Placé(e) sous la responsabilité hiérarchique de la responsable des formations. L'agent travaillera en lien fonctionnel et en collaboration étroite avec le/la gestionnaire scolarité et l'ingénieur pédagogique et qualité de la filière.
Activités principales :
Accueil physique pour les étudiants, les vacataires extérieurs et les tuteurs en entreprise , diffusion de l'information, archivage
Appui à l'apprentissage : Faire parvenir aux anciens étudiants les offres d emploi des entreprises . Préparer les livrets d'apprentissage des promotions et les remettre aux apprentis. Assurer la logistique des évènements.
Appui à l'enseignement : Éditer les conventions de stage pour les projets tutorés. Tenir à jour les annuaires et mailing listes des étudiants actuels, anciens et des intervenants. Assister les enseignants dans la préparation des réunions pédagogiques, élaboration du compte rendu. Participer aux évènements : séminaire pédagogique...
Appui à la communication externe : Participation à la préparation et la diffusion des affiches, flyer pour les journées et communications diverses. Planifier la participation des formations au classement Eduniversal. Participation éventuelle aux salons des formations
Assiduité : Compléter, faire signer et transmettre les fiches de présences / absences pour étudiants en Formation Continue au service ForCo. Extraire les bilans d'assiduité digital, signaler les absences et transmettre les présences aux entreprises tuteurs à la fin de chaque période universitaire.
Gestion budgétaire : Préparer les appels de fond au CFA et suivre les fonds arrivant (vérification des entrées en fonction des apprenants). Suivre et rendre compte des modifications et de la consommation en cours d'année.
Gestion des locaux : Organiser et suivre les travaux si besoin. Mettre à disposition des enseignants le matériel pédagogique de la formation. Veiller à la bonne condition des locaux et faire des tickets en cas de besoin (panne, dégradation)
Logistique et achats : En concertation avec l'équipe, planifier et préparer les achats des matériels pédagogiques et administratifs (fourniture, écrans, mobiliers, droguerie, et tenir à jour un inventaire. Gérer et suivre les prêts des matériels informatiques. Préparer les demandes de subvention matériel pour le CFA avec l'équipe. Demande de devis, liens avec les marchés, comparaison des fournisseurs, suivi des achats, réception, mise en paiement
Planification et suivi du déroulement des enseignements : En concertation avec le responsable de formation, préparer puis diffuser les plannings d'enseignement de l'an suivant en tenant compte de la disponibilité des vacataires (enseignements et localisation (salles / cours à distance) et les transmettre ou les diffuser selon procédure adaptée (Ametice, ADE, ..). Suivre les annulations/modifications/reprogrammation et les diffuser, mettre à jour le tableau des heures réalisées
Recrutement et inscription : Organisation des épreuves, jury, convocations. Informer les apprentis et les accompagner dans les étapes de validation des missions, suivre la contractualisation sur la plateforme Cactus
Relation Intervenants et vacataires : Établir avec le responsable de formation le tableau des heures à déclarer dans ARES et suivre les heures effectuées pour validation et mise en paiement. Communiquer aux intervenants les procédures de remboursement des missions. Suivre l'établissement des contrats intervenants, l'activation de I'ENT et la remise de carte d l accès
Relations entreprises : Programmer les visites en entreprise. Tenir à jour un tableau de suivi des visites des apprentis et centraliser les comptes rendus avant transmission au CFA . Tenir à jour la base de données des entreprises et tuteurs. Transmettre les demandes de devis de contrat d'apprentissage/de professionnalisation des entreprises au conseiller référent du CFA et en assurer le suivi
Participation au système de management de la Qualité : Piloter les processus support administratifs et logistiques (respect des procédures, suivi des indicateurs, actions correctives, ...). Participation aux réunions d'équipe, aux audits interne et externe de la formation selon l'ordre du jour. Tenir à jour les informations documentés des processus administratifs et logistiques. Suivre les remises des livrets d l’apprentissage et signaler les manquements. Participation selon besoin à la collecte des indicateurs et à la préparation des données pour le système
