Chargé du pilotage administratif de la Mission Europe pour la Recherche F/H

Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ?

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. 5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France. La diversité des sites permet de proposer aujourd’hui des opportunités de carrière uniques. Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes". Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

AMU en vidéo : https://youtu.be/7-Hrtn-l2Qk

Basée sur un mode de fonctionnement mutualisé entre 4 établissements partenaires (AMU, CNRS, Inserm, IRD), la Mission Europe pour la Recherche (MER) a pour ambition d’améliorer et renforcer l’accompagnement des unités de recherche du site (environ 115 unités) dans la préparation des réponses aux appels à projets européens liés à la recherche et à l’innovation.

Mission et activités principales :

La Mission Europe pour la Recherche (MER) étant opérationnelle au 1er janvier 2024, nous recrutons un chargé du pilotage administratif F/H qui aura pour mission de participer activement, dans ses champs de compétences, à sa construction, à sa mise en place, à son fonctionnement et à son management fonctionnel.

Le fonctionnement de la MER nécessite un pilotage administratif important pour répondre au challenge du projet. Outre les missions administratives classiques à assurer pour le fonctionnement d’un service d’une vingtaine de personnes, la MER demande un pilotage renforcé du fait qu’elle est construite selon un modèle de mutualisation.

• Participer à la mise en place de la MER en lien avec le Comité de Direction  : mise en œuvre de process administratifs mutualisés, déploiement d’outils, suivi d’indicateurs d’activité et de performance

• Assurer l’interface avec les 2 pôles de la MER, pôle détection et pôle Ingénierie et tous les agents qui les composent pour une coordination efficace des activités,

• Réaliser des études, des rapports et bilans et des enquêtes d’évaluation du projet

• Élaborer et mettre à jour les outils cadres de la direction (calendriers des instances, des réunions et séminaires, comptes-rendus, planning des équipes, outils numériques, process internes, gantt, etc.)

• Établir un budget. Faire le suivi, la consolidation et l'analyse des dépenses ; assurer la gestion administrative (secrétariat, commandes, …); assurer le suivi du processus des décharges d’enseignement des porteurs de projets relatif au modèle économique du projet BOOSTER

• Coordonner la continuité du service dans le cadre des demandes de congés et de télétravail des agents de la MER

• Veiller à l'application des règles et procédures administratives des 4 partenaires,

• Superviser la mise en œuvre d’une démarche d’amélioration continue

• Soutenir les unités du site en leur apportant des outils pour la valorisation de leurs compétences et potentiel dans le cadre européen

• Elaborer et mettre à jour les outils et les templates nécessaires au montage et au management de projets européens de recherche.

L'agent assurera également un rôle de correspondant auprès de la direction de la communication des organismes partenaires afin de communiquer sur les activités de la Mission Europe pour la Recherche dans leurs vecteurs de communication respectifs (site Web, newsletters, réseau sociaux…). Il sera amené à organiser des événements. Il élaborera et mettra également en œuvre des supports de communication en concertation avec les responsables communication des organismes partenaires.

Doté d'un BAC+ 5, vous avez une expérience significative dans le pilotage de projets et la communication.

Vous avez connaissance de l'environnement scientifique et professionnel de l’université et des organismes de recherche.

Vous maitrisez la langue anglaise (niveau B2 minimum).

Vous faites preuve d'excellentes qualités rédactionnelles et relationnelles.

Enfin, votre adaptabilité, polyvalence, esprit d'initiative et d'équipe, seront un atout pour le poste.

Les avantages AMU :

• Participation aux frais de transports en commun sur l'ensemble du territoire départemental

• Télétravail possible jusqu'à 2 jours/semaine, selon les nécessités et l'organisation du service à partir de 6 mois d’ancienneté

• Une prime au-delà des 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaire

• Selon votre rythme de travail, bénéficiez jusqu’à 50 jours de congés dès la première année puis 58 jours au bout d’un an

• Participation Mutuelle à hauteur de 15€ /mois

• Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents

• L’établissement conventionné par le FIPHFP (Fonds pour l'Insertion des Personnes Handicapées dans la Fonction Publique)

• Possibilité d’accès à un emplacement parking à proximité

• Forfait mobilité durable pour l’utilisation d’un cycle sur les trajets domicile-travail

• Parcours d’accueil et d’intégration pour les nouveaux agents