Gestionnaire polyvalent·e de scolarité Marseille ou Aix F/H

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€.
5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France. 

La diversité des sites permet de proposer aujourd’hui des opportunités de carrière uniques. 
Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes". 
Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

amU s’engage à promouvoir l'inclusion et l'égalité, en créant un environnement où chaque individu est valorisé et respecté

Rejoignez-nous pour bâtir un avenir où la diversité est notre plus grande force.

AMU en vidéo :https://youtu.be/7-Hrtn-l2Q

L’équipe de remplacement est constituée d’agents amenés à :

• Remplacer temporairement des personnels absents

• Pourvoir des postes de manière temporaire lorsque le délai du processus de recrutement prend plus de temps

• Venir en soutien d’une équipe en période de surcroît temporaire de travail

La personne recrutée pourra être basée à Marseille ou à Aix-en-Provence.

A ce titre, la personne recrutée peut intervenir dans l’ensemble des structures d’amU. Elle a pour mission d'exécuter les actes administratifs et de gestion dans le domaine de la scolarité. Elle recueille, traite et facilite la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement du service. Elle informe et oriente les étudiants dans leurs démarches. Elle assiste les enseignants dans la gestion du cursus pédagogique des étudiants.

Elle gère l'ensemble des opérations liées à la scolarité des étudiants : Commission Pédagogique, IA, IP, emplois du temps, stages, examens, jurys, résultats, pour un ensemble de diplômes déterminé par le responsable du service.

Elle utilise les outils métiers (Apogée, ADE, Ipro, ERIS, E-candidat, YPAREO, CACTUS) pour l'accomplissement de ses missions

Activités principales

• Assurer l'accueil, l'information et l’orientation physique, téléphonique et électronique des étudiants et futurs étudiants sur l’organisation des enseignements, des examens et jurys,

• Assurer la gestion administrative des opérations de recrutement des étudiants (Commission Pédagogique).

• Assurer les inscriptions administratives, pédagogiques et les opérations associées.

• Gérer et suivre les transferts de dossiers des étudiants (départ ou arrivée vers d’autres établissements)

• Saisir et suivre l'emploi du temps des filières et gérer l’occupation des salles.

• Gestion des étudiants en contrat de professionnalisation en lien avec le CFA (Absences, contrats…)

• Vérifier les conventions de stages, les modifier en cas de besoin, et assurer le suivi des conventions aux diverses étapes de leur validation.

• Participer à l'élaboration du calendrier et à l'organisation matérielle des examens : collecte des sujets d'examens, collecte des copies, saisie des notes...

• Participer à la préparation et à l'organisation matérielle des jurys : édition des PV, corrections, affichage des résultats...,

• Assurer la reprographie des documents administratifs et pédagogiques à l'attention des étudiants si nécessaire.

• Editer et remettre à l'usager des documents administratifs (ex, : attestations, relevés de notes)

• Assurer le relais entre l'équipe pédagogique et les étudiants.

• Participer au bon fonctionnement du service (récupérer le courrier, recharger l’imprimante, assurer des permanences…

• Classer et archiver les documents et informations

Conditions particulières d’exercice 

Dans le cadre d’un remplacement, le télétravail peut être proposé en fonction des missions confiées, soumis à l’accord du N+1

Formation 

L’agent recruté bénéficiera d’un parcours de formation sur tous les aspects du métier de gestionnaire de scolarité polyvalent jusqu’à devenir opérationnel.

Positionnement hiérarchique

Pendant la durée de la mission de remplacement, l’agent sera sous l’autorité fonctionnelle des représentants de la structure d’affectation et sous l’autorité hiérarchique de la responsable de l’équipe de remplacement.

La durée est précisée dans la fiche de mission de remplacement et pourra faire l’objet d’une modulation

Vous maîtrisez les règles de la gestion administrative et pédagogique dans l’enseignement supérieur ainsi que les outils métiers de scolarité (Apogée, ADE, e-candidat, Yparéo…).

Organisé·e et rigoureux·se, vous savez appliquer les procédures, gérer les priorités et assurer un suivi fiable des dossiers dans le respect des délais.

Doté·e d’un bon relationnel, vous appréciez le travail en équipe et savez accueillir, informer et accompagner les usagers avec professionnalisme et discrétion.

La personne recrutée pourra être basée à Marseille ou à Aix-en-Provence.

Un processus de recrutement fluide et transparent :

À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés (avec soin par un humain, et non par une IA), et un entretien avec les responsables de notre structure.
En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.

Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :

- Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l’organisation de la semaine de travail est possible : deux dispositifs ouverts dès 2 mois d’ancienneté en accord avec le manager : Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j

- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l’organisation choisie et le temps de travail)

- Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires

- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap

- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable

- La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail

- Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social