Gestionnaire des examens - F/H

L’entreprise

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels,

122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€.

5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France.

Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

Contexte du poste :

Le service des examens organise l’ensemble des concours et examens de la Faculté des Sciences Médicales et Paramédicales : 500 examens – 20 diplômes – 18 000 étudiants environ

L’agent·e sera dans un service composé de 10 personnes

Il/elle interviendra sur les sites suivants :

• Site Timone : 27 Bd Jean Moulin, 13005 Marseille

• Site Nord : 51 Bd Pierre Dramard, 13015 Marseille

Ce poste entraine des contraintes de présence à certains moments de l’année, ce qui implique des horaires évolutifs et adaptés au besoin (planning défini à l’avance). Il nécessite également de respecter rigoureusement les règles de confidentialité

Le régime horaire est de 37h30 par semaine

MISSIONS ET ACTIVITES PRINCIPALES :

Missions

Le service des examens gère la planification et l’organisation des examens jusqu’à la publication des résultats.

Activités principales

Préparation des examens et concours

• Participer à l’élaboration des calendriers des concours et examens avec les services

• Recenser les sujets et les vérifier

• Préparer les documents pour les examens (PV, émargements, …)

• S’assurer de la conformité des informations retranscrites dans le sujet avec le document transmis par les enseignants et mettre en ligne les sujets pour les épreuves qui ont lieu sur tablette (outil THEIA)

Organisation des examens

• Préparer les supports des examens écrits (copies d’examen, grille QCM…) et oraux (sujets, grilles de correction…)

• Réaliser et envoyer les convocations aux enseignants

• Imprimer et mettre sous pli les sujets

• Répartir les différents documents par amphi

• Pointer les copies et les trier à la fin de chaque épreuve

• Classer les différents documents des épreuves (copies, PV …)

Correction des examens

-       Assister le chef de service dans les opérations suivantes :

• Corriger les QCM à l’aide d’un lecteur optique en utilisant le logiciel TELEMOS

• Saisir les notes dans APOGEE (application métier)

• Vérifier les PV avant jurys : vérifications des notes (extraction EXCEL de l’application métier APOGEE) avec les textes règlementaires (coef, moyenne, bonus) 

Organisation des jurys et publication des résultats

• Participer à l’organisation des jurys (réservations de salles, convocations…) et mettre en forme les différents documents (PV…)

• Saisir les décisions du jury ; remettre en forme les PV et les relevés de notes

• Publier les résultats sur l’espace numérique

Positionnement hiérarchique

sous l’autorité hiérarchique directe du chef du service des examens.

Sujétions particulières :

• Encadrement : non

• Conduite de projet : non

COMPETENCES REQUISES :

Connaissances et savoirs :

• Environnement et réseaux professionnels

• Techniques d'élaboration de documents

• Techniques d'accueil téléphonique et physique

• Maîtrise du Pack Office (WORD et EXCEL niveau intermédiaire)

• Techniques de communication

Savoir-faire :

• Accueillir et prendre des messages

• Vérifier, enregistrer et classer les documents

• Rédiger des courriers ou des documents

• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité

• Utiliser les outils bureautiques

• Savoir-faire de preuve d’adaptabilité

Savoir-être :

• Méticulosité et rigueur

• Sens de l’organisation

• Sens de la confidentialité

• Sens du travail en équipe

• Savoir rendre compte

Un processus de recrutement fluide et transparent :

À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés (avec soin par un humain, et non par une IA), et un entretien avec les responsables de notre structure.
En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.

Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :

- Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l’organisation de la semaine de travail est possible : deux dispositifs ouverts dès 2 mois d’ancienneté en accord avec le manager : Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j

- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l’organisation choisie et le temps de travail)

- Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires

- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap

- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable

- La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail

- Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social