Responsable administratif de l'Institut Méditerranéen d'Océanologie (MIO) F/H

Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ?

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. 5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France. La diversité des sites permet de proposer aujourd’hui des opportunités de carrière uniques. Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes". Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

AMU en vidéo : https://youtu.be/7-Hrtn-l2Qk

L'Institut Méditerranéen d'Océanologie (M.I.O) est une unité mixte de recherche en Océanographie multi-tutelles (Aix Marseille Université (AMU), Univ. Toulon, CNRS-INSU, IRD) de 247 agents qui étudient le milieu marin par des approches biologiques, chimiques, physiques ou de modélisation.

Le responsable administratif aura pour missions de :

• Mettre en œuvre la politique du laboratoire et les règles des tutelles en termes d'activités d'administratives et de pilotage en relation étroite avec la directrice du laboratoire et les directeurs adjoints.

• Encadrer hiérarchiquement et fonctionnellement et manager en proximité l'équipe administrative du laboratoire comprenant huit agents. Le service administratif est composé d'un pôle ressources humaines, un pôle projet, un pôle gestion financière et un pôle communication.

• S'assurer de la bonne exécution des taches des agents du service administratif, proposer des solutions en cas de difficultés et suivre les dossiers complexes tels que CPER, ERC, conventions.

• Coordonner et s'assurer de la mise en ceuvre de la politique du laboratoire en terme budget, ressources humaines, communication, Superviser toutes les grandes étapes budgétaires. En lien avec la responsable budget, établir et soumettre un budget à partir des subventions des quatre différentes tutelles et des pourcentages contrats, contrôle sa répartition et son exécution. Mettre en œuvre la procédure d'appel d'offre le cas échéant. En lien avec le/la responsable du budget, réaliser le suivi et l'analyse des recettes et des dépenses des quatre différentes tutelles et des pourcentages contrats.

• Organiser les espaces de stockage des documents du MIO et participer à la réflexion sur l'optimisation de nos activités.

• Assister et conseiller sa hiérarchie et la représenter éventuellement auprès de certains partenaires internes à ses quatre tutelles et externes lors de réunions.

• Réaliser totalement ou assurer le suivi d'enquêtes, audits et évaluations demandés par les tutelles AMU, le CNRS, l'Université de Toulon, l'IRD.

• Participer au réseau des responsables administratifs (RA) des laboratoires d'AMU et de l'OSU Institut Pythéas.

• Suivre et analyser les indicateurs du tableau de bord, évalue et présente les résultats des actions. Il contrôle les résultats par projet.

• Coordonner les activités Institutionnelles et juridiques de la structure en lien avec le chargé de gestion et d'aide au pilotage, Il veille à la bonne organisation des conseils (élection des représentants aux conseil du laboratoire, des représentants du M. 1.0 des différents conseils de l'OSU, et leur renouvellement convocation et ordre du jour des comités de direction).

• Contrôler l'application des règles et des procédures administratives (hygiène sécurité, CET, congé). Coordonner la veille réglementaire et le suivi du montage des dossiers complexes en lien avec les services correspondant des tutelles.

Le poste est localisé sur le campus universitaire de Marseille Luminy . Des déplacements ponctuels à la journée sur Toulon devront être assurés avec une fréquence de l'ordre d'une fois tous les 2 mois environ.

Positionnement hiérarchique :

Sous l'autorité directe de la Directrice d'unité, l'agent est en relation avec les directeurs adjoints, les responsables des 6 équipes de recherches.

Vous avez de très bonnes connaissances générales de la réglementation juridique, administrative et financière relative aux établissements publics (EPCSEP et EPST) et de leurs circuits.

Vous avez de l'expérience en management, et avez la capacité à déléguer, évaluer et à prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles.

Votre sens aigu de la rigueur, de la fiabilité, ainsi que vos qualités de communication seront un atout pour le poste.

Enfin, vous maîtrisez la langue anglaise : niveau B1 à B2.

Un processus de recrutement fluide et transparent :

À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés, et un entretien avec les responsables de notre structure.
En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.

Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :

- Une flexibilité du travail : la possibilité de télétravailler jusqu'à 2 jours par semaine après seulement 6 mois d'ancienneté selon le service concerné

- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an

- Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires

- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap

- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable

- La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail

- Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social