Assistant de la directrice administrative - F/H

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels,

122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. 5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France.

Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

Au sein de la Direction Administrative de l'UFR des Sciences Médicales et Paramédicales, composée de 14 agents, les missions relèvent principalement d'appui de la direction dans la gestion des dossiers sur les volets pilotage, juridique/institutionnel, ainsi que de ceux relevant de la gestion courante.

Volet pilotage

• Organiser l'activité par la formalisation, mise à jour et diffusion de différents supports nécessaires au pilotage : bases de données, documents divers (courriers, rapports ... )

• Participer à la cartographie des activités et risques associés, volets formation / maintenance-logistique /RH-finances / Juridique-achats / communication

• Gérer certains dossiers en mode projet

Volet juridique/institutionnel

• Gérer l'organisation des réunions chefs de service, bureaux des conseils de faculté o Anticiper, réaliser et suivre certains dossiers notamment les divers conseils et commissions de la Faculté recensement et mise en forme de présentation des dossiers, relance des interlocuteurs internes et externes concernés, ordre du jour, convocation, rédaction, validation, diffusion du compte rendu de séance, délibérations et extraits o Assister à l'organisation des opérations électorales et des dossiers juridiques, recours notamment

• Suivre la gestion des conventions et anticiper les renouvellements en lien avec les référents et interlocuteurs des services et Ecoles : Base de données de suivi, circuit de signature via logiciel FIDES, enregistrement et diffusion o Appliquer la règlementation imposée dans son domaine d'activité

Volet gestion courante

• Organiser, préparer les réunions, agenda de la directrice

• Participer aux opérations de logistique du service,

• Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes  

• Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité des courriers

• Classer et archiver des documents

• Gérer les campagnes de primes et compléments indemnitaires (CIA/PIA),

• Assurer la mise à jour du logiciel gestion de temps CHRONOS et assurer la diffusion des informations inhérentes (notamment traitement des congés, Compte épargne temps, .

Positionnement hiérarchique : Sous l'autorité de la Directrice Administrative

Savoirs :

• Connaissances générales des structures de l'Université et en ressources humaines

• Environnement et réseaux professionnels (outils bureautique, ENT)

Savoir-faire :

• Techniques de communication

• Gestion des priorités

• Techniques d'élaboration, rédaction de documents

Savoir-être :

• Savoir rendre compte

• Travailler en équipe

• Respect de la confidentialité

Un processus de recrutement fluide et transparent :

À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés, et un entretien avec les responsables de notre structure.
En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.

Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :

- Une flexibilité du travail : la possibilité de télétravailler jusqu'à 2 jours par semaine après seulement 6 mois d'ancienneté selon le service concerné

- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an

- Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires

- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap

- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable

- La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail

- Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social