Gestionnaire de scolarité F/H

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels,

122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€.

5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France.

Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

Exécuter des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine de la scolarité.

Recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement du service. Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.

Activités principales :

Accueillir et orienter les étudiants, répondre à leurs demandes, vérifier régulièrement l'affichage destiné aux étudiants.

Gérer le cursus des étudiants de licence, de l'inscription aux résultats sous Apogée, en respectant la règlementation du contrôle des connaissances.

Gérer les dossiers de candidatures des CPGE.

Gérer les dossiers de candidatures via Ecandidat, études en France.

Assurer le suivi des étudiants du parcours d'accompagnement (PARI)

Gérer le suivi de la présence en travaux dirigés.

Participer à la gestion des examens (organisation des épreuves, affichage calendrier...)

Prendre en charge les activités de scolarité (équivalences, bourses...)

Relayer les informations destinées aux enseignants

Assurer le classement et l'archivage de tous les documents utilisés en scolarité

Rédaction de courriers entrants, participation au traitement du courrier

Reprographier les documents

Connaissance, savoir

Connaissance générale de l'enseignement supérieur

Environnement et réseaux professionnels

Techniques d'élaboration de documents

Techniques d'accueil téléphonique et physique

Culture internet

Techniques de communication

Savoir faire

Maîtriser des outils de bureautique : Word, Excel...Etre à l'aise en informatique en général, avec un point de vigilance sur Excel ; l'utilisation de Power Point serait un plus

Maitriser les outils de communications informatiques

Savoir gérer ses missions en tenant compte des plannings et des calendriers contraints

Savoir gérer les priorités

Être capable de prendre des décisions de base

Savoir rendre compte à la responsable de la scolarité

Classer et la conserver des documents et informations traités

Etre pro actif, chercher l'information par soi-même

Aimer le travail en équipe, ne pas avoir peur d'aller au-devant des personnes pour poser des questions

Savoir être

Aptitudes relationnelles (avec le public et dans l'environnement professionnel), notamment maîtrise de soi

Capacité d'adaptation

Capacité d'organisation, de planification

Autonomie, discernement, sens des initiatives dans l'exercice de ses attributions

Réactivité

Aimer le contact avec le public, être souriant

Environnement du poste

Equipe de 5 personnes en Open Space

Bonne ambiance

Répartition des portefeuilles par formation

L'intégration se fera par tutorat avec plusieurs membres de l'équipe

Contraintes liées au poste

Pics d'activité : 15 premiers jours de décembre, avril et juin

Etre plus disponible sur ces périodes au niveau des horaires (commencer plus tôt : 7h30 ou finir un peu plus tard : 17h30/18h, avec une alternance au sein de l'équipe)

1 jour de télétravail au bout de 6 mois (éviter le lundi)

Les avantages liés au poste :

• Participation aux frais de transports en commun sur l'ensemble du territoire départemental

• Une prime au-delà des 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires

• Selon votre rythme de travail, bénéficiez jusqu’à 50 jours de congés dès la première année puis 58 jours au bout d’un an

• Participation Mutuelle à hauteur de 15€ /mois

• Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents

• L’établissement conventionné par le FIPHFP (Fonds pour l'Insertion des Personnes Handicapées dans la Fonction Publique)

• Possibilité d’accès à un emplacement parking à proximité

• Forfait mobilité durable pour l’utilisation d’un cycle sur les trajets domicile-travail

• Parcours d’accueil et d’intégration pour les nouveaux agents