L’équipe de remplacement d’Aix-Marseille Université intervient au sein des différentes structures de l’établissement afin d’assurer la continuité des activités et d’accompagner les services dans leurs besoins temporaires de renfort.
Ses agents peuvent être mobilisés pour :
remplacer temporairement un personnel absent ;
assurer la continuité d’un poste dans l’attente de son recrutement ;
renforcer ponctuellement une équipe confrontée à un surcroît temporaire d’activité.
Rejoindre l’équipe de remplacement, c’est faire le choix de la diversité et de la polyvalence, en intervenant dans différents environnements professionnels et en développant progressivement ses compétences au sein d’un établissement universitaire de grande envergure.
Missions et activités principales :
Votre mission principale consiste à assurer la gestion administrative et le suivi des activités de scolarité pour un ensemble de formations défini par le responsable du service.
Vous serez notamment en charge de :
accueillir, informer et orienter les étudiants et futurs étudiants, en présentiel, par téléphone ou par voie électronique ;
assurer le suivi administratif des opérations de recrutement des étudiants et participer aux commissions pédagogiques ;
réaliser les inscriptions administratives et pédagogiques ainsi que les opérations associées ;
assurer le suivi des transferts de dossiers étudiants, en entrée comme en sortie d’établissement ;
participer à la gestion des emplois du temps et à l’organisation de l’occupation des salles ;
assurer le suivi administratif des étudiants en contrat de professionnalisation, en lien avec le CFA ;
vérifier et suivre les conventions de stage, de leur établissement à leur validation ;
contribuer à la préparation et à l’organisation des examens : collecte des sujets, gestion des copies, saisie des notes, etc. ;
participer à la préparation et à l’organisation des jurys et au suivi de la publication des résultats ;
éditer et délivrer les documents administratifs aux étudiants (attestations, relevés de notes, etc.) ;
assurer le relais entre les équipes pédagogiques et les étudiants ;
contribuer au bon fonctionnement quotidien du service ;
classer et archiver les documents et informations.
Vous serez également amené(e) à utiliser les principaux outils métiers de la scolarité, notamment Apogée, ADE, Ipro, ERIS, E-candidat, YPAREO et CACTUS.
L’un des atouts de ce poste réside dans la diversité des missions et des environnements professionnels.
Selon les besoins de l’établissement, vous pourrez intervenir dans différentes structures d’AMU et être confronté·e à des organisations, des publics et des formations variés.
Cette expérience vous permettra notamment de :
développer votre polyvalence dans le domaine de la scolarité
enrichir vos compétences administratives et relationnelles
découvrir différents environnements de travail au sein de l’université
renforcer votre capacité d’adaptation et votre autonomie
construire une expérience professionnelle diversifiée.
Vous n’avez pas nécessairement une expérience complète du métier de gestionnaire de scolarité ? Ce n’est pas un frein.
Vous bénéficierez d’un parcours de formation progressif et adapté, portant sur les différents aspects du métier de gestionnaire de scolarité polyvalent, afin de vous permettre de devenir progressivement autonome et opérationnel(le).
Votre lieu d’exercice :
Le poste peut être basé à Marseille ou à Aix-en-Provence.
Votre lieu d’intervention sera défini en fonction de votre localisation géographique. La nature même de l’équipe de remplacement vous permettra ainsi de découvrir différents services et composantes d’Aix-Marseille Université.
Conditions particulières d’exercice :
Dans le cadre des missions de remplacement, le télétravail est autorisé à raison de deux jours par semaine.
Les jours de télétravail sont définis en concertation avec la structure d’accueil, en fonction de la nature des missions confiées, de l’organisation du service et de ses besoins en matière de présence sur site.
La durée de chaque mission est précisée dans la fiche de mission de remplacement et peut faire l’objet d’une modulation en fonction des besoins de l’établissement.
Positionnement hiérarchique :
Sous l’autorité fonctionnelle des représentants de la structure dans laquelle vous intervenez
Sous l’autorité hiérarchique de la responsable de l’équipe de remplacement.
Vous serez ainsi accompagné·e tout au long de vos missions afin de faciliter votre intégration et votre adaptation aux différents environnements de travail.
