité d’accès à un emplacement parking à proximité

• Forfait mobilité durable pour l’utilisation d’un cycle sur les trajets domicile-travail

• Parcours d’accueil et d’intégration pour les nouveaux agents