Gestionnaire de scolartié - Pôle accueil - F/H

Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ?

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. 5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France. La diversité des sites permet de proposer aujourd’hui des opportunités de carrière uniques. Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes". Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

AMU en vidéo : https://youtu.be/7-Hrtn-l2Qk

ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL:

 La Faculté de droit et de science politique d'Aix-Marseille Université accueille chaque année environ 11000 étudiants sur ses trois sites: Aix-en-Provence (9000), Marseille (1800) et Arles (220).

Organisée autour de services centraux d'appui, d'institut facultaire et de recherche, elle a pour mission principale de former les étudiants et les préparer aux diplômes.

Le service scolarité est composé d'environ 30 agents sur les 3 sites, il est en charge de l'accompagnement des étudiants tout au long de leur cursus.

Placé sous la responsabilité du responsable du service, l'agent assure les missions suivantes :

MISSIONS ET ACTIVITES PRINCIPALES :

Accueil physique et téléphonique de qualité, permettant de répondre dans les meilleures conditions aux attentes des usagers.

Organisation de l'année universitaire :

►    Organisation et suivi des inscriptions administratives et pédagogiques des étudiants sur le logiciel APOGEE

►    Suivi des conventions de stage sur l'application IPRO

►    Assurer l'affichage à l'attention des étudiants

►    Assurer la reprographie de documents administratifs et pédagogiques

►    Gérer le courrier du pôle

►    Editer et remettre à l'usager des documents

Compétences et connaissances :

Connaissances :

• Connaissance du fonctionnement des Universités appréciée Techniques de secrétariat (gestion courriers, courriels, archivage...) Technique d'accueil physique et téléphonique

• Outils bureautique (word, excel, aisance avec utilisation d'internet)

Compétences métiers :

• Réception et prise en charge des messages Accueil du public

• Enregistrement, classement, distribution de documents Rédaction de messages simples

• Savoir rendre compte

• A l'aise avec les plateformes de gestion dématérialisées

Compétences comportementales :

• Rigueur, maitrise de soi et sens du service public

• Sens relationnel, courtoisie

• Travail en équipe, autonomie

• Disponibilité et confidentialité

Contraintes liées au poste : être disponible lors des pics d'activité (rentrée, inscriptions, examens) et aux horaires d'ouverture du public.

Un processus de recrutement fluide et transparent :

À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés, et un entretien avec les responsables de notre structure.
En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.

Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :

- Une flexibilité du travail : la possibilité de télétravailler jusqu'à 2 jours par semaine après seulement 6 mois d'ancienneté selon le service concerné

- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an

- Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires

- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap

- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable

- La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail

- Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social