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Gestionnaire d'aides à la mobilité internationale - F/H

Employeur

Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ?

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels,

122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€.

5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France.

La diversité des sites permet de proposer aujourd’hui des opportunités de carrière uniques.

Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes".

Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

Mission

ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL :

Aix-Marseille Université (AMU) comprend 80.000 étudiants dont environ 10.000 étudiants internationaux, répartis sur 54 sites dont 5 campus principaux à Aix-en-Provence et Marseille. Son offre de formation couvre tous les champs disciplinaires. Son budget est de l'ordre de 700 MC. L'université a été confirmée dans le cadre des projets initiatives d'excellence (IDEX). Elle est par ailleurs lauréate, en partenariat avec 8 autres universités européennes, de l'appel à projets européen sur la constitution d'universités européennes. Dans ce cadre, AMU est le leader et coordonnateur de l'alliance « CIVIS, a European Civic University ». Elle développe des initiatives dans les domaines de l'éducation, de la formation, de la jeunesse et favorisera l'innovation, l'entrepreneuriat et le partage d'expériences et de savoirs.

Aix-Marseille Université (AMU) compte : 370 partenaires Erasmus + ; 350 accords de coopération, 44 diplômes en partenariat international. Moveon est le logiciel utilisé par la DRI pour la gestion de ses activités de mobilités et de coopération.

La Direction des Relations Internationales (DRI) est un service commun d'Aix-Marseille Université. Elle est structurée en deux niveaux : un niveau central et un niveau déconcentré sur les différents campus, permettant d'assurer des missions de proximité auprès des étudiants, des composantes et des unités de recherche. Elle compte environ 60 personnels.

Pour plus d'information : https://.www.univ-amu.fr

Ce poste est affecté du sein de la cellule Aides à la mobilité du Pôle Mobilités et assure l'interface entre les gestionnaires de mobilités des services de proximité (DRI de campus et Service Internationales de composantes) et les services financiers impliqués dans le paiement des aides à la mobilité (Direction des Affaires financières et Agence Comptable).

MISSIONS ET ACTIVITES PRINCIPALES

Sous la responsabilité directe de la Responsable du bureau des Aides à la Mobilité, le gestionnaire des aides à la mobilité internationale administre la gestion des aides financières dédiées à la mobilité étudiante (études, stages, courts séjours). En lien avec les gestionnaires de mobilités et les services financiers de l'université, il garantit la complétude des dossiers de demandes d'aides, procède aux demandes de paiement et assure un suivi financier des enveloppes dédiées. Le périmètre du portefeuille des aides financières géré par le gestionnaire peut être amené à évoluer.

1.    Suivi d'attribution des demandes d'aides à la mobilité

Dans le périmètre de son portefeuille de composantes dédié, le gestionnaire est chargé de :

  • Informer et accompagner les gestionnaires de mobilités sur le cadrage et les procédures relatives au programme Erasmus+

  • Contrôler la complétude des dossiers de mobilité dématérialisés (informations Moveon et documents téléchargés par les étudiants) auprès des gestionnaires de mobilité

  • Contrôler la recevabilité des dossiers de mobilité dématérialisés dans le respect des critères déterminés par les financeurs

  • Participer à la préparation et à la mise en oeuvre des comités*  d'attribution des aides à la mobilité en lien avec les gestionnaires de mobilités et les autre gestionnaires d'aides à la mobilité

  • Informer les étudiants de la décision d'attribution et des modalités d'obtention des aides (versement des aides soumis au respect de la procédure et à la complétude du dossier)

  • Contrôler la complétude des dossiers de demandes d'aides en début et fin de mobilité

2.    Gestion financière des financements Erasmus+

Le gestionnaire assure la coordination des paiements et du suivi de consommation de l'enveloppe Erasmus+. A cet effet, il travaille en lien avec les autres gestionnaires d'aides, Dans ce cadre, il est plus spécifiquement chargé de :

  • Suivre la consommation de l'enveloppe financière et transmettre un reporting régulier

  • Etablir les documents nécessaires au paiement des aides pour transmission aux services financiers : bons de commandes, états des bénéficiaires, fichiers dématérialisés Moveon,...

  • Informer le suivi de paiement dans Moveon

  • Assurer la conformité des données saisies dans Beneficiary Module et EU Academy (plateformes de suivi Erasmus+)

  • Participer à l'élaboration des rapports financiers à destination des financeurs en matière de mobilité étudiante

  • Participer à la réflexion sur l'optimisation de la gestion financière et des outils de suivi

Positionnement hiérarchique :

Le gestionnaire des aides à la mobilité internationale est sous la responsabilité directe de la Responsable du bureau des Aides à la Mobilité, qui assure le pilotage et la coordination du développement et de la mise enoeuvre des dispositifs de financement des mobilités des étudiants et des personnels de l'Université.

Profil

COMPETENCES REQUISES

  • Connaissances et savoirs :

  • Connaissance du fonctionnement général de l'université et de ses composantes

  • Connaissance des programmes de mobilité internationale

  • Connaissance des dispositifs de financement des mobilités internationales

  • Connaissance générale des règles de la comptabilité et de la gestion financière publique

  • Connaissance des règles administratives et financières de l'établissement

SAVOIRS-FAIRE OPERATIONNELS

  • Maîtrise des applications informatiques de base (Word, Excel, PowerPoint) et de l'ENT

  • Maîtrise de Moveon (formation possible)

  • Maîtrise des circuits et des procédures de gestion financière de l'établissement

  • Capacité à contrôler la conformité des dossiers au regard des critères imposés par les financeurs

  • Capacité à communiquer à l'écrit et à l'oral dans le respect des règles de la communication administrative

  • Capacité à organiser son travail de façon autonome dans le respect des procédures en place, et à prioriser les demandes

  • Capacité à travailler en équipe et à partager l'information

  • Capacité à maintenir des délais courts dans le traitement des dossiers

  • Capacité d'adaptation et de réactivité pour gérer les impondérables

Savoir être

  • Sens de l'écoute et de l'échange

  • Organisation et rigueur

  • Discrétion

  • Capacité à rendre compte

Les avantages liés au poste :

  • Participation aux frais de transports en commun sur l'ensemble du territoire départemental

  • Télétravail possible jusqu'à 2 jours/semaine, selon les nécessités et l'organisation du service à partir de 6 mois d’ancienneté

  • Une prime au-delà des 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires

  • Régime indemnitaire pour les titulaires (application du RIFSEEP, versé mensuellement)

  • Selon votre rythme de travail, bénéficiez jusqu’à 50 jours de congés dès la première année puis 58 jours au bout d’un an

  • Participation Mutuelle à hauteur de 15€ /mois

  • Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents

  • L’établissement conventionné par le FIPHFP (Fonds pour l'Insertion des Personnes Handicapées dans la Fonction Publique)

  • Possibilité d’accès à un emplacement parking à proximité

  • Forfait mobilité durable pour l’utilisation d’un cycle sur les trajets domicile-travail

  • Parcours d’accueil et d’intégration pour les nouveaux agents

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