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Secrétaire de direction - F/H

Employeur

Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ?

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels,

122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€.

5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France.

La diversité des sites permet de proposer aujourd’hui des opportunités de carrière uniques.

Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes".

Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

Mission

L'Inspé est une composante d'Aix-Marseille Université (AMU) qui forme les étudiants aux métiers de I' enseignement, de l'éducation et de la formation. L'institut accueille 3 100 étudiants. II contribue également à la formation continue des personnels enseignants et d'éducation de l'académie d'Aix-Marseille (premier et second degrés). Il est implanté sur quatre sites (Marseille, Aix-en-Provence, Avignon, Digne-les-Bains). Il compte 160 enseignants et enseignants-chercheurs et 110 personnels BIATSS.

Le secrétariat de direction est intégré au sein d'un cabinet de direction regroupant également la communication et la vie institutionnelle sous la responsabilité hiérarchique de la responsable adjointe des services administratifs et techniques. Ce cabinet est actuellement composé de quatre personnes. Le-la secrétaire de direction de l'Inspé exerce son activité sur le site où est implantée la direction de l'Inspé avec laquelle il-elle est en relation permanente, ainsi qu'avec les interlocuteurs internes à l'Inspé (pôles et sites).

La technicien-ne en gestion administrative exerce son activité sous l'autorité de l'assistante de Direction de l'Inspé.

Activités principales :

  • Instruire les dossiers en vérifiant la régularité administrative

  • Participer à la gestion du secrétariat de la direction : courriers, agenda, salles de réunion, soutien administratif

  • Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe

  • Gérer des calendriers et contrôler les échéances

  • Participer à l'organisation de certaines instances de l'Institut : convocations, organisation logistique, rédaction de relevés de conclusions, de comptes rendus, de procès-verbaux Participer à la gestion des conventions

  • Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données

  • Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information

  • Assurer l'assistance technique pour diverses manifestations et la réalisation d'éléments de communication

  • Participer à l'élaboration et au suivi de supports de communication (print et numérique)

  • Gérer, diffuser et archiver les informations électroniques ou papier et la documentation relevant des activités

  • Gérer le courrier sous toutes ses formes (papier, courriel) : enregistrement des courriers « départ » et de la rédaction des réponses, ventilation dans les services, classement et archivage Accueillir et orienter les interlocuteurs internes et externes

  • Participer à la gestion de l'agenda de la direction

  • Répondre aux demandes d'informations des autres services

  • Sélectionner et diffuser l'information en interne et en externe

  • Apporter une aide logistique (locaux, matériels, fournitures) à l'occasion de manifestations diverses

  • Gérer l'utilisation des salles de réunion de la direction

  • Élaborer et envoyer diverses convocations

  • Gérer, organiser et constituer les dossiers présentés dans les différentes instances

  • Rédiger des comptes rendus, des relevés de conclusions et des procès-verbaux

  • Soutien administratif auprès des directeurs-adjoints

Profil

Connaissances :

  • Modes de fonctionnement des administrations publiques

  • Environnement et réseaux professionnels

  • Techniques d'élaboration de documents Chaine éditoriale

  • Culture internet

  • Techniques de communication

  • Outils et technologies de communication et de multimédia (site internet et réseaux sociaux) Outils numériques et leurs usages

Compétences opérationnelles :

  • Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe

  • Savoir rédiger des relevés de conclusions, des comptes rendus, des procès-verbaux Savoir rendre compte

  • Communiquer et faire preuve de pédagogie

  • Mettre en œuvre des procédures et des règles

  • Travailler en équipe

  • Utiliser les outils bureautiques

  • Optimiser les moyens à mettre en œuvre

  • Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité

Compétences comportementales :

  • Sens de I l’organisation

  • Rigueur / Fiabilité

  • Sens relationnel

  • Sens de la confidentialité

  • Curiosité intellectuelle

Les avantages liés au poste :

  • Participation aux frais de transports en commun sur l'ensemble du territoire départemental

  • Télétravail possible jusqu'à 2 jours/semaine, selon les nécessités et l'organisation du service à partir de 6 mois d’ancienneté

  • Une prime au-delà des 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires

  • Régime indemnitaire pour les titulaires (application du RIFSEEP, versé mensuellement)

  • Selon votre rythme de travail, bénéficiez jusqu’à 50 jours de congés dès la première année puis 58 jours au bout d’un an

  • Participation Mutuelle à hauteur de 15€ /mois

  • Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents

  • L’établissement conventionné par le FIPHFP (Fonds pour l'Insertion des Personnes Handicapées dans la Fonction Publique)

  • Possibilité d’accès à un emplacement parking à proximité

  • Forfait mobilité durable pour l’utilisation d’un cycle sur les trajets domicile-travail

  • Parcours d’accueil et d’intégration pour les nouveaux agents

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