La faculté des Sciences compte près de 12 600 étudiants et 1200 personnels. Elle est ainsi une des plus grandes facultés des Sciences de France. La faculté des Sciences dispense de nombreuses formations de la licence au doctorat, comprenant des licences professionnelles et des masters recherche ou professionnel. La Faculté des Sciences développe son activité autour de 8 départements.
La Faculté est implantée sur plusieurs sites, dont le site de Luminy qui comprend un service scolarité au sein duquel est affecté le poste à pourvoir. Ce service est composé de 18 personnels et divisé en 2 pôles : le Pôle Licences et le Pôle Master.
Le gestionnaire assure des fonctions polyvalentes et réalise des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine de la scolarité administrative et/ou pédagogique et dans le respect des procédures. Pour une organisation optimale, il travaille en étroite collaboration avec le service logistique
Vos missions principales seront :
· Assurer l'accueil physique et téléphonique du service scolarité (étudiants, enseignants, visiteurs. .. )
· Renseigner les étudiants sur les procédures de scolarité (inscriptions, examens. ) et diffuser les formulaires adéquats, y compris les justificatifs d'absences des étudiants
· Participer aux inscriptions administratives de licences et masters : mise à jour des dossiers, édition des cartes d'étudiants et des certificats de scolarité, finalisation des inscriptions en cours, gestion des RDV via ERIS, etc.
· Gérer les demandes d'édition de diplômes de Licences et de Masters
· Organiser la remise et l'envoi des diplômes et de divers documents aux étudiants (relevés de notes, certificats de scolarité, attestations diverses...)
· Elaborer les trombinoscopes des étudiants de Licences et de Masters via le logiciel d'édition des cartes.
· Instruire les demandes de transferts de dossier des étudiants de Licences et de Masters
· Participer au classement et à l'archivage du service de la scolarité
· Assurer le soutien matériel des examens des Licences & Masters en collaboration avec le service logistique
· Gérer la réception du courrier et parapheurs du service scolarité « départ et arrivée »
· Répondre ponctuellement aux besoins des enseignants (vidéoprojecteurs, ouverture des salles... )
· Astreintes particulières et obligatoires pour certaines périodes : examens et inscriptions administratives
