Assistant de direction - F/H

Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ?

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. 5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France. La diversité des sites permet de proposer aujourd’hui des opportunités de carrière uniques. Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes". Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

AMU en vidéo : https://youtu.be/7-Hrtn-l2Qk

L'IUT d'Aix-Marseille est réparti sur dix sites. Deux principaux sites (Aix Gaston Berger et Marseille St Jérôme) et des sites délocalisés (Jules ISAAC, Digne les Bains, Gap, Arles, Salon de Provence, La Ciotat, Marseille Château Gombert et Marseille Luminy).

L'assistant-e de direction, peut-être amené à se déplacer sur les différents sites.

Le poste est basé à Aix Gaston Berger. Des permanences seront à prévoir à Marseille St Jérôme.

En relation avec le Directeur et la Directrice Administrative de l'IUT vous devrez :

• Assister le directeur et la directrice administrative de l'IUT dans leur organisation quotidienne : préparer leurs dossiers et documents, gérer leurs agendas, leurs déplacements et la programmation de leurs réunions, conseils, visites et réceptions ; assurer l'information auprès de leurs interlocuteurs.

• Assurer la coordination de certaines activités administratives de la direction :

Le conseil de gestion et le conseil de l'IUT : anticiper les réunions et les différents points à l'ordre du jour, rédiger, mettre en forme les documents et les diffuser. Rédiger les comptes-rendus, les extraits de procès-verbaux, les PV.

Les commissions : piloter le suivi des actions, organiser les réunions, coordonner la rédaction ou rédiger les comptes rendus

• Assister les directeurs adjoints et délégués

Activités associées :

• Piloter les actions en cours à l'aide de tableaux de bord, et relancer les interlocuteurs le cas échéant

• Organiser la logistique relative aux réunions, conseils et réceptions de la direction

• Organiser la circulation des parapheurs à destination de la Direction en fonction des présences sur les différents sites. Participer à la mise en place de la dématérialisation des signatures pour l'IUT.

• Gérer les listes de diffusion de l'IUT : les mettre à jour, faire des propositions d'optimisation sur leur fonctionnement, gérer les propriétaires et modérateurs des listes.

• Assurer la mise à jour de l'intranet IUT en ce qui concerne les rubriques dépendant de la Direction

• Assurer la diffusion d'information de la Direction au sein de l'IUT

• Organiser et structurer l'utilisation des espaces de stockage informatiques communs pour l'IUT : faire des propositions d'évolution et de structuration de l'arborescence, coordonner la mise à jour et l'organisation des répertoires communs

• Prendre en charge différents dossiers à la demande de la Direction en fonction des besoins (ex : qualité)

Positionnement hiérarchique : sous l'autorité du Directeur de l'IUT

Connaissance, savoir :

• Maîtriser les techniques de communications écrites et orales

• Maîtriser les outils bureautiques

• Connaissance de la norme ISO et du SMQ

• Connaissance de l'enseignement supérieur et du fonctionnement d'un EPSCP

Savoir-faire :

• Savoir prendre des notes et avoir de très bonnes compétences rédactionnelles pour réaliser des synthèses, des comptes-rendus, des rapports, des PV Savoir analyser les données

• Savoir faire des tableaux de synthèse

Savoir être :

• Sens aigu de la confidentialité et discrétion

• Etre force de proposition

• Gestion des priorités et respect des délais, réactivité

• Autonomie, disponibilité et sens des initiatives dans la limite de ses attributions

• Aptitudes relationnelles, maîtrise de soi, diplomatie Goût du travail en équipe

Un processus de recrutement fluide et transparent :

À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés, et un entretien avec les responsables de notre structure.
En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.

Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :

- Une flexibilité du travail : la possibilité de télétravailler jusqu'à 2 jours par semaine après seulement 6 mois d'ancienneté selon le service concerné

- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an

- Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires

- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap

- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable

- La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail

- Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social