Le chargé de suivi administratif F/H de la fondation universitaire A*MIDEX :
- est l’un(e) des référents et points d’entrée sur les aspects liés au suivi administratif des ressources humaines, dont les volet recrutements (masse salariale et emplois) et rémunérations accessoires sur l’ensemble des projets A*Midex,
- appuie le travail de suivi global de la fondation A*Midex sur le volet RH / masse salariale en en interaction avec l’équipe A*Midex, la Direction des ressources humaines, la Direction des affaires financières, les porteurs de projets, les unités de recherche/composantes et les directions concernées.
- contribue à la mise en œuvre des conventions de l’ensemble des projets A*Midex.
Le poste a pour objectif de soutenir l’activité quotidienne de la Fondation A*Midex concernant les ressources humaines par une anticipation de besoins et une optimisation de l’organisation.
Le chargé de suivi administratif F/H est intégré dans un pôle administratif au sein de la Fondation universitaire A*Midex dans le but d’assurer la continuité des activités sur les projets en garantissant les délais et la qualité des documents produits.
1.Gestion des ressources humaines – aide au pilotage de la masse salariale
· Suivi global de la masse salariale et aide au pilotage
- Assurer le suivi de la masse salariale de la Fondation A*Midex concernant le taux de consommation et des crédits des projets IdEX et France 2030 ;
- Mettre en place des indicateurs de suivi et de performance, les mesurer et les analyser, participer à la conception, à la mise à jour et à l'amélioration des tableaux de bords et des bilans d'activités ; proposer et suivre des outils de pilotage
- Contribuer à la projection de la masse salariale et faire des propositions spécifiques, notamment dans le cadre des étapes du cycle budgétaire (Budget initial, budgets rectificatifs)
- Aider à la préparation de la campagne d’emplois annuelle de la Fondation A*Midex (état des recrutements, et projection à venir).
· Appui au suivi des recrutements et rémunérations associées– En collaboration avec les équipes projet
- Appuyer l’instruction les demandes de recrutement et de rémunérations accessoires reçues des équipes-projets
- Assurer le recueil, l’exploitation et l’organisation des données administratives et RH des dossiers ;
- Procéder à la validation financière des recrutements sur crédits IdEx ;
- Contrôler, analyser et suivre l’état des postes financés par la Fondation A*Midex (crédits IdEx et France 2030) au sein des différentes structures d’AMU ;
- Elaborer des tableaux de suivi de l’activité en lien avec la cellule administrative
- Élaboration ou proposition des préconisations/solutions en aide à la décision
- Contribuer aux groupes de travail sur des dossiers transverses RH, à la demande de la direction ;
- Garantir la continuité d’activité sur le volet ressources humaines, en cas d’absence prolongée d’autres membre de l’équipe
· Conseil et assistance
- Informer, conseiller et assister les différentes parties prenantes (projets, directions, unités de recherche, composantes de formation, chargés de projets A*Midex) en appui avec la Direction des Ressources humaines AMU.
- Contribuer et participer aux réunions d’installation des projets sur le volet RH ;
- Capitaliser les solutions spécifiques et formaliser les procédures dédiées, préparer des fiches techniques RH, contribuer à l’amélioration et à la simplification des procédures RH propres à l’IdEx ;
- Participer à l’élaboration des contrats de services, mettre à jour les procédures (vademecum RH, etc.) ;
- Contribuer à la mise en œuvre de la démarche qualité au sein de la fondation.
2.Conventionnement (appels à projet)
- En appui avec un chargé de suivi administratif en charge du conventionnement et du suivi associé, vous instruirez les conventions attributives d’aides aux projets et en assurerez le suivi jusqu’aux délivrables :
oInstruire les demandes de conventionnement et leurs avenants, reçus des équipes-projets ;
oVérifier la conformité de la convention reçue au regard des enjeux réglementaire ;
oRéférencer les conventions dans l’outil de gestion documentaire pour la mise en expertise (juridique, financière…) ;
oAppliquer les modèles de conventions et avenants préparés par la direction des affaires juridiques et institutionnelles et proposer des évolutions ;
- Suite à la signature des conventions, contribuer à l’installation des projets
