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Assistant en gestion administrative et financière – Instituts F/H

Employeur

Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ?

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels,
122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€.
5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France.

La diversité des sites permet de proposer aujourd’hui des opportunités de carrière uniques.
Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes".
Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

Mission

L’Université d’Aix-Marseille a l’objectif de poursuivre sa structuration en améliorant le rayonnement et l’attractivité de ses communautés, reconnues de niveau international, par la création d’instituts d’établissement formation/recherche dans le cadre du Programme Investissement d’Avenir (France 2030). https://www.univ-amu.fr/fr/public/instituts-detablissements

Dans ce cadre, la composante Sciences assure la gestion financière des instituts d’établissement inscrits dans son périmètre, et plus particulièrement les instituts suivants :

  • AMI

  • AMUTECH

  • IM2B

  • IMI

  • IPHU

  • ISFIN 

En sa qualité d’Assistant en gestion administrative et financière, l’agent recruté sera chargé de la prise en charge des actes de gestion liés au déploiement des instituts d’établissement du périmètre, ainsi que de leurs liquidations et de leurs suivis. Il produira, analysera et suivra les états budgétaires, les dépenses, les missions et les recettes à destination des équipes opérationnelles en cohérence avec les organisations administratives et financières déjà en place de chaque institut d’établissement. Il sera le garant du bon déroulement des activités de gestion financière et assurera le lien avec la Direction des Affaires Financières sur ces sujets. En lien avec les équipes de la composante, il contribuera à mettre en place une démarche qualité et de suivi pour les aspects financiers.

Ce poste a pour objectif de faciliter la gestion financière des instituts d’établissement et leur intégration dans le paysage universitaire. Aussi, il est intégré au sein de la composante de formation principale des instituts d’établissement du périmètre et ce, pour une durée de 3 ans.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Domaine financier et budgétaire :

  • Accuser réception des demandes d'achats, de recettes et d'ordres de missions transmises par les équipes opérationnelles des instituts d’établissement

  • Effectuer des devis, réception de la marchandise et suivi des commandes auprès des fournisseurs, notamment titulaires des marchés

  • Saisir les opérations dans le logiciel : commandes d'achat et services faits, commandes de vente et factures de vente, engagements et liquidation des ordres de mission,

  • Instruire des dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire, les données et la conformité des pièces reçues, l’application des procédures, disponibilités des crédits, qualité du demandeur (signature...)

  • Analyser, expliquer et faire appliquer les textes règlementaires, contrôler l'application des règles et procédures

  • Transmettre aux utilisateurs des informations pratiques sur les procédures comptables, l'évolution de la législation et de ses conséquences

  • Traiter en relation avec l'agence comptable (service facturier et comptabilité clients) les opérations de régularisation sous le logiciel SIFAC (Workflows, solde des commandes, solde des missions, suivi de la facturation des recettes...)

  • Contrôler la bonne application des annexes financières et du règlement d’éligibilité de la dépense des projets

  • Aider à la mise en place et au suivi de conventions de (re)versement

  • Participer à la complétude des maquettes budgétaires en lien avec le RST de l’Institut (dans le cadre du processus d’élaboration budgétaire)

  • S’assurer tout au long de l’année de la mise à disposition des crédits

  • Initier les modifications sur l’architecture budgétaire dans le cadre de la mise en place de nouveaux projets

  • Produire, analyser et suivre les états de restitution destinés aux équipes opérationnelles : états budgétaires, états des dépenses (restes à livrer, restes à facturer), états des missions, états des recettes

  • Suivre les bourses entrantes et sortantes, notamment les justifications mensuelles et la mise en paiement

Domaine administratif et RH :

  • Piloter les activités et rendre compte à l’aide de tableaux de bords (reporting)

  • Participer à des groupes de travail thématiques, à des réunions sur les évolutions réglementaires (expertise métier)

  • Suivre le traitement des actes de gestion liés à l'activité des projets (mise en place de tableaux de bord, indicateurs)

  • Mettre à jour des bases de données, structuration et contrôle de la régularité des opérations

  • Rédiger des comptes rendus

  • Traiter et suivre des litiges - remontée des incidents aux responsables hiérarchiques

  • Assurer la complétude des dossiers de recrutement des vacataires et la mise en paiement (personnel hors AMU)

Positionnement hiérarchique

Sous l’autorité hiérarchique de la Directrice administrative de la composante Sciences, en lien fonctionnel avec les directions centrales.

Profil

Vous avez une expérience significative dans la gestion financière opérationnelle de projets à financements complexes.
Vous avez une connaissance avérée du fonctionnement de la recherche publique et du système universitaire français.
Vous maîtrisez l'environnement numérique, et les outils bureautiques.

Une connaissance en outils de visualisation et/ou en Excel (tableaux pivots, VBA, macro) sera appréciée.
Vos qualités d'organisation, votre rigueur, votre sens du relationnel, ainsi que votre connaissance du fonctionnement et de la réglementation de l'enseignement supérieur, seront un atout pour le poste.

L'environnement étant très évolutif il nécessite d’être en veille et de s’adapter en permanence.

LES AVANTAGES

  • Participation aux frais de transports en commun sur l'ensemble du territoire départemental

  • Télétravail possible jusqu'à 2 jours/semaine, selon les nécessités et l'organisation du service à partir de 6 mois d’ancienneté

  • Une prime au-delà des 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires

  • Selon votre rythme de travail, bénéficiez jusqu’à 50 jours de congés dès la première année puis 58 jours au bout d’un an

  • Participation Mutuelle à hauteur de 15€ /mois

  • Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents

  • L’établissement conventionné par le FIPHFP (Fonds pour l'Insertion des Personnes Handicapées dans la Fonction Publique)

  • Possibilité d’accès à un emplacement parking à proximité

  • Forfait mobilité durable pour l’utilisation d’un cycle sur les trajets domicile-travail

  • Parcours d’accueil et d’intégration pour les nouveaux agents

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