Directeur adjoint du centre de services F/H

Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ?

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. 5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France. La diversité des sites permet de proposer aujourd’hui des opportunités de carrière uniques. Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes". Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

AMU en vidéo : https://youtu.be/7-Hrtn-l2Qk

Le poste s'insère dans le Centre de Services (CdS) AMU au sein de la Dirction du Numérique. Cette équipe, totalement nouvelle (création 2024) et spécialisée, sera entièrement dédiée à la relation usager et au pilotage du support.

Dans ce cadre, le Directeur adjoint du CdS aura pour activités principales :

• Seconder le directeur sur la majeure partie des activités (d'où le terme « participation » retrouvé fréquemment par la suite)

• Participation au pilotage de l'amélioration continue de la relation usager AMU et de la qualité du service fourni. Élaboration, en collaboration avec les directions, des engagements de qualité et de disponibilité des services

• Participation à la communication régulière vers les usagers : l'offre de services et son évolution, les engagements de qualité associés - Mise à jour permanente du catalogue de services

• Reporting régulier auprès de la direction du centre de services les réalisations du centre de services et sa performance, les évolutions des outils déployés

• Veille technologique permanente sur les aspects ITSM/ESM

• Participation à la supervision générale et amélioration continue de l'activité support usager : mise à jour du référentiel des bonnes pratiques, séminaires/wébinaires à l'attention des équipes, formation des nouveaux gestionnaires support usager au fil de l'extension du guichet aux nouvelles thématiques

• Management des assistants Centre de services, en collaboration étroite avec le directeur

• Participation à l'élaboration et suivi des indicateurs associés au pilotage de la performance du centre de services

• Élaboration et analyse des enquêtes de satisfaction usager associées aux services du catalogue

• Intégration de nouvelles thématiques usagers au sein du guichet unique (phase 2 du projet) selon la planification définie avec la direction du centre de services

• Exploitation du guichet unique de la relation usager AMU, en collaboration étroite avec le directeur

  -Développement et adaptation permanente des formulaires de demandes de services dématérialisés

  -Adaptation permanente du guichet unique en fonction des évolutions et des retours usagers

  -Relation permanente avec les équipes d'exploitation et d'infrastructure DirNum responsable de la plateforme pour mises à jour et évolutions de l'architecture et des composants logiciels

  -Relation permanente avec le prestataire extérieur spécialiste de la plateforme pour remontées de problèmes/demandes de développements/suivi des réalisations demandées

• Participation à la supervision de la rédaction/adaptation/mise à jour de documentations à destination des usagers. Analyse de l'offre documentaire en regard des besoins pour proposer son évolution

• Mise en place d'actions de formation des usagers : outils déployés, bonnes pratiques

• Coordonner et organiser la conduite du changement lors des évolutions des outils

• Veiller au respect des enjeux de la sécurité au sein des outils déployés, et promouvoir cette sécurité auprès des usagers

• Veiller au respect des référentiels (RGPD, RGAA) au sein des outils déployés

• Veiller au respect des engagements de qualité et de disponibilité des services

• Diffusion de l'approche centrée usagers et de la vision associée, en particulier auprès des gestionnaires du guichet unique.

Ces activités principales pourront s'étoffer en fonction des évolutions des missions du centre de services et de la DirNum, mais aussi de l'appétence et des aptitudes du candidat retenu.

Positionnement hiérarchique : Sous l'autorité du directeur du centre de services AMU

Vous avez de l'expérience significative en management d'équipe, en animation et conduite de réunion. Vous savez travailler en mode projet, et utiliser les outils de gestion de projets.

Vous avez idéalement connaissance de l'organisation de l'établissement, de son organisation et de son fonctionnement.

En termes d'outils, vous avez une très bonne connaissance du logiciel GLPI sur sa partie assistance. Également une connaissance générale des outils d'ITSM (helpdesk, gestion de parc, catalogue de services).

Vous avez un grand sens de la communication (présentations orales, rédaction...). Enfin, vous savez travailler en équipe, avez le sens du service public et êtes force de proposition.

Un processus de recrutement fluide et transparent :

À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés, et un entretien avec les responsables de notre structure.
En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.

Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :

- Une flexibilité du travail : la possibilité de télétravailler jusqu'à 2 jours par semaine après seulement 6 mois d'ancienneté selon le service concerné

- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an

- Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires

- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap

- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable

- La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail

- Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social